Spojovatelka

Patříte mezi organizace, které nevlastní telefonní ústřednu s přímou provolbou,
a přesto byste rádi ulehčili život vaší sekretářce? Potom zbystřete

pozornost… Program Spojovatelka od pardubické společnosti PoSys je tu právě

pro vás. Pomocí této aplikace a modemu připojeného k počítači můžete poměrně

snadno a s minimálními náklady zautomatizovat přepojování příchozích

telefonních hovorů na jednotlivé pobočky. Jakmile modem rozpozná příchozí

hovor, přehraje volajícímu účastníkovi předem namluvený vzkaz. Během něho může

volající pomocí tónové volby Spojovatelce sdělit, kam má hovor přepojit. Pokud

volající číslo pobočky nezná, je hovor automaticky přesměrován na

předdefinovanou linku, odkud je možné jej přepojit ručně.

Pro instalaci programu potřebujete běžné PC s operačním systémem Windows 95, 98

nebo NT, přibližně 5 MB volného místa na disku a modem s čipovou sadou firmy

Rockwell vybavený hlasovými funkcemi. Po skončené instalaci je nejprve nutné

spustit modul Konfigurace. Zde určíte modem, který bude zajišťovat přepojování

hovorů, a vyberete soubory, jež volající uslyší jako úvodní záznam, případně

jako hlášení o obsazené lince. Velmi důležitým parametrem je také délka flashe.

Ta musí odpovídat nastavení vaší telefonní ústředny, jinak nebude program

pracovat korektně. Na základě vlastních zkušeností doporučuji nejprve

vyzkoušet, zda Spojovatelka spolupracuje s vaším modemem a telefonní ústřednou.

K tomuto účelu lze s výhodou použít 30denní demoverzi, kterou lze získat od

firmy PoSys zdarma.

K přípravě zvukových souborů, jež lze použít k přehrání vzkazů při obsazené

lince nebo jako úvodní oznámení, slouží modul Nahrávání. Zvuky se ukládají do

souborů speciálního formátu (PVF), jež lze přehrávat do telefonu.

Dalším krokem ke zprovoznění Spojovatelky je vytvoření telefonního seznamu

poboček telefonní ústředny. K tomu slouží Adresář. Pobočky jsou rozděleny do

třech kategorií osoby, faxy a modemy. Program totiž umí rozpoznat na vstupu

faxový i modemový tón, a podle toho automaticky přepojí hovor na linku, ke

které je připojen fax nebo modem. Mezi osobami je vždy nutné jednu pobočku

označit za „spojovatelku“. Na tuto linku budou automaticky přesměrovány všechny

hovory, u nichž volající nebude znát přímou volbu nebo nestihne zvolit číslo do

stanovené doby.

Nyní je vše připraveno a je možné spustit Spojovatelku. Okno programu je velmi

jednoduché. Obsahuje pouze menu, ze kterého lze otevřít moduly Konfigurace a

Adresář nebo ukončit běh aplikace. Největší část okna zabírá plocha, kde se

vypisují informace o činnosti programu. Pokud je vše správně zkonfigurováno,

tak si konečně vaše sekretářka nebo recepční může odpočinout od neustálého

přepojování telefonních hovorů a věnovat se jiné důležitější práci.



Spojovatelka

+ jednoduchá instalace

+ cena

- nespolupracuje s některými kombinacemi modem ústředna



MailShot 2.0



Jaroslav Fikker

Při zpracování textu jsou uživatelé často postaveni před problém hromadného

rozeslání dopisů na základě údajů získaných např. z firemní databáze. Všechny

moderní textové editory mají funkce usnadňující toto tzv. slučování dokumentů

velmi dobře propracované. Pokud se ale rozhodnete obdobný postup aplikovat i na

e-mailové zprávy, narazíte na řadu problémů. Většina klientů elektronické pošty

umožňuje tak nanejvýš vytvořit distribuční seznam a rozeslat poštu na všechny v

něm uvedené adresy. Takto odesílané zprávy nelze ale žádným jednoduchým

způsobem personalizovat. A právě tento nedostatek se snaží odstranit program

MailShot, výtvor společnosti Software Now (www.soft warenow.com).

V případě MailShotu se nejedná o nového klienta elektronické pošty, ale „pouze“

o užitečný doplněk stávajícího poštovního systému, který na základě informací

uložených v databázi vygeneruje zprávy jednotlivým příjemcům a ty předá k

dalšímu zpracování. Podporovány jsou poštovní systémy založené na standardech

SMTP (Internet mail), MAPI, Active Messaging (Extended MAPI), VIM, MHS nebo

Banyan VINES.

Pro hromadné rozesílání korespondence potřebujete dva soubory. Tím prvním je

hlavní dokument obsahující standardní text, který se má objevit v každé zprávě.

Druhým je datový soubor, kde jsou uloženy proměnné informace (adresy, oslovení,

dokumenty atd.). Jako zdroj dat pro MailShot lze použít pouze databázi

Microsoft Access nebo ASCII textové soubory.

Vlastní práce s programem je velmi jednoduchá. Uživatelské rozhraní se při

zběžném pohledu příliš neliší od okna pro vytváření nových zpráv v Outlooku, a

tak se i začátečník velmi rychle zorientuje. Prvním krokem je otevření

příslušného zdroje dat. Následuje vytvoření vlastní zprávy, kterou můžete

doplnit o proměnné informace z databáze. Tato slučovaná pole lze použít k

dosazení adresy příjemce (To:), předmětu zprávy (Subject:), připojených souborů

(Attachment:) nebo libovolného textu do těla zprávy. Na závěr můžete spustit

kontrolu pravopisu. V našich podmínkách ale není tato funkce příliš použitelná,

jelikož obsahuje pouze anglický jazykový modul. Posledním krokem je odeslání

pomocí tlačítka Send. Tím se spustí proces, který vygeneruje jednotlivé zprávy

a předá je příslušnému poštovnímu systému. Jeho úkolem je doručit poštu všem

příjemcům.

Samozřejmě i MailShot má své nedostatky (např. malý výběr podporovaných

databázových formátů, nelze přepnout mezi zobrazením datových polí a

slučovaných dat). Přesto si myslím, že se jedná o užitečného pomocníka, zejména

pro ty uživatele, kteří potřebují rozesílat ve větší míře nejrůznější druhy

informací v elektronické podobě.



Mailshot 2.0



+ nápad

+ snadné použití

+ počet podporovaných poštovních systémů

+ počet podporovaných datových formátů

- nelze přepínat zobrazení polí