Tipy pro vaši úspěšnější práci

Pro software obecně
O formátu PDF

1V poslední době máme možnost stále častěji se setkávat se soubory, jejichž

formát je označován jako PDF. Možná jste narazili na problém, jak jej přečíst

nebo rozluštit, protože běžně dostupné prostředky to nezvládly, a vy nevíte

proč. Formát uspořádání dat, označovaný jako PDF (Portable Document Format),

je výtvorem firmy Adobe, která produkuje mimo jiné vynikající grafický

software. V současné době se jedná o jeden z nejuniverzálnějších formátů pro

přenos a prezentaci dat, a protože využívá velmi dobrou kompresi, je velmi

dobrým prostředkem pro distribuci dat po Internetu. Další předností je

nezávislost na platformě (PC, Mac, UNIX) a záruka, že výsledný vzhled bude

shodný s původní podobou dokumentu či prezentace. Pokud chcete dokument

prohlížet, je potřeba použít buďto některý z grafických programů (Adobe

Illustrator, Corel Draw), nebo, pokud nepracujete s tímto typem softwaru,

můžete použít speciální prohlížecí program Adobe Acrobat Reader, jenž je

distribuován jako freeware (k dispozici i na CD PC WORLD 10/98 nebo 12/98).

Používání tohoto formátu se stále rozšiřuje, a proto vzniká řada produktů

zaměřených na práci s PDF soubory, počínaje tvorbou a konče převodem PDF do

formátu HTML.



Pro Windows 95/98

Poznávací znamení

2Při instalaci mnoha programů a užitečných pomůcek se často setkáte s volbou

nebo dialogem, které zahrnují v textu informaci o „Associated files“, případně

„Associated extensions“. Jedná se o velmi užitečné nastavení, jež v běžné

praxi využíváte, aniž si to uvědomujete. Jméno každého souboru (spustitelný

program, obrázek, textový dokument, midisekvence) obsahuje příponu neboli

extenzi, podle níž je možno identifikovat jeho charakter. Váš systém tohoto

využívá, a v případě, že chcete daný soubor otevřít přímo z okna Průzkumníka

nebo z Plochy, díky příponě otevře správnou aplikaci. Pokud instalujete novou

aplikaci (například prohlížeč obrázků), instalační program se vás tedy ptá,

zda má přípony souborů, se kterými umí pracovat, jakoby připojit k sobě. Po

tomto nastavení bývá také soubor označen odpovídající ikonou (notoricky známé

jsou např. ikony MS Wordu nebo MS Excelu), která nahradí univerzální ikonu

Windows. Pokud jste aplikaci nainstalovali, a přesto jsou soubory jí určené

stále „neasociované“, nastavení jste zřejmě neprovedli správně, a je potřeba

tak učinit dodatečně, většinou v menu Option nebo Properties dané aplikace.

Přehled funkčních propojení získáte, zvolíte-li v okně Průzkumníka nebo

otevřené složky Zobrazit-Možnosti složky a kartu Typy souborů.

Příliš rychlá aplikace

3Pokud používáte v prostředí Windows některé dosovské aplikace, může nastat

situace, kdy po spuštění daného programu se okno s DOSem otevře, a než stačíte

cokoliv spatřit, bleskově se zase uzavře a zmizí. Problém může být způsoben

více faktory, často je však příčina prostá. Dobrým příkladem je známý

komprimační program ARJ. Pokud jej spustíte dvojklikem z okna Průzkumníka,

může nastat výše uvedený problém. Zkuste na ikoně programu vyvolat kontextové

menu (pravým tlačítkem myši), vyberte Vlastnosti a zvolte kartu Program. Dole

se nachází nenápadná volba Při ukončení zavřít, která může celý problém

způsobit. Aplikace ARJ, pokud je spuštěna bez parametrů, pouze vypíše stručnou

nápovědu a svůj běh ukončí, a je-li zmíněná volba zaškrtnutá, okno se opět

rychle uzavře. A vy spatříte pouze záblesk.



MS Word 97

Pracujete s oddíly?

4Při tvorbě obsáhlejších a různorodých dokumentů jste možná narazili na

nepříjemná omezení. For-mát odstavců umožňuje mnohá nastavení, ale už jste

například zkoušeli uprostřed dokumentu vložit pár stránek, které nebudou

zobrazeny a vytištěny svisle, nýbrž vodorovně? Pokud používáte pro formátování

pouze dvě úrovně odstavec a celý dokument bude se vám určitě hodit možnost

nastavit tzv. oddíl. Začnete-li vytvářet nový dokument, stane se automaticky

celý jedním oddílem. Chcete-li vytvořit oddíl nový, zvolte Vložit-Konec a

vyberte si, kde bude další oddíl pokračovat. Pokud jste vytvořili rozsáhlejší

dokument, můžete používat na jednotlivé oddíly volby a nastavení, které byly

dosud dostupné jen pro celý dokument (okraje, záhlaví a zápatí, číslování

stránek, orientace stránky, počet sloupců).

Neztrácejte přehled

5Možná jste při práci s tímto textovým editorem nikdy nepřekročili rozsah pár

stránek. Při práci s rozsáhlejšími dokumenty se vyplatí přijmout některé

zásady práce, aby úměrně s přibývajícím počtem stran nenarůstal zmatek. Jedním

z účinných prostředků pro vytvoření přehledné struktury je důsledné používání

stylů, kterými vhodně odlišíte hierarchii psaného textu (nadpisy různých

úrovní, obyčejný text). Vhodný styl můžete volit na panelu nástrojů Formát

zcela vlevo v okně stylů. Pokud chcete použít jiný styl, případně definovat

nový, zvolte Formát-Styl a můžete si nadefinovat celou sestavu nových nadpisů

dle vašich představ. Využíváte-li důsledně stylů, můžete využívat pro

přehledné zobrazení dokumentu osnovu nebo rozvržení dokumentu pomocí volby

Zobrazit. V osnově můžete měnit nastavené úrovně nadpisů, prohlížet a

nastavovat styly částí dokumentu, a stále budete mít přehled o celkové

struktuře vaší práce.

Nechte pracovat editor

6Mnoho uživatelů, často z nevědomosti, nepoužívá funkce, které jsou k

dispozici, a snaží se vytvořit vlastní řešení. Typickým případem je číslování

odstavců a používání odrážek. V tomto případě se vyplatí ponechat starosti na

programu. Chcete-li vytvořit text s číslovanými odstavci, použijte funkci

Číslování. Pokud chcete upravit nastavení, zvolte Formát-Odrážky a číslování.

Jsou-li číslované odstavce vytvořeny editorem, máte možnost s nimi dále

pracovat. Můžete přidávat na kterékoliv místo nový číslovaný odstavec, aniž se

poruší pořadí, u víceúrovňových seznamů můžete bez problémů jak přidávat nové

odstavce, tak měnit jejich úrovně, bez porušení celkové struktury a

návaznosti. Pokud však takto vytvořenou spojitost porušíte, program se už

„nedopočítá“ a automatické číslování se rozpadne. Hlavním pravidlem pro

používání odrážek a číslování je správné užívání klávesy Enter. Používejte ji

opravdu jen tehdy, chcete-li vytvořit nový odstavec (odrážku, číslování.),

jinak nechte text plynout z řádku na řádek. Pokud opravdu potřebujete zalomit

řádek v rámci odstavce, používejte Shift+Enter.

Rychlý pohyb

7Pokud pracujete s rozsáhlejším dokumentem, pravděpodobně jej máte rozpracován

na více místech, a potřebujete se mezi nimi rychle pohybovat. Chcete-li

zabránit opakovanému zoufalému prohledávání dokumentu, používejte záložky.

Předtím, než opustíte rozpracované místo, zvolte Vložit-Záložka., zadejte

přiléhavé jméno a stiskněte Přidat. Když nastane čas vrátit se na rozpracované

místo, zvolte Úpravy-Přejít na. nebo Ctrl+G, označte Cíl-Záložka a vyberte si.

Na první pohled tato možnost vypadá možná složitě, ale velmi rychle si na ni

zvyknete a při pohybu v dokumentu čítajícím např. sto padesát stran ji určitě

oceníte.

Na dvou místech najednou

8Má-li váš dokument má větší rozsah, a vy se při práci potřebujete odkazovat

nebo vracet k jiné dříve vytvořené pasáži, můžete vhodně použít rozdělení

okna aplikace. Zvolte Okno-Rozdělit a pohybem myši si nastavte, zda

rozdělovací příčku potřebujete uprostřed nebo jinde. Pohled na dokument se

změní ve dvě části, které můžete procházet a zobrazovat nezávisle, a tak být

současně na dvou místech v textu. Každá z částí používá své posuvníky, a

nezávisle můžete také nastavit způsob zobrazení (osnova, stránka, rozvržení),

takže můžete sledovat celý dokument podle osnovy a ve druhé části upravovat

konkrétní odstavce. O zpracovávaném dokumentu tak získáte velmi dobrý

přehled.Do původního stavu se vrátíte volbou Odstranit příčky ve stejném menu.

Ve správném formátu

9Pokud jste dříve pracovali při zpracování textu s jinými aplikacemi (např. s

poměrně rozšířenou „šestsetdvojkou“), možná potřebujete otevřít své starší

dokumenty v prostředí MS Word. Program samozřejmě podporuje převod z a do

různých formátů, převodní filtry však nejsou součástí standardní instalace a

musíte si je doinstalovat (spuštěním instalátoru MS Office a přidáním

potřebných součástí programu MS Word). Dokumenty uložené v jiném formátu jsou

poté při otevírání rozeznány (pokud filtr existuje), a v následném dialogu

potvrdíte parametry převodu. Je-li soubor otevřen bez dialogu a jeho převod

není v pořádku (např. u různých souborů s příponou .txt), lze automatické

konverzi zabránit a dialog vynutit. Zvolte Nástroje-Možnosti a na kartě

Obecné zaškrtněte volbu Při otevírání potvrdit převod. Pokud potom znovu

zkusíte otevřít soubor cizího formátu, dostanete možnost ručně potvrdit v

dialogovém okně, jaký filtr použít.

Poznámky a vysvětlivky

10Při tvorbě dokumentu často nastane situace, že chcete obsah textu doplnit

nebo projasnit poznámkou, vysvětlením či doplňující informací. Používáním

těchto prvků dosáhnete větší přehlednosti, a je-li text „naučný“, bude se

mnohem lépe studovat. Pokud budete chtít vložit poznámku nebo vysvětlivku,

zvolte Vložit-Poznámku pod čarou a v zobrazeném dialogu vyberte, o jaký odkaz

se jedná. Můžete nastavit umístění doplňující informace, formát odkazu v

textu, způsob číslování a jeho začátek. Pro odkazy na poznámky můžete také

vybrat svůj specifický symbol, který se v textu bude dobře hledat. Text můžete

posléze při kontrole nebo korektuře prohlížet po těchto poznámkách, zvolíte-li

jako objekt pro procházení Poznámku pod čarou.

MS Excel 97

Zdlouhavé výpočty

11Aplikace umožňuje vytváření složitých funkcí a komplikovaných výpočtů.

Poté, co vložíte do buněk konkrétní číselné hodnoty, Excel automaticky provádí

numerický výpočet a aktualizaci obsahu všech „zúčastněných“ buněk. Pokud

pracujete na pomalejším počítači a vkládáte větší objem dat do složitých

výpočetních struktur, průběžné přepočítávání vás může nepříjemně zdržovat.

Zvolte Nástroje-Možnosti a kartu Výpočty. V horní části lze parametr Přepočet

nastavit na Ručně. Pokud pak při práci v listu potřebujete provést výpočty,

stisknete pouze F9.

Ochrana před útočníky

12Jedním z největších nebezpečí v současném světě počítačových virů jsou

makroviry. Pokud neobdržíte excelovský soubor ze zdroje, který je naprosto

bezpečný (kolik jich znáte?), vyplatí se být napozoru. Program umožňuje

nastavit ochranu, která zabrání otevření jakéhokoliv souboru, v němž se

vyskytují makra (byť třeba neškodná). V následném dialogu máte možnost se

rozhodnout, jak situaci vyřešíte. Zvolte Nástroje-Mož-nosti a kartu Obecné. V

části Nastavení zatrhněte volbu Antivirová ochrana maker. Nezapomeňte, že vás

pak bude program varovat před všemi dokumenty s makry, tedy i před vašimi

výtvory. Pokud s nimi pracujete často, může se tato ochrana stát trochu

protivnou.

Nesprávný formát

13Při vkládání údajů do buněk někdy nastane nežádoucí změna. K vašemu

překvapení se zadaná hodnota změní, aniž byste chtěli. Není důvod k obavám,

zadané údaje se neztratily, jen byly zobrazeny v určitém formátu (někdy

bohužel jiném, než jste chtěli). Obecně používá program pro každou buňku

přednastavený formát označovaný jako Obecný. Ten zajišťuje, že vložená

hodnota je prozkoumána, a je-li rozpoznán formát, je na tento převedena.

Někdy však nežádoucím způsobem. Nastavení lze provést volbou Formát-Buňky. na

kartě Číslo. Chcete-li zachovat hodnotu vloženou do buňky v nezměněné podobě,

zvolte možnost Text. Cokoliv zadáte, je uloženo jako sekvence znaků, a proto s

těmito údaji samozřejmě nelze provádět matematické operace jako s čísly.

Pozor, toto platí i v případě, že vložíte funkci!

Zajímavé funkce

15Program obsahuje nesmírně široký výběr vestavěných funkcí. Na některé

zajímavé bych vás rád upozornil.

lĘmatematická funkce ROMAN převádí vámi zadané arabské číslice do formátu

římských číslic

lĘinženýrská funkce CONVERT dobře poslouží pro převod jednotek mezi různými

měrnými systémy (není běžnou součástí instalace, lze doplnit ve volbě Nástroje-

Doplňky. zatržením doplňku Analytické nástroje), přehlednou tabulku

použitelných jednotek najdete v nápovědě

lĘvelmi zajímavé možnosti poskytují matematické funkce ZAOKR a ZAOKROUHLIT

(celkem pět funkcí), pomocí kterých upravíte vložené hodnoty přesně dle vašich

představ. Pozor, výsledkem je skutečně jiná číselná hodnota, ne jenom jiný

formát zobrazení!

Správné záhlaví

14Pokud vytvoříte rozsáhlou tabulku s desítkami či stovkami řádků, její

vytištění zabere často mnoho stránek. Na listě v Excelu stačí jedno záhlaví

pro celou tabulku, umístěné na horním okraji. Na papíře však potřebujete

záhlaví zopakovat na každé stránce, jinak se tabulka stane velmi nepřehlednou

až nepoužitelnou. Máte-li jasno, které údaje se mají na každé stránce

opakovat, zvolte Soubor-Vzhled stránky a kartu List. V části Tisk názvů

můžete vložit řádky a/nebo sloupce, jež chcete opakovat na každé tištěné

straně.

Kolikátého je dnes

16Tabulkový procesor je aplikace určená především k výpočtům, a tomu také

odpovídá způsob, jakým zpracovává kalendářní a časové údaje. Zadáte-li do

buňky datum, údaj bude nadále zobrazen dle nastaveného formátu, pro potřeby

programu je však „interně“ převeden na číslo. Časová škála Excelu začíná 1.

lednem 1900, případně je možno nastavit počátek na 2. ledna 1904

(kompatibilita s platformou Mac), a každý následující den je označován

následujícím celým číslem. Pokud je součástí časového údaje hodina a minuta,

jsou vyjádřeny v podobě zlomků za desetinnou čárkou. Končí-li tedy údaj např.

xxxx,25, jedná se šestou hodinou hodinu ranní (počátkem je půlnoc). Pro

zobrazení časových údajů máte k dispozici dostatek formátů: zvolte Formát-

Buňky, kartu Číslo a v levém okně Druh nastavte Datum, a můžete vybrat z

nabízených Typů. Je-li nastaven některý z formátů Datum, v řádku vzorců se

zobrazí úplná interpretace časového údaje aktivní buňky nezávisle na typu

zobrazení. Způsob uložení času ve formátu čísla umožňuje pracovat s ním při

běžných výpočtech, a program nabízí celou řadu funkcí, jež toho využívají.

Jsou sdruženy ve skupinu nazvanou Datum a čas, a umožňují např. převod údaje

v hodinách, minutách a vteřinách na desetinný zlomek (ČAS), výpočet dne v

týdnu (DENTÝDNE) nebo vložení aktuálního data (DNES) a času (NYNÍ).



WinZip 7.0

Tento program je jedním z velmi kvalitních zástupců softwaru určeného k

archivaci souborů. Jeho popularita je jistě způsobena rozšířeností formátu

zip, příjemným grafickým uživatelským rozhraním, a v neposlední řadě

vestavěnou podporou Windows technologií jako je „táhni a pusť“. Pojďme tedy

důkladně využít jeho možností.

Stále po ruce

17Možná jste při instalaci ne všemu přesně porozuměli nebo jste trošku

zazmatkovali, a program nevytvořil ikonu v menu Start nebo na ploše. Vše

můžete napravit (poté, co se program podaří spustit) ve volbě

Option-Configuration-Systém. V části Ge-neral zvolte, kam si ikonu přejete, a

také zatrhněte volbu Associate WinZip, aby všechny soubory s příponou zip

byly automaticky rozpoznávány a otevírány touto aplikací (nechcete-li

používat i jiný komprimační program.).

Vše rychle na dosah

18Standardní panel nástrojů obsahuje graficky velmi pěkně vyvedené ikony

základních funkcí programu, ale možná některou postrádáte. Pro přidání

dalších ikon zvolte menu Options-Configuration-Toolbar a stiskněte tlačítko

Select Buttons. V levém okně se vám zobrazí ikony, které ještě můžete přidat

do panelu nástrojů, např. pro tisk, vytváření samorozbalovacího archivu nebo

spuštění antivirové ochrany. Celý panel ještě můžete zpřehlednit přidáním

svislého oddělovače (Separator) na libovolné místo.

Přehledné zobrazení

19Pro přehlednou a pohodlnou práci s archivy je důležitá forma zobrazení

informací. Program obsahuje přednastavení, které sloupce zobrazí, takže je

automaticky zobrazen název souboru, datum jeho poslední změny nebo kompresní

poměr. Pokud některé informace postrádáte nebo vám naopak překážejí, zvolte

Options-Configuration-View. V levé části karty (Columns) můžete zaškrtnutím

navolit, co bude zobrazeno. V části General lze aktivovat zobrazení názvů

souborů velkými písmeny, vybírání souborů kliknutím myši po celém řádku a

zobrazení mřížky pro přehlednější zobrazení. Uspořádání archivovaných souborů

lze také ovlivnit volbou Options-Sort, kde si můžete vybrat, podle čeho si

přejete soubory setřídit. Pokud patříte k těm, kdo se nejlépe orientují na

papíře, využijete funkci File-Print, která obsah archivu se všemi informacemi

vytiskne.

Správná navigace

20Při aktivování některých funkcí otevírá program automaticky složky (start

aplikace, přidávání do archivu, při dekomprimaci z archivu). Chcete-li

zabránit zdlouhavému procházení jejich často složitou strukturou, můžete si

pomoci nastavením v Options-Configuration-Folders. První volba v levé části

karty, kterou můžete nastavit (směrem shora dolů), nasměruje funkci Open po

spuštění aplikace. K dispozici jsou možnosti převzít aktuální cestu z Windows,

nastavit posledně použitou WinZipem nebo zvolit konkrétní cestu. Máte-li na

vašem disku či externí jednotce speciální velkou složku, určenou výhradně pro

archivaci, pak je třetí možnost velmi užitečná. Druhá volba určuje místo,

které vám bude nabídnuto při rozbalování souborů z archivu. K dispozici je

otevření složky, v níž je archiv samotný, nebo opět využití posledně použité

či pevně nastavené cesty. Třetí volba nastavuje složku, z níž se automaticky

předpokládá vybírání souborů pro archivaci a její možnosti jsou stejné jako u

volby předchozí. V pravé části karty lze nastavit, které složky bude program

používat pro odkládání různých souborů, s nimiž budete pracovat. Pokud často

pracujete s více složkami a archivy, nabízí se volba Favorites. Zde umístěte

odkazy, jež potřebujete mít po ruce.

Bezpečnost především

21Formát zip je také často používán pro komprimaci souborů dostupných

prostřednictvím Internetu, a proto je užitečné mít po ruce antivirový program.

Nastavte si tedy jeho integraci do WinZipu, a pro jeho spuštění pak

používejte ikonu. Zvolte Options-Configuration-Program Locations, a zde

najdete nastavení pro vámi užívaný antivirový program. Do řádku Scan program

zadejte cestu spustitelného souboru, a do řádku pod ním případně přidejte

parametry pro jeho spuštění.

Máte tajnosti?

22Potřebujete-li obsah svých archivů utajovat, můžete si nastavit pro

komprimaci také heslo. Pro archiv, se kterým právě pracujete, jej nastavíte

volbou Option-Password., kde v dialogu heslo vložíte. Pokud chcete, aby se

znaky zobrazovaly jako běžně známé „hvězdičky“, zatrhněte volbu Mask

password. Pro zašifrování souborů v archivu je důležité dodržovat pravidlo,

že heslo vložíte hned po vytvoření archivu nebo před přidáním souborů, které

mají být utajeny. Heslo se vždy vztahuje na konkrétní archiv a po jeho

uzavření je vymazáno.

V cizích vodách

23Potřebujete-li pracovat s archivy jiných formátů než zip, není příliš

pohodlné spouštět jednu aplikaci přes druhou, a proto WinZip umožňuje

nastavit cestu k programům, které pak přednostně zpracují potřebný formát.

Zvolte Options-Configuration-Program locations, a v pravé části karty vyberte

cestu k archivačním aplikacím, jež budete potřebovat.

A co kompatibilita?

23Používáte-li plně 32bitovou verzi programu, ještě to neznamená, že nemůžete

přichystat archiv pro kolegu nebo kamaráda pracujícího na platformě Windows

3.x. Pokud přidáváte soubory do archivu, je potřeba zabránit budoucím

nedorozuměním převedením dlouhého jména souboru na standard 8+3 znaky. Na

kartě dialogu Add můžete nastavit tento automatický převod vlevo dole

zaškrtnutím patřičného políčka. Ani při vytváření samorozbalovacího archivu

nejste omezeni. Po spuštění funkce Make.Exe File můžete v následném dialogu

specifikovat, zdali budete vytvářet soubor určený pro starší nebo novější

verzi operačního systému Windows.8 0717/PAT q