Čeho je moc, toho je příliš - Vyrovnáte se s nadmírou informací?

IT manažeři spolu se svým podnikovým personálem, kteří slouží takzvanému věku
informací, si potřebují vypracovat dovednosti nezbytné pro zvládání nadbytku

informací. V dnešní době rychle roste množství dostupných informací, zatímco

den trvá stále 24 hodin a naše mozky zůstávají zhruba ve stejném stádiu vývoje,

v jakém byly, když jeskynní člověk komunikoval pomocí zpráv vytesaných do

kamene. „Je toho kolem příliš mnoho, takže je obtížné být schopen udržet krok

se vším, co obnáší moje práce,“ říká Joseph DeWalt, síťový technik zaměstnaný

ve středně velkém městě na Středozápadě, jenž poznamenává, že informace, o

nichž si musí udržovat přehled, se pohybují od nejnovějších záplat operačních

systémů až k e-mailovým zprávám od uživatelů sdělujících, co nefunguje.

Práce v internetovém věku

„IT profesionálové, s nimiž jsem hovořil, si stěžují, že je to horší než

kdykoliv předtím, poněvadž se všichni nacházíme ve věku Internetu. Nedostatek

času pro rozhodování klade vyšší požadavky, než tomu bývalo kdykoliv dříve,“

říká Wayne Cascio, profesor managementu na Coloradské univerzitě v Denveru.

Web představil uživatelům nepřeberné množství informací a někteří z nich mohou

mít pocit, že něco prošvihnou, pokud před učiněním rozhodnutí neprověří všechna

dostupná data. Avšak profesionálové by si měli uvědomit, že nebudou mít k

dispozici všechny informace až do posledního bitu. Klíčovým rozhodnutím tedy

je: kdy už mám dost?

Výzkumní pracovníci, kteří zkoumali tento problém, uvádějí, že ačkoliv

technologie zapříčiňuje nadbytek informací, často může nabídnout i prostředky

umožňující s ním bojovat. Jednou ze strategií, kterou je třeba zvážit, je

vytvoření informačních „filtrů“. Pro vypořádání se s množstvím dat lze použít

e-mailové filtry k vytřídění méně důležitých zpráv a předcházení tomu, aby

kohokoliv zavalila obrovská záplava dat. Další možností, jak omezit příval

e-mailových zpráv, je vymazání vašeho jména ze seznamových serverů.

Dodavatelé technologií vyvinuli produkty zamýšlené k usnadnění přístupu k

informacím. Například výzkumníci společnosti IBM mají technologii známou jako

„weboví zprostředkovatelé“, která může poskytnout zákaznicky přizpůsobený

pohled na webové informace, s cílem usnadnit zacílení na informace specifické.

Avšak technická opatření nemusí být dostačující mohou problém zahlcení

informacemi ještě zhoršit, protože nezbytně neomezují, kolik informací můžete

přijmout, pouze vám pomáhají se k nim dostat.

Stanovení hranic a konečných termínů je životně důležité, neboť si nemůžete

prohlédnout všechno. Jedním ze způsobů, jak zvládnout informace, je pracovat 60

až 70 hodin týdně. Není to však ideální, protože to svědčí o tom, že ztrácíte

kontrolu nad situací. Klíčem k efektivní správě informací je zaměření se na

kvalitu dat, která přijímáte. Avšak určení kvality může být nesnadné.

Alan Lightman, profesor humanitních předmětů a lektor fyziky na Massachusetts

Institute of Technology v Cambridge, má celkem pesimistický názor na účinek

technologie na komunikaci. „Myslím si, že rychlostní informační technologie,

přestože jsou v mnoha případech užitečné, nás připravují o čas potřebný pro

zamyšlení se nad tím kdo jsme a kam jdeme,“ dodává Lightman. Výsledkem záplavy

informací a obecně rychlého postupu vpřed světa podnikání založeného na vyspělé

technologii, byla špatná rozhodnutí, která jsme provedli zbrkle, říká Lightman.

On sám, jenž tráví své letní dovolené na osamělém ostrově ve státě Main, kde

nejsou žádné silnice, mosty ani telefonní služby, příliš nedoufá, že dojde ke

zlepšení. Pracuje na románu s názvem Diagnóza pojednávajícím o tom, o čem se

domnívá, že bude psychologickým postižením, k němuž dojde v důsledku

rychlostních informačních technologií. „Nejsem optimista. Mohu vám říci, že můj

román nemá žádný happy end,“ uzavírá Lihgtman.

Hledání řešení

Lidé zacházející s informacemi nakonec musí udělat to, co bude působit v jejich

prospěch. Jednou z možných strategií je filtrace e-mailů nebo použití takových

technik, jako barevné kódování informací. Jak asi IT profesionál, jakým je

síťový inženýr Joseph DeWalt, zachází s informacemi? „Spoustu věcí čtu

naneštěstí doma,“ říká DeWalt. Články z časopisů a někdy i e-mail čte doma či

dokonce o dovolené, jak prohlašuje. Ačkoliv DeWalt doufá, že nové technologické

vymoženosti, například štíhlí klienti, mohou nakonec zredukovat množství

informací, které IT personál musí sledovat, současně upozorňuje na rozvoj

otevřených systémů, jež se staly příslibem osvobození podniků od vrtochů

jediného dodavatele, jakožto faktoru přispívajícího k jeho vlastní krizové

situaci. IT personál nyní musí kontaktovat několik zdrojů informací o myriádách

produktů, které jsou zaváděny, říká DeWalt. „Ve starých zlatých, ale nedobrých

časech mainframů vám stačilo dojít na jediné místo,“ říká DeWalt. „Nyní musíte

sledovat vše podstatné.“

Způsoby Jak pokořit zahlcení

Co dělat:

- Vyviňte strategii správy informací, která bude pracovat pro vás.

- Filtrujte informace.

- Akceptujte skutečnost, že před rozhodnutím není možné prozkoumat všechna

relevantní data, pokud jsou objemy dat výjimečně vysoké.

- Pokuste se zhodnotit kvalitu dat.

- Převezměte kontrolu.

Co nedělat:

- Dovolit informacím, abyste jim museli sloužit tím, že budete pracovat 60 až

70 hodin týdně.

- Brát si mobilní telefony nebo počítače na dovolenou.

- Pokoušet se zkoumat každý kousek dostupných dat.

- Zaměřovat se na věci, jež jsou mimo vaši kontrolu, například na příliš mnoho

webovských stránek, které jsou denně aktualizovány.