Bude letos dobrý rok pro MS Office 2003? - dokončení

V minulém čísle jsme si prohlédli novinky v základních programech kancelářského
balíku Microsoft Office 2003. V dnešním povídání se seznámíme se čtyřmi

programy, které stojí občas trochu v pozadí a základní sadu v různých

variantách doplňují. Ve dvou případech se jedná o protřelé harcovníky, druhé

dva se o uživatelskou přízeň ucházejí poprvé. Začneme těmi prvními:





FrontPage 2003 luxus pro váš web



FrontPage je uživatelům kancelářských produktů firmy Microsoft dobře známý.

Pokud byste se s ním ještě nesetkali, vězte, že se jedná o velice sofistikovaný

WYSIWYG editor webových sídel, vybavený bohatou sadou nástrojů a pomůcek. Že

jde o „zavedenou firmu“, poznáte i ze seznamu novinek nové verze na první

pohled je jich docela málo, takže by se mohlo zdát, že již není co vylepšovat.

Nicméně už zběžné prolistování ukazuje, že tentokrát zvítězila kvalita nad

kvantitou a většina bude pro uživatele skutečným přínosem.



První takovou novinkou je nový „pohled“ na upravovanou stránku. V originále se

jmenuje Split a zobrazuje paralelně zdrojový HTML kód i návrh stránky. Obě

části jsou samozřejmě synchronizované, takže ihned vidíte dopad svých zásahů.

Prakticky jej můžete vidět na obrázku 1, kde si rovněž můžete povšimnout

různých drobných změn a vylepšení uživatelského rozhraní programu např.

přehlednějšího uspořádání okna se zdrojovým kódem nebo v horní části editoru

TAGů. Také si všimněte možnosti zobrazovat v levém panelu strukturu webu přímo

jako navigační strom, takže není třeba u složitějších webů hledat stránky v

nepřehledných adresářových strukturách.



Velmi kvalitně byla vylepšena podpora práce s obsahem stránek. Díky podpoře

dynamického HTML můžete pracovat s vrstvami objektů na stránce, a dokonce i

definovat různé animace, skrývání a přechody mezi nimi. Objekty v jednotlivých

vrstvách se mohou skrývat a zase objevovat, překrývat či zapouzdřovat, jak je

vám libo.



Významným přínosem při zpracování komplikovaných grafických návrhů webových

stránek je podpora dynamických šablon a podkladových obrázků. Pokud při

vytváření prvotního návrhu stránky vycházíte z předlohy vytvořené grafikem v

obrazové podobě, můžete si ji zobrazit v návrhovém režimu jako podklad stránky

a na ni pak rozmisťovat jednotlivé skutečné prvky. FrontPage vám dovoluje

podklad potlačit částečně i úplně, takže snadno zkontrolujete, co vám ještě

chybí dodělat, a navíc automaticky zajistí, aby nebyl vidět v ostré verzi na

webu. Samozřejmostí je možnost vycházet z předdefinovaných nebo uživatelsky

vytvořených vzorů webových stránek, jejichž počet se oproti předešlé verzi zase

o trochu rozrostl a je nyní spravován specializovaným panelem.



Pokud máte návrh hotový, můžete z něj udělat právě dynamickou šablonu a

zpřístupnit jej všem, kdo se podílejí na tvorbě obsahové stránky webu. Výhodou

dynamických šablon je, že lze určit oblasti, do nichž nebudou moci uživatelé

zasahovat, čímž snadno ochráníte jednotnost návrhu. Navíc pokud změníte

šablonu, automaticky se upraví vzhled všech odvozených stránek.



Export na webový server je nyní značně snazší díky pohledu „Publish view“ (viz

obrázek 2), který zobrazí obsah místní i vzdálené kopie a umožní jednoduché

určení, co se má a co se nemá přenášet. Z dalších vylepšení mě zaujala hlavně

optimalizace HTML kódu, která odstraní ze souboru stránky nepotřebný balast a

zmenší tak její velikost. Dále bych jmenoval alespoň integraci XML, podporu

Macromedia Flash, interaktivních tlačítek a funkcí chování nebo vytváření

takzvaných „webových balíčků“ pro snazší distribuci v rámci SharePoint Services.







Publisher 2003 publikovat cokoliv



Program Publisher je rovněž dlouholetou součástí rozšířených verzí Microsoft

Office. Jedná se jak název napovídá o publikační software určený k tvorbě

nejrůznějších tiskovin. Aby byla činnost uživatele snazší, přibylo deset

připravených profesionálních návrhových sad (šablony různých typů dokumentů v

jednotném vzhledu viz obrázek 3) a několik osnov pro různé typy publikací např.

pozvánky, etikety na CD a DVD a osobní korespondenční sady (sada dopisních

papírů, adresových štítků, obálek a vizitek s jednotným designem).



Speciální záležitostí jsou takzvané e-mailové publikace, neboli elektronické

zprávy profesionálního vzhledu, opět v různých tematických provedeních typu

„dopis“, „bulletin“, „nabídka produktu“, atd. Tvorbu těchto dokumentů

samozřejmě usnadňují specializovaní průvodci, možnost náhledu před odesláním,

ale i optimalizace pro různé typy poštovních klientů.



Navíc, jak si žádá doba, nemusí být výsledek určen pouze pro tiskový výstup

pomocí speciálních šablon můžete vytvářet například i návrhové vzory webových

stránek. Podpora elektronických publikací doznala patrně ze všech oblastí

nejvíce inovací. Kupříkladu Publisher disponuje speciálním editačním režimem

pro práci s webem, který je optimalizován právě pro tuto činnost, a lépe

zpřístupňuje potřebnou speciální funkcionalitu včetně správy a inkrementální

aktualizace webového sídla na serveru.



Pro vlastní práci má přichystané šikovné funkce typu Web Site Builder, jež

dokáže vygenerovat kostru webu podle vámi specifikovaných požadavků typu „chci

prodej produktů“, „chci popis služeb“, „chci zobrazení kontaktních informací“,

apod. Jinou možností tvorby nového webu je využít pomoc webového průvodce na

vytvoření webu zadaného typu, nebo můžete vytvářet přímo jednotlivé stránky

podle některé z dvaceti připravených typových šablon (např. často kladené

dotazy, události, novinky, kontakty, projekt, apod.).



Samozřejmě že program prošel podobnou obrodou vzhledu jako celá kancelář (viz

obrázek 4). Tomu odpovídá celkový vzhled, podpora Tablet PC, využití panelů

úloh, prohledávací panely a mnoho dalších drobností, o kterých jsme se

zmiňovali minule. Navíc změn doznaly i specializované funkce například bylo

vylepšeno fungování vodicích značek, nově lze definovat v rámci publikace více

„master“ stránek a umístit do publikace „prázdné obrázky“, to je místa, kam v

budoucnosti doplníte například fotografii z digitálního fotoaparátu. Dále byly

rozšířeny možnosti formátování a vazby odstavců, zarovnání sloupců a funkce

předtiskové kontroly. Vylepšena byla úvodní stránka aplikace a rovněž práce s

stránkami nový třidič stránek usnadní správu jejich pořadí, podpora myší s více

tlačítky pak pohyb po pracovní ploše.



Zajímavou funkcí je nový Mail and Catalog Merge Wizard, který slouží k

slučování dat z různých zdrojů do připravené publikační šablony. Do šablony lze

takto začleňovat části dokumentů jiných aplikací např. texty, tabulky z

tabulkového kalkulátoru, ale i obrázky, čímž můžete vytvořit třeba

profesionální katalog výrobků se začleněnou dokumentací. Funkce samozřejmě

zvládne i rozvinutí šablony podle databázových záznamů.



A co by to bylo za DTP program, kdyby nebyly vylepšeny i tyto funkce: Publisher

zvládne výstup do kompozitního CMYK postskriptu určeného pro další zpracování,

vylepšena byla podpora tiskových separací, konverze RGB palety do CMYK a správa

barev.







OneNote 2003 na společnou notu?



Tato zcela nová aplikace přibyla do sady Office patrně v důsledku zvýšené

podpory technologií okolo Tablet PC. Jedná se v podstatě o velice komfortní

náhradu za program WordPad. Stojí na velmi jednoduchém nápadu poskytnout

uživateli flexibilní náhradu za papírový poznámkový blok, ovšem je dovedený ke

značné dokonalosti, o čemž svědčí už samotná skutečnost, že poznámky mohou mít

velice variabilní podobu vedle klasického textového vstupu z klávesnice můžete

do poznámek vkládat také obrázky, rukou (myší) kreslené skeče a grafy, ale

třeba i diktované zvukové poznámky. Ukázku vidíte na obrázku 5. Navíc použijete-

li pero pro Tablet PC lze ručně psané poznámky převádět na text.



Samotné uspořádání programu je koncipováno tak, aby jednak samotný program byl

vždy po ruce (po spuštění jej najdete ve systémovém pruhu Windows), jednak aby

byly již vytvořené poznámky pěkně pohromadě, snadno dostupné a dosažitelné.

Jednoduchosti a přímočarosti obsluhy je podřízeno vše, takže se uživatel nemusí

vůbec starat například o ukládání toho, co vytvořil. Program všechno ukládá

okamžitě, a o rozepsanou poznámku nepřijdete ani při výpadku napájení počítače.



Ovládání programu je dostatečně intuitivní a autoři se snažili maximálně jej

přizpůsobit zvyklostem používání papírového bloku. Podívejme se na uspořádání

na obrázku 3. Uživatel má k dispozici libovolný počet poznámkových složek

(kartotéková ouška v horní části obrazovky) členěných podle potřeby např. podle

projektů nebo typu obsažených poznámek. Každá složka může obsahovat opět

libovolný počet „stránek“ (ouška po pravé straně), které mohou být dále

seskupeny do dvou úrovní. Každá stránka má pak oblast hlavičky, kam je možno

zapisovat stejným způsobem jako do těla, nicméně se tato oblast neodsouvá ani u

dlouhých poznámek a je tak stále na očích.



Informace se do těla poznámek vkládají v režimu velmi připomínajícím psaní do

papírového bloku prostě někam kliknete myší a na toto místo píšete nebo

kreslíte. Program jednotlivé úseky ponechává na místě, kde vznikly, ale pokud

se potřebujete vrátit a něco doplnit, na rozdíl od papíru vám to umožní a místo

vytvoří odsunutím ostatních poznámek níž. Díky „ústřižkovému“ uspořádání

poznámek na stránce se lépe pracuje s jejich přesouváním, ať už v rámci stránky

nebo mezi složkami.



Při vlastním zápisu máte k dispozici formátování do odrážek, číslovaných

seznamů a víceúrovňových osnov, takže poznámky budou přehledné. Navíc jsou k

dispozici šablony, aby měly stránky jednotný vzhled, a grafické příznaky, s

jejichž pomocí můžete zvýraznit třeba důležitost nebo úkol, který ještě není

hotový. Pokud pořizujete zvukový záznam, můžete během nahrávání poznámky také

zapisovat a program automaticky synchronizuje zvukový záznam s časem vzniku

poznámky, čímž značně zjednodušuje orientaci v nahrávce.



Poznámky vytvořené v programu OneNote nejsou solitérem stojícím opodál.

Samozřejmostí je vyhledávání jakéhokoliv slova ve všech textových poznámkách.

Ale nemusí u něj zůstat výseky můžete přenášet do jiných programů stejně

snadno, jako jejich obsah včleňovat na stránky poznámkového bloku. Pokud je

externím zdrojem nějaká stránka na internetu, OneNote si automaticky zapamatuje

její adresu, abyste se k ní mohli kdykoliv vrátit.



Šikovnou funkcí je speciální poznámka Quick Note, sloužící k rychlému záznamu

nějakého nápadu třeba během telefonního rozhovoru. Vyvolá se přes ikonu v

systémovém pruhu a jednoduchým způsobem ji lze „přišpendlit“ na pracovní plochu

jako nalepovací papírek, takže se neztratí. Může obsahovat vše jako běžná

poznámka včetně zvukového záznamu.



Nezanedbatelnou výhodou elektronické podoby poznámek ve OneNote je vedle úspory

času, potřebného k přepisu z papírové podoby, také možnost sdílet poznámky v

rámci služeb SharePoint Team Services nebo sdíleného pracovního prostoru MS

Office. Můžete je okamžitě posílat i elektronickou poštou, což se děje přes

automatickou konverzi do formátu HTML, takže příjemce nepotřebuje žádný

speciální prohlížeč.







InfoPath 2003 za formuláře krásnější



Posledním z dnešní čtveřice je program InfoPath. Jedná se o zcela novou

aplikaci určenou zejména pro opravdové úředníky, jejichž životním posláním je

vytvořit dokonalý formulář. Program má však cíle vyšší vytvořené formuláře a

vyplněná data je potřeba integrovat do dalších obchodních procesů. A na to se

dá s výhodou využít XML. V programu vytvoříte formulář postavený nad

uživatelským XML schématem a program vám umožní jeho snadné propojení s

webovými službami, takže budete moci snadno a flexibilně využívat ke své práci

informace obsažené v různých firemních informačních systémech, případně do nich

doplňovat výsledky své práce.



Program pracuje v zásadě ve dvou režimech návrhovém (vidíte na obrázku 6) a

pracovním. V návrhovém režimu je k dispozici vizuální editor formuláře,

doplněný řadou pomůcek usnadňujících návrh formuláře. Je to především bohatá

paleta prvků, ze kterých se formulář skládá, dále pak datový editor sloužící k

obsluze datové struktury formuláře a také různé návrhové vzory, ukázkové

šablony a projekty, ze kterých můžete při tvorbě nového formuláře vycházet. K

jednotlivým prvkům, z nichž formulář vytváříte jako ze stavebnice, lze

připojovat datová pole i skripty v jazyce VBScript nebo JScript.



V pracovním režimu je pak do formuláře doplňován obsah a tento je definovaným

způsobem ukládán XML souborů. Při vyplňování údajů přicházejí ke slovu různé

typy ověřování správnosti obsahu, dokončování kódu či vyhledávání informací.

Díky možnosti implementace skriptů můžete vytvářet formuláře s rozbalovacími

sekcemi či více pohledy na data a přímo je integrovat s elektronickou poštou

(včetně zabezpečení digitálním podpisem).



Výhodou použití formulářů (oproti standardním způsobům komunikace typu

rozeslání dotazu mailem a následného zpracování různých esejí a románů, které

se vám vrátí) je samozřejmě to, že se vám vrátí zcela konzistentní a dobře

zpracovatelná data s minimem kontraproduktivní kreativity tázaných. InfoPath

navíc podporuje dostupné standardy W3C (XML 1.0SE, DOM, XSD, XHTML, UDDI, WSDL,

SOAP a další), takže by neměla být problémem ani interoperabilita s dalšími

systémy v rámci firmy i mimo ni.



Vzhledem k tomu, že je InfoPath určen pro podnikové systémy, nepřekvapí, že je

vybaven funkcemi pro snadnou administraci uživatelských instalací, správu,

zamykání a verzování formulářových šablon nebo automatické instalace potřebných

částí z balíčků.





Dojmy



Všechny čtyři popisované aplikace se zdají být velice zajímavé a jsem

přesvědčen, že si své uživatele najdou. Zatímco FrontPage a Publisher pokračují

v započaté cestě a přinášejí svým příznivcům celou řadu velice dobrých a

užitečných vylepšení, výrazně usnadňujících práci, InfoPath poskytne zcela nové

dimenze pro zpracování informací především v prostředí dynamických firemních

informačních technologií. OneNote jistě zaujme každého, kdo si zapisuje či

kreslí do papírových bloků, a najde tudíž uplatnění v korporátní i individuální

sféře, když přispěje k lepší organizaci a zefektivní práce s poznámkami.