Neomezujte se pouze na poštu - GroupWise 5.5 CZ

GroupWise je software pro podporu spolupráce v pracovních skupinách, označovaný
obvykle jako groupware. Jedná se o plně integrovaný systém založený na

osvědčené architektuře, která uživatelům dává možnost spojit elektronickou

poštu s řadou dalších funkcí včetně skupinového plánování, hlasové pošty,

správy úkolů či dokumentů, práce s osobními kalendáři atd. Poslední verzí

tohoto produktu je GroupWise 5.5, jenž je od konce minulého léta k dispozici i

v češtině.

Architektura systému GroupWise



Podrobný popis architektury není cílem tohoto článku. Nicméně vysvětlení

některých základních pojmů je důležité pro pochopení fungování GroupWise. Běžný

uživatel na tyto pojmy pravděpodobně vůbec nenarazí, ale správce systému se bez

jejich znalosti neobejde.

GroupWise se skládá z několika samostatných administrativních a výkonných

komponent. Základní administrativní jednotkou je doména (Domain), která slouží

k logickému uspořádání jednotlivých poštovních úřadů. Poštovní úřad (Post

Office) představuje organizační jednotku, jejímiž členy jsou jednotliví

uživatelé. Fyzicky existuje jako adresářová struktura na serveru, kam jsou

ukládány zprávy a další informace uživatelů. Protože jsou při správě systému

GroupWise využívány adresářové služby NDS, musí být v síti přítomen alespoň

jeden server NetWare 4.1× nebo novější.

Samozřejmě kromě těchto administrativních komponent musí existovat také nějaké

výkonné složky. Ty lze rozdělit do dvou skupin na agenty, zajišťující přenos a

doručování zpráv uvnitř jednoho systému GroupWise (Message Transfer Agent, Post

Office Agent a GroupWise Internet Agent), a brány (Gateway), které slouží k

přenosu zpráv mezi několika nezávislými systémy GroupWise nebo mezi GroupWise a

systémy jiných dodavatelů.

Poštovní schránka



Každý uživatel systému GroupWise je vlastníkem univerzální poštovní schránky

(Universal Mailbox), která zajišťuje přístup k široké škále informací (např.

elektronická pošta, osobní diář, skupinové plánování, úkoly, hlasová pošta,

dokumenty). Jinými slovy řečeno vše, co potřebujete ke své práci, naleznete v

této schránce. Pro práci s univerzální poštovní schránkou je k dispozici hned

několik nástrojů.

Tím nejdůležitějším je samozřejmě klient GroupWise 5.5, který existuje v

několika verzích určených pro operační systémy Windows 3.1, Windows 9×/NT,

Macintosh a některé verze UNIXu. Navíc je k dispozici řada jazykových mutací,

včetně češtiny. Popis této aplikace využiji také k představení všech

nejvýznamnějších funkcí systému GroupWise.

Uživatelské rozhraní se příliš neliší od zaběhaného schématu poštovních klientů

nahoře menu s panelem nástrojů a hlavní část aplikačního okna, rozdělená na

levou část se seznamem dostupných složek a pravou část se seznamem položek,

jejíž obsah závisí na typu vybrané složky (pošta, kalendář atd.). Navíc je

možné ve spodní části okna otevřít zběžné zobrazení pro rychlý náhled příslušné

položky. Někomu se může zdát provedení klienta GroupWise až příliš strohé

(nehýří grafickými efekty), jiný naopak ocení přehlednost a nízké systémové

nároky.

Klient GroupWise integruje do jedné aplikace několik různých funkcí. Tou

nejdůležitější je bezesporu elektronická pošta. Její možnosti se příliš neliší

od ostatních aplikací tohoto typu. Při odesílání zprávy lze použít jednoduché

formátování textu, připojit soubory, nastavit prioritu zprávy nebo provést

kontrolu pravopisu. Můžete si také vyžádat automatické zaslání informace o

přečtení nebo vymazání vaší zprávy adresátem. Za méně obvyklé lze označit

nastavení doby trvání zprávy (pokud nebude v určené lhůtě přečtena, dojde k

jejímu automatickému vymazání ze schránky příjemce) nebo možnost smazat již

odeslanou, ale adresátem ještě nepřečtenou zprávu. Silnými stránkami GroupWise

jsou také podrobná evidence událostí u každé položky (odesílatel, příjemce, čas

odeslání, přijetí, vymazání atd.) a pravidla umožňující automatizovat určité

operace. Některé z výše zmíněných vlastností fungují pouze uvnitř GroupWise,

jiné lze využít i při komunikaci s jinými poštovními systémy (např. Internet).

Nová verze také nabízí možnost používat internetový způsob zápisu adres (např.

fikker@test.cz) i v rámci GroupWise. Odpadá tím nutnost pamatovat si starší,

poměrně složitý formát adres (např. fikker.test_po.test_dom).

Další funkcí GroupWise je kalendář sloužící k zobrazování informací svázaných s

určitým datem. Po otevření složky Kalendář se v pravé části aplikačního okna

zobrazí denní přehled s kalendářem, schůzkami, připomínkami (poznámkami) a

úkoly. K dispozici máte ale celou řadu dalších předdefinovaných pohledů (celkem

14). Naplánovat schůzku je velmi snadné. GroupWise totiž považuje všechny typy

položek (schůzka, úkol, připomínka atd.) za zprávu. Pokud tedy umíte vytvořit

e-mail, zvládnete i zapsat schůzku do kalendáře. Postup je velice podobný,

jenom je třeba zadat navíc časové údaje. Na problém nenarazíte ani v případě

plánování schůzky více osob. Stačí použít vestavěný nástroj pro vyhledávání

volných termínů, který vám umožní zvolit čas schůzky tak, aby vyhovoval všem

zúčastněným. Další alternativou je skupinové zobrazení kalendáře, ukazující

plány několika osob vedle sebe.

Již v předchozím odstavci jsem zmínil úkoly a připomínky, které lze využít

nejen ke sledování svých povinností, ale také k úkolování ostatních uživatelů.

Dialogy pro vytvoření úkolů i připomínek jsou si velmi podobné. Liší se pouze

ve dvou věcech úkolu je možné přiřadit prioritu a datum splnění.

K informování uživatelů o telefonických hovorech uskutečněných v době jejich

nepřítomnosti slouží telefonické vzkazy. Každý vzkaz obsahuje identifikaci

volajícího (jméno, firma, telefon) a příslušnou textovou zprávu. Přijaté

telefonické vzkazy lze také velmi snadno změnit na úkoly nebo připomínky a

umístit je tak do kalendáře.

Velice užitečným doplňkem je GroupWise WorkFlow, usnadňující práci s různými

oběžníky uvnitř firmy. Vybraný dokument včetně instrukcí můžete pomocí tohoto

nástroje rozeslat všem adresátům najednou nebo můžete určit postup, jakým má

toto sdělení mezi pracovníky kolovat.

GroupWise nabízí také systém pro správu dokumentů. Dokumenty jsou v

komprimované a zašifrované podobě ukládány do tzv. knihoven. Autor dokumentu

může určit, kteří uživatelé a na jaké úrovni (prohlížení, úpravy atd.) budou

mít k dokumentu přístup. Samozřejmostí jsou funkce jako vytváření různých verzí

jednoho dokumentu nebo možnost zobrazení historie změn. Navíc je možné díky

aplikaci WebPublisher velmi snadno a rychle zveřejnit libovolný dokument na

firemním webserveru. Stačí tento dokument zpřístupnit k tomu účelu zřízenému

uživateli (např. WebAccess). Převod do HTML formátu provede systém zcela

automaticky. Podporováno je podle dostupných údajů něco okolo 250

nejrozšířenějších formátů (textové a tabulkové procesory, prezentační,

databázové a grafické aplikace, a kupodivu i EXE a DLL soubory). Navíc jsou

všechny soubory zaindexovány a lze tedy kdykoliv bez problémů prohledávat

jejich obsah.

Tím jsem pravděpodobně vyčerpal všechny základní funkce systému GroupWise. Nyní

vám ještě velmi stručně přiblížím další nástroje pro práci s univerzální

poštovní schránkou.

Téměř stejné možnosti jako klient GroupWise, vám může nabídnout také prohlížeč

webových stránek. S GroupWise totiž zdarma získáte nástroj WebAccess, díky

kterému se můžete ke své schránce připojit prakticky kdykoliv a odkudkoliv.

Pro sledování aktuálního stavu poštovní schránky jsou v nové verzi GroupWise k

dispozici hned tři aplikace. První z nich (Správce upozornění) se po spuštění

uhnízdí v pravé části hlavního panelu Windows. Jejím úkolem je v pravidelných

intervalech kontrolovat obsah schránky a případně upozornit na novou poštu.

Obdobnou funkci plní i Roleta GroupWise, kde v aplikačním okně rotují informace

o nových položkách (ikona, odesílatel a předmět zprávy). Poslední aplikace

(Pracovní plocha GroupWise) slouží pro rychlý přístup ke schůzkám, připomínkám

a úkolům bez nutnosti spouštět klienta GroupWise. Navíc zobrazuje kalendář a

roletu, která je umístěna ve spodní části okna.

Pro správu kontaktů je určen Adresář. Okno programu po instalaci obsahuje tři

karty odpovídající jednotlivým samostatným adresářům systémový adresář (nelze

ho modifikovat), uživatelský adresář (je zcela ve vaší moci) a časté kontakty

(automaticky doplňován systémem, ale je možné ho upravit). Nic vám však nebrání

vytvořit si dle potřeby adresáře další.

Telefonní operátor, jenž umožňuje telefonovat přímo z počítače, slouží k

provázání telefonické komunikace s GroupWise. Informace o uskutečněných

hovorech jsou automaticky ukládány do poštovní schránky. Tato nevelká aplikace

nabízí i takové funkce jako je přepojování hovorů, konferenční hovory apod.

Nicméně pro její plné využití je nutné vlastnit další technické vybavení (např.

hlasový modem).

Poslední aplikací, kterou bych zde chtěl velmi stručně zmínit, je GroupWise

Imaging umožňující prohlížet, ukládat, jednoduše modifikovat a rozesílat

naskenované obrázky prostřednictvím systému GroupWise.



Vlastně lze pro práci s poštovní schránkou GroupWise použít ještě jednu

aplikaci, přesněji řečeno jeden typ aplikací. Stačí, když na serveru

zprovozníte GroupWise Internet Agenta s podporou POP3 a IMAP4 protokolu. Pak

můžete pro práci s univerzální poštovní schránkou využít v podstatě libovolného

klienta elektronické pošty (např. Outlook Express, Netscape Messenger).

Správa systému



Novell se i v případě systému GroupWise drží své strategie integrovat pomocí

adresářových služeb NDS správu a údržbu všech svých produktů do jedné aplikace,

kterou je NetWare Administrator. V průběhu instalace tedy dojde nejen k

rozšíření schématu NDS o příslušné objekty, ale i k nainstalování tzv. snap-in

modulu pro tuto aplikaci. Z jednoho místa tak můžete snadno řídit síťové

prostředí NetWare i systém GroupWise. Pokud využíváte pro správu sítě produkt

ManageWise, jistě uvítáte také existenci GroupWise Monitoru. Pomocí tohoto

nástroje je možné sledovat a řídit činnost agentů GroupWise přímo z prostředí

ManageWise.

Na závěr



Popsat v jednom krátkém článku všechny funkce GroupWise je zcela nemožné.

Snažil jsem se proto vybrat alespoň ty vlastnosti, které považuji za

nejzajímavější. Závěrem mi nezbývá nic jiného než konstatovat, že GroupWise je

opravdu komplexní nástroj, schopný plně uspokojit požadavky i toho

nejnáročnějšího zákazníka.

Novell GroupWise 5.5 CZ



jednoduché ovládání

podpora více platforem

podpora internetových standardů

lokalizace



K testu zapůjčila firma: Novell, Klimentská 46, Praha 1

www.novell.cz

Doporučená cena: 25 000 Kč pro pět uživatelů