Tipy pro vaši úspěšnější práci

Obecně



O formátu PDF



V poslední době máme možnost stále častěji se setkávat se

soubory, jejichž formát je označován jako PDF. Možná jste

narazili na problém, jak jej přečíst nebo rozluštit, protože

běžně dostupné prostředky to nezvládly, a vy nevíte proč. Formát

uspořádání dat, označovaný jako PDF (Portable Document Format),

je výtvorem firmy Adobe, která produkuje mimo jiné vynikající

grafický software. V současné době se jedná o jeden

z nejuniverzálnějších formátů pro přenos a prezentaci dat, a

protože využívá velmi dobrou kompresi, je velmi dobrým

prostředkem pro distribuci dat po Internetu. Další předností je

nezávislost na platformě (PC, Mac, UNIX) a záruka, že výsledný

vzhled bude shodný s původní podobou dokumentu či prezentace.

Pokud chcete dokument prohlížet, je potřeba použít buďto některý

z grafických programů (Adobe Illustrator, Corel Draw), nebo,

pokud nepracujete s tímto typem softwaru, můžete použít

speciální prohlížecí program Adobe Acrobat Reader, jenž je

distribuován jako freeware (k dispozici i na CD PC WORLD 10/98

nebo 12/98). Používání tohoto formátu se stále rozšiřuje, a

proto vzniká řada produktů zaměřených na práci s PDF soubory,

počínaje tvorbou a konče převodem PDF do formátu HTML.



MS Windows 95/98



Poznávací znamení



Při instalaci mnoha programů a užitečných pomůcek se často

setkáte s volbou nebo dialogem, které zahrnují v textu informaci

o „Associated files“, případně „Associated extensions“. Jedná se

o velmi užitečné nastavení, jež v běžné praxi využíváte, aniž si

to uvědomujete. Jméno každého souboru (spustitelný program,

obrázek, textový dokument, midisekvence) obsahuje příponu neboli

extenzi, podle níž je možno identifikovat jeho charakter. Váš

systém tohoto využívá, a v případě, že chcete daný soubor

otevřít přímo z okna Průzkumníka nebo z Plochy, díky příponě

otevře správnou aplikaci. Pokud instalujete novou aplikaci

(například prohlížeč obrázků), instalační program se vás tedy

ptá, zda má přípony souborů, se kterými umí pracovat, jakoby

připojit k sobě. Po tomto nastavení bývá také soubor označen

odpovídající ikonou (notoricky známé jsou např. ikony MS Wordu

nebo MS Excelu), která nahradí univerzální ikonu Windows. Pokud

jste aplikaci nainstalovali, a přesto jsou soubory jí určené

stále „neasociované“, nastavení jste zřejmě neprovedli správně,

a je potřeba tak učinit dodatečně, většinou v menu Option nebo

Properties dané aplikace. Přehled funkčních propojení získáte,

pokud v okně Průzkumníka nebo otevřené složky zvolíte

Zobrazit-Možnosti složky a kartu Typy souborů .



Příliš rychlá aplikace



Pokud používáte v prostředí Windows některé dosovské aplikace,

může nastat situace, kdy po spuštění daného programu se okno

s DOSem otevře, a než stačíte cokoliv spatřit, bleskově se zase

uzavře a zmizí. Problém může být způsoben více faktory, často je

však příčina prostá. Dobrým příkladem je známý komprimační

program ARJ. Pokud jej spustíte dvojklikem z okna Průzkumníka,

může nastat výše uvedený problém. Zkuste na ikoně programu

vyvolat kontextové menu (pravým tlačítkem myši), vyberte

Vlastnosti a zvolte kartu Program . Dole se nachází nenápadná

volba Při ukončení zavřít , která může celý problém způsobit.

Aplikace ARJ, pokud je spuštěna bez parametrů, pouze vypíše

stručnou nápovědu a svůj běh ukončí, a je-li zmíněná volba

zaškrtnutá, okno se opět rychle uzavře. A vy spatříte pouze

záblesk.



MS Word 97



Pracujete s oddíly?



Při tvorbě obsáhlejších a různorodých dokumentů jste možná

narazili na nepříjemná omezení. Formát odstavců umožňuje mnohá

nastavení, ale už jste například zkoušeli uprostřed dokumentu

vložit pár stránek, které nebudou zobrazeny a vytištěny svisle,

nýbrž vodorovně? Pokud používáte pro formátování pouze dvě

úrovně – odstavec a celý dokument – bude se vám určitě hodit

možnost nastavit tzv. oddíl . Začnete-li vytvářet nový dokument,

stane se automaticky celý jedním oddílem. Chcete-li vytvořit

oddíl nový, zvolte Vložit-Konec a vyberte si, kde bude další

oddíl pokračovat. Pokud jste vytvořili rozsáhlejší dokument,

můžete používat na jednotlivé oddíly volby a nastavení, které

byly dosud dostupné jen pro celý dokument (okraje, záhlaví a

zápatí, číslování stránek, orientace stránky, počet sloupců).



Neztrácejte přehled



Možná jste při práci s tímto textovým editorem nikdy

nepřekročili rozsah pár stránek. Při práci s rozsáhlejšími

dokumenty se vyplatí přijmout některé zásady práce, aby úměrně s

přibývajícím počtem stran nenarůstal zmatek. Jedním z účinných

prostředků pro vytvoření přehledné struktury je důsledné

používání stylů, kterými vhodně odlišíte hierarchii psaného

textu (nadpisy různých úrovní, obyčejný text). Vhodný styl

můžete volit na panelu nástrojů Formát zcela vlevo v okně stylů.

Pokud chcete použít jiný styl, případně definovat nový, zvolte

Formát-Styl a můžete si nadefinovat celou sestavu nových nadpisů

dle vašich představ. Využíváte-li důsledně stylů, můžete

využívat pro přehledné zobrazení dokumentu osnovu nebo rozvržení

dokumentu pomocí volby Zobrazit . V osnově můžete měnit nastavené

úrovně nadpisů, prohlížet a nastavovat styly částí dokumentu, a

stále budete mít přehled o celkové struktuře vaší práce.



Nechte pracovat editor



Mnoho uživatelů, často z nevědomosti, nepoužívá funkce, které

jsou k dispozici, a snaží se vytvořit vlastní řešení. Typickým

případem je číslování odstavců a používání odrážek. V tomto

případě se vyplatí ponechat starosti na programu. Chcete-li

vytvořit text s číslovanými odstavci, použijte funkci Číslování .

Pokud chcete upravit nastavení, zvolte Formát-Odrážky a

číslování. Jsou-li číslované odstavce vytvořeny editorem, máte

možnost s nimi dále pracovat. Můžete přidávat na kterékoliv

místo nový číslovaný odstavec, aniž se poruší pořadí, u

víceúrovňových seznamů můžete bez problémů jak přidávat nové

odstavce, tak měnit jejich úrovně, bez porušení celkové

struktury a návaznosti. Pokud však takto vytvořenou spojitost

porušíte, program se už „nedopočítá“ a automatické číslování se

rozpadne. Hlavním pravidlem pro používání odrážek a číslování je

správné užívání klávesy Enter . Používejte ji opravdu jen tehdy,

chcete-li vytvořit nový odstavec (odrážku, číslování.), jinak

nechte text plynout z řádku na řádek. Pokud opravdu potřebujete

zalomit řádek v rámci odstavce, používejte Shift+Enter .



Rychlý pohyb



Pokud pracujete s rozsáhlejším dokumentem, pravděpodobně jej

máte rozpracován na více místech, a potřebujete se mezi nimi

rychle pohybovat. Chcete-li zabránit opakovanému zoufalému

prohledávání dokumentu, používejte záložky. Předtím, než

opustíte rozpracované místo, zvolte Vložit-Záložka. , zadejte

přiléhavé jméno a stiskněte Přidat . Když nastane čas vrátit se

na rozpracované místo, zvolte Úpravy-Přejít na. nebo Ctrl+G ,

označte Cíl-Záložka a vyberte si. Na první pohled tato možnost

vypadá možná složitě, ale velmi rychle si na ni zvyknete a při

pohybu v dokumentu čítajícím např. sto padesát stran ji určitě

oceníte.



Na dvou místech najednou



Má-li váš dokument má větší rozsah, a vy se při práci

potřebujete odkazovat nebo vracet k jiné dříve vytvořené pasáži,

můžete vhodně použít rozdělení okna aplikace. Zvolte

Okno-Rozdělit a pohybem myši si nastavte, zda rozdělovací příčku

potřebujete uprostřed nebo jinde. Pohled na dokument se změní ve

dvě části, které můžete procházet a zobrazovat nezávisle, a tak

být současně na dvou místech v textu. Každá z částí používá své

posuvníky, a nezávisle můžete také nastavit způsob zobrazení

(osnova, stránka, rozvržení.), takže můžete sledovat celý

dokument podle osnovy a ve druhé části upravovat konkrétní

odstavce. O zpracovávaném dokumentu tak získáte velmi dobrý

přehled.Do původního stavu se vrátíte volbou Odstranit příčky ve

stejném menu.



Ve správném formátu



Pokud jste dříve pracovali při zpracování textu s jinými

aplikacemi (např. s poměrně rozšířenou „šestsetdvojkou“), možná

potřebujete otevřít své starší dokumenty v prostředí MS Word.

Program samozřejmě podporuje převod z a do různých formátů,

převodní filtry však nejsou součástí standardní instalace a

musíte si je doinstalovat (spuštěním instalátoru MS Office a

přidáním potřebných součástí programu MS Word). Dokumenty

uložené v jiném formátu jsou poté při otevírání rozeznány (pokud

filtr existuje), a v následném dialogu potvrdíte parametry

převodu. Pokud je soubor otevřen bez dialogu a jeho převod není

v pořádku (např. u různých souborů s příponou .txt), lze

automatické konverzi zabránit a dialog vynutit. Zvolte

Nástroje-Možnosti a na kartě Obecné zaškrtněte volbu Při

otevírání potvrdit převod . Pokud potom znovu zkusíte otevřít

soubor cizího formátu, dostanete možnost ručně potvrdit

v dialogovém okně, jaký filtr použít.



Poznámky a vysvětlivky



Při tvorbě dokumentu často nastane situace, že chcete obsah

textu doplnit nebo projasnit poznámkou, vysvětlením či

doplňující informací. Používáním těchto prvků dosáhnete větší

přehlednosti, a je-li text „naučný“, bude se mnohem lépe

studovat. Pokud budete chtít vložit poznámku nebo vysvětlivku,

zvolte Vložit-Poznámku pod čarou. a v zobrazeném dialogu

vyberte, o jaký odkaz se jedná. Můžete nastavit umístění

doplňující informace, formát odkazu v textu, způsob číslování a

jeho začátek.Pro odkazy na poznámky můžete také vybrat svůj

specifický symbol, který se v textu bude dobře hledat. Text

můžete posléze při kontrole nebo korektuře prohlížet po těchto

poznámkách, zvolíte-li jako objekt pro procházení Poznámku pod

čarou.



MS Excel 97



Zdlouhavé výpočty



Aplikace umožňuje vytváření složitých funkcí a komplikovaných

výpočtů. Poté, co vložíte do buněk konkrétní číselné hodnoty,

Excel automaticky provádí numerický výpočet a aktualizaci obsahu

všech „zúčastněných“ buněk. Pokud pracujete na pomalejším

počítači a vkládáte větší objem dat do složitých výpočetních

struktur, průběžné přepočítávání vás může nepříjemně zdržovat.

Zvolte Nástroje-Možnosti a kartu Výpočty . V horní části lze

parametr Přepočet nastavit na Ručně . Pokud pak při práci v listu

potřebujete provést výpočty, stisknete pouze F9 .

Ochrana před útočníky

Jedním z největších nebezpečí v současném světě počítačových

virů jsou makroviry. Pokud neobdržíte excelovský soubor ze

zdroje, který je naprosto bezpečný (kolik jich znáte?), vyplatí

se být napozoru. Program umožňuje nastavit ochranu, která

zabrání otevření jakéhokoliv souboru, v němž se vyskytují makra

(byť třeba neškodná). V následném dialogu máte možnost se

rozhodnout, jak situaci vyřešíte. Zvolte Nástroje-Možnosti a

kartu Obecné . V části Nastavení zatrhněte volbu Antivirová

ochrana maker . Nezapomeňte, že vás pak bude program varovat před

všemi dokumenty s makry, tedy i před vašimi výtvory. Pokud

s nimi pracujete často, může se tato ochrana stát trochu

protivnou.



Nesprávný formát



Při vkládání údajů do buněk někdy nastane nežádoucí změna.

K vašemu překvapení se zadaná hodnota změní, aniž byste chtěli.

Není důvod k obavám, zadané údaje se neztratily, jen byly

zobrazeny v určitém formátu (někdy bohužel jiném, než jste

chtěli). Obecně používá program pro každou buňku přednastavený

formát označovaný jako Obecný . Ten zajišťuje, že vložená hodnota

je prozkoumána, a je-li rozpoznán formát, je na tento převedena.

Někdy však nežádoucím způsobem. Nastavení lze provést volbou

Formát-Buňky. na kartě Číslo . Chcete-li zachovat hodnotu

vloženou do buňky v nezměněné podobě, zvolte možnost Text .

Cokoliv zadáte, je uloženo jako sekvence znaků, a proto s těmito

údaji samozřejmě nelze provádět matematické operace jako

s čísly. Pozor, toto platí i v případě, že vložíte funkci.



Správné záhlaví



Pokud vytvoříte rozsáhlou tabulku s desítkami či stovkami řádků,

její vytištění zabere často mnoho stránek. Na listě v Excelu

stačí jedno záhlaví pro celou tabulku, umístěné na horním

okraji. Na papíře však potřebujete záhlaví zopakovat na každé

stránce, jinak se tabulka stane velmi nepřehlednou až

nepoužitelnou. Máte-li jasno, které údaje se mají na každé

stránce opakovat, zvolte Soubor-Vzhled stránky a kartu List .

V části Tisk názvů můžete vložit řádky a/nebo sloupce, jež

chcete opakovat na každé tištěné straně.



Zajímavé funkce



Program obsahuje nesmírně široký výběr vestavěných funkcí. Na

některé zajímavé bych vás rád upozornil.

-matematická funkce ROMAN převádí vámi zadané arabské číslice do

formátu římských číslic

-inženýrská funkce CONVERT dobře poslouží pro převod jednotek

mezi různými měrnými systémy (není běžnou součástí instalace,

lze doplnit ve volbě Nástroje-Doplňky. zatržením doplňku

Analytické nástroje ), přehlednou tabulku použitelných jednotek

najdete v nápovědě

-zajímavé možnosti poskytují matematické funkce ZAOKR a

ZAOKROUHLIT (celkem pět funkcí), pomocí kterých upravíte vložené

hodnoty přesně dle vašich představ. Pozor, výsledkem je skutečně

jiná číselná hodnota, ne jenom jiný formát zobrazení!



Kolikátého je dnes



Tabulkový procesor je aplikace určená především k výpočtům, a

tomu také odpovídá způsob, jakým zpracovává kalendářní a časové

údaje. Zadáte-li do buňky datum, údaj bude nadále zobrazen dle

nastaveného formátu, pro potřeby programu je však „interně“

převeden na číslo. Časová škála Excelu začíná 1. lednem 1900,

případně je možno nastavit počátek na 2. ledna 1904

(kompatibilita s platformou Mac), a každý následující den je

označován následujícím celým číslem. Pokud je součástí časového

údaje hodina a minuta, jsou vyjádřeny v podobě zlomků za

desetinnou čárkou. Končí-li tedy údaj např. xxxx,25, jedná se

šestou hodinou hodinu ranní (počátkem je půlnoc). Pro zobrazení

časových údajů máte k dispozici dostatek formátů, zvolte

Formát-Buňky , kartu Číslo a v levém okně Druh nastavte Datum , a

můžete vybrat z nabízených T ypů . Je-li nastaven některý

z formátů Datum , v řádku vzorců se zobrazí úplná interpretace

časového údaje aktivní buňky nezávisle na typu zobrazení. Způsob

uložení času ve formátu čísla umožňuje pracovat s nimi při

běžných výpočtech, a program nabízí celou řadu funkcí, jež toho

využívají. Jsou sdruženy ve skupinu nazvanou Datum a čas , a

umožňují např. převod údaje v hodinách, minutách a vteřinách na

desetinný zlomek ( ČAS ), výpočet dne v týdnu ( DENTÝDNE ) nebo

vložení aktuálního data ( DNES ) a času ( NYNÍ ).



WinZip 7.0



Tento program je jedním z velmi kvalitních zástupců softwaru

určeného k archivaci souborů. Jeho popularita je jistě způsobena

rozšířeností formátu zip, příjemným grafickým uživatelským

rozhraním, a v neposlední řadě vestavěnou podporou Windows

technologií jako je „táhni a pusť“. Pojďme tedy důkladně využít

jeho možnosti.



Stále po ruce



Možná jste při instalaci ne všemu přesně rozuměli nebo jste

trošku zazmatkovali, a program nevytvořil ikonu v menu Start

nebo na ploše. Vše můžete napravit (poté, co se program podaří

spustit) ve volbě Option-Configuration-Systém . V části General

zvolte, kam si ikonu přejete, a také zatrhněte volbu Associate

WinZip. , aby všechny soubory s příponou zip byly automaticky

rozpoznávány a otevírány touto aplikací (nechcete-li používat i

jiný komprimační program.).



Vše rychle na dosah



Standardní panel nástrojů obsahuje graficky velmi pěkně vyvedené

ikony základních funkcí programu, ale možná některou postrádáte.

Pro přidání dalších ikon zvolte menu

Options-Configuration-Toolbar a stiskněte tlačítko Select

Buttons. V levém okně se vám zobrazí ikony, které ještě můžete

přidat do panelu nástrojů, např. pro tisk, vytváření

samorozbalovacího archivu nebo spuštění antivirové ochrany. Celý

panel ještě můžete zpřehlednit přidáním svislého oddělovače

(Separator) na libovolné místo.



Přehledné zobrazení



Pro přehlednou a pohodlnou práci s archivy je důležitá forma

zobrazení informací. Program obsahuje přednastavení, které

sloupce zobrazí, takže je automaticky zobrazen název souboru,

datum jeho poslední změny nebo kompresní poměr. Pokud některé

informace postrádáte nebo vám naopak překážejí, zvolte

Options-Configuration-View . V levé části karty ( Columns ) můžete

zaškrtnutím navolit, co bude zobrazeno. V části General lze

aktivovat zobrazení názvů souborů velkými písmeny, vybírání

souborů kliknutím myši po celém řádku a zobrazení mřížky pro

přehlednější zobrazení. Uspořádání archivovaných souborů lze

také ovlivnit volbou Options-Sort , kde si můžete vybrat, podle

čeho si přejete soubory setřídit. Pokud patříte k těm, kdo se

nejlépe orientují na papíře, využijete funkci File-Print , která

obsah archivu se všemi informacemi vytiskne.



Správná navigace



Při aktivování některých funkcí otevírá program automaticky

složky (start aplikace, přidávání do archivu, při dekomprimaci

z archivu). Chcete-li zabránit zdlouhavému procházení jejich

často složitou strukturou, můžete si pomoci nastavením

v Options-Configuration-Folders . První volba v levé části karty,

kterou můžete nastavit (směrem shora dolů), nasměruje funkci

Open po spuštění aplikace. K dispozici jsou možnosti převzít

aktuální cestu z Windows, nastavit posledně použitou WinZipem

nebo zvolit konkrétní cestu. Máte-li na vašem disku či externí

jednotce speciální velkou složku určenou výhradně pro archivaci,

pak je třetí možnost velmi užitečná. Druhá volba určuje místo,

které vám bude nabídnuto při rozbalování souborů z archivu.

K dispozici je otevření složky, ve které je archiv samotný, nebo

opět využití posledně použité či pevně nastavené cesty. Třetí

volba nastavuje složku, z níž se automaticky předpokládá

vybírání souborů pro archivaci a její možnosti jsou stejné jako

u volby předchozí. V pravé části karty lze nastavit, které

složky bude program používat pro odkládání různých souborů,

s nimiž budete pracovat. Pokud často pracujete s více složkami a

archivy, nabízí se volba Favorites . Zde umístěte odkazy, jež

potřebujete mít po ruce.



Bezpečnost především



Formát zip je také často používán pro komprimaci souborů

dostupných prostřednictvím Internetu, a proto je užitečné mít po

ruce antivirový program. Nastavte si tedy jeho integraci do

WinZipu, a pro jeho spuštění pak používejte ikonu. Zvolte

Options-Configuration-Program Locations , a zde najdete nastavení

pro vámi užívaný antivirový program. Do řádku Scan program

zadejte cestu spustitelného souboru, a do řádku pod ním případně

přidejte parametry pro jeho spuštění.



Máte tajnosti?



Pokud potřebujete obsah svých archivů utajovat, můžete si

nastavit pro komprimaci také heslo. Pro archiv, se kterým právě

pracujete, jej nastavíte volbou Option-Password. , kde v dialogu

heslo vložíte. Pokud chcete, aby se znaky zobrazovaly jako běžně

známé „hvězdičky“, zatrhněte volbu Mask password . Pro

zašifrování souborů v archivu je důležité dodržovat pravidlo, že

heslo vložíte hned po vytvoření archivu nebo před přidáním

souborů, které mají být utajeny. Heslo se vždy vztahuje na

konkrétní archiv a po jeho uzavření je vymazáno.



V cizích vodách



Potřebujete-li pracovat s archivy jiných formátů než zip, není

příliš pohodlné spouštět jednu aplikaci přes druhou, a proto

WinZip umožňuje nastavit cestu k programům, které pak přednostně

zpracují potřebný formát. Zvolte Options-Configuration-Program

locations a v pravé části karty vyberte cestu k archivačním

aplikacím, jež budete potřebovat.



A co kompatibilita?



Používáte-li plně 32-bitovou verzi programu, ještě to neznamená,

že nemůžete přichystat archiv pro kolegu nebo kamaráda

pracujícího na platformě Windows 3.x. Pokud přidáváte soubory do

archivu, je potřeba zabránit budoucím nedorozuměním převedením

dlouhého jména souboru na standard 8+3 znaky. Na kartě dialogu

Add můžete nastavit tento automatický převod vlevo dole

zaškrtnutím patřičného políčka. Ani při vytváření

samorozbalovacího archivu nejste omezeni. Po spuštění funkce

Make .Exe File můžete v následném dialogu specifikovat, zdali

budete vytvářet soubor určený pro starší nebo novější verzi

operačního systému Windows.