FaxChange - faxová podpora pro MS Exchange Server

I když v poslední době mezi různými subjekty na poli komunikace převládá stále

více přenášení informací prostřednictvím Internetu, přesto velice důležitou

formou nadále zůstává předávání zpráv faxem. I proto je požadavek na faxovou

podporu v současných komunikačních systémech zcela oprávněný. Bohužel však ani

v jednom ze dvou nejrozšířenějších komunikačních nástrojů, MS Exchange Server a

Lotus Notes, není přímo v síťové podobě podporován, čímž se plně otevírají

brány jiným výrobcům softwaru, nabízejícím svá řešení faxové komunikace.



FaxChange 3.0 – základní informace

Je obzvláště potěšující, že jeden z velice zajímavých produktů tohoto určení je

dílem ryze české firmy Datasys, s. r. o. Skutečnost, že jde o vysoce

profesionální řešení potvrzuje i udělení certifikátu „Designed for Microsoft

BackOffice“. Poslední dostupná verze produktu nese označení FaxChange Server

3.0 a kromě této původní varianty je aktuálně k dispozici také inovovaná verze,

rozšířená o Service Pack 1 (SP1), řešící některé drobné problémy. V případě

zájmu o demonstrační verzi programu lze bezplatně využít především služeb

firemní WWW stránky, stejně jako k získání zmíněného opravného kódu, dále řady

rad k odstraňování známých problémů, přístup k aktuální verzi dokumentace a

rovněž pro některé další služby. WWW prohlížeč je také základním nástrojem pro

používání dokumentace, která je i na dodávaném CD disku v podobě HTML stránek.

Z hlediska zaměření produktu je třeba uvést, že jde o faxovou podporu určenou

výhradně pro MS Exchange Server, nabízející možnost obousměrné faxové

komunikace jak v malých firmách, tak i rozsáhlých společnostech se značným

objemem faxového provozu. Klientská část nabízí podporu pro Windows 95/NT a

rovněž přístup pomocí WWW prohlížeče. Z hlediska administrace vyniká produkt

především velmi jednoduchou instalací a správou, z uživatelského hlediska pak

nenáročností na používání. V současné době by mělo být k dispozici více než 10

jazykových mutací programu. Pro test byla samozřejmě zapůjčena poslední česká

verze produktu, tedy včetně SP1.

Z technického hlediska je produkt nabízen ve 2 provedeních, a to „Standard“ a

„Enterprise“, lišících se některými základními vlastnostmi. Hlavní rozdíly jsou

např. v počtu podporovaných linek, kdy Standard zajišťuje provoz pro 2, zatímco

Enterprise pro 99 linek. Verze Enterprise je dále schopna pracovat paralelně na

více počítačích (clustering), což vede k rozložení zátěže a tím zvýšení výkonu.

Obě varianty však mohou obsluhovat neomezený počet uživatelů, dovolují

vzdálenou správu, nastavování pravidel pro automatické odesílání, použití

vlastních krycích (čelních) stran s řadou proměnných parametrů, automatický

tisk faxů (příchozí i odesílané), tisk potvrzení, adresaci příchozích zásilek

do veřejné složky a archivaci faxů. Zde verze Standard umožňuje pracovat pouze

s databázovými soubory typu MS Access, zatímco Enterprise podporuje i MS SQL.

Obě verze dále umožňují přímé směrování příchozích faxů do poštovních přihrádek

dle linky, CSID odesílatele či virtuální faxové linky každého z uživatelů PABX/

/DTMF, bez zásahu administrátora. Řada dalších vlastností je k dispozici v

podobě doplňkových modulů jako v případě administrace přes WWW, analýzy

provozu, sady knihoven s API pro další programování, modulů pro přímou

komunikaci s vybranými ústřednami apod. Zajímavá je rovněž funkce FaxRouter,

dostupná pro obě verze, a dovolující společnostem se sídly v různých regionech

výrazně snížit náklady na faxový provoz. Odesílání faxů je při použití tohoto

nástroje optimalizováno tak, aby se pokud možno jednalo o spojení s co nejnižší

sazbou, přičemž mezi jednotlivými uzly jsou data přenášena prostřednictvím

Internetu. Kromě vlastního faxového serveru je součástí systému i řada

konfiguračních a administrátorských utilit pro usnadnění správy, o nich se však

zmíníme dále.



Příprava k instalaci

Výše uvedené určení produktu samozřejmě předpokládá použití operačního systému

MS Windows NT, nejlépe verze 4.0, doplněného alespoň o SP3. Pokud je instalován

i WEB Server (IIS) s podporou Active Server Pages (ASP), lze rovněž jako v

případě samotného MS Exchange Serveru uvažovat o instalaci podpory zasílání

faxů odkudkoli ze světa pomocí WWW prohlížeče. S ohledem na některé speciality

MS JavaScriptu však výlučně pomocí MS IE verze 3.02 nebo vyšší. Druhým

nezbytným krokem je samozřejmě instalace MS Exchange Serveru nejméně verze 4.0,

lépe však 5.5, a případně i doplnění o WWW přístup k poštovním schránkám, který

následně umožní i WWW faxování. Protože FaxChange podporuje v poslední verzi

jak faxmodemy typu Class 2, tak i karty BrookTrout, Gammalink a ISDN, je třeba

znát jejich konfigurační parametry a nastavení. Dále je třeba zvolit formu

archivace (ODBC ovladače), instalovat a především nakonfigurovat klienta

elektronické pošty (Exchange nebo Outlook), doporučena je rovněž instalace

používané verze kancelářského balíku MS Office, k čemuž se však ještě vrátíme.

Z hlediska hardwarových požadavků by ve většině případů neměly nastat sebemenší

problémy, neboť je doporučen alespoň procesor 4866/66, 32 MB RAM a cca 60 MB

volného prostoru na pevném disku. S ohledem na reálné nároky vlastního

operačního systému a MS Exchange Serveru, zvláště při aktivaci některého z

dodávaných konektorů do jiného poštovního systému, jsou uvedené požadavky již

předem splněny. V případě použití faxmodemů je nutné dodržet požadavek na plnou

podporu Class 2 nebo 2.0, jinak nebude vůbec možné spustit obslužný servis pro

ovládání faxu.



Instalace serveru

Ve verzi 3.0 byl instalační program radikálně vylepšen a jeho obsluhu zvládne i

méně zkušený uživatel. V nejjednodušší „expresní“ instalaci je obsluha vyzvána

k zadání aktivačního klíče, který obsahuje kód pro verzi produktu, podporované

komponenty, počet uživatelů a případně časové omezení. V několika dalších

krocích je nutné zadat poštovní účet administrátora, informace o státě,

předvolbách a podporovaném jazyku. Podle použitého hardwaru je následně třeba

např. zadat sériový port pro připojený modem, identifikační řetězec CSID našeho

faxu, způsob vytáčení, kvalitu linky a případně i provolby pro přístup do

veřejné telefonní sítě. U konfigurace BrookTrout, Gammalink karet a ISDN se

dialogy v jistém směru liší, ale opět jednoduše vedou ke správné konfiguraci.

Po úspěšném dokončení instalace a restartu systému lze FaxChange začít

využívat. Ještě předtím je však nutné dokončit konfiguraci importem seznamu

uživatelů a některými další kroky dle pokynů instalačního programu.

Náročnější „volitelná“ instalace má shodný postup, až na možnost volby cílového

adresáře a podporovaného databázového systému s případnou konfiguraci SQL

přístupu.

Nejobtížnější „pokročilá“ instalace dovoluje zmíněné rozložení zátěže formou

instalace některých komponent na jiné počítače. Jeden ze strojů samozřejmě musí

být primární, kde poběží hlavní servis FaxChange. Ostatní stroje jsou

sekundární a mohou nezávisle na sobě obsahovat obsluhu linek, konvertory, apod.

Součástí průběhu všech typů instalací je i vytvoření serverové faxové tiskárny,

k jejíž funkci se ještě vrátíme v části věnované odesílání a konverzi

dokumentů. Doplňková podpora pro zpracování faxů přes Web je umístěna v

samostatném adresáři na instalačním CD disku a instaluje se tedy nezávisle na

samotném FaxChange serveru. V podstatě pouze rozšíří již dříve instalovanou WWW

podporu MS Exchange Serveru, která je nezbytnou podmínkou funkčnosti.



Instalace klientů

Tento krok patří k nejjednodušším vůbec, neboť všechny potřebné soubory a

formuláře se na klientské stanice instalují zcela automaticky při zpracování

prvního faxu, ať již přijatého nebo odesílaného. Součástí klientské instalace

je mimo jiné např. i zavedení speciálního prohlížeče formátu TIFF a instalace

klientské faxové tiskárny. Ta zajišťuje lokální konverzi dokumentů z libovolné

aplikace do TIFF formátu, který pak je použit jako připojený soubor k faxu. V

poslední verzi dovoluje tento ovladač zpracování i více samostatných dokumentů

do jediného faxu. V případě přístupu k poštovní schránce přes WWW prohlížeč se

však není nutné obávat jakékoli instalace na straně klienta, což zaručuje

možnost bezproblémového použití kdekoli na cizím počítači.



Příjem zpráv

Pokud se zpráva objeví v poštovní přihrádce adresáta, ať již zmíněným přímým

směrováním nebo postoupením od osoby pověřené tříděním faxů, lze ji mimo jiné

opět postupovat dalším adresátům, včetně doplňování komentářů. Přitom je možné

buď dodržet originální formuláře FaxChange, nebo ji odeslat jako klasickou

zprávu MS Exchange Serveru s připojeným TIFF souborem. Tím lze snadno předávat

zprávy i do jiných systémů a záleží pouze na uživateli, jaký nástroj zvolí pro

prohlédnutí přiloženého souboru.



Odesílání a konverze zpráv

Z hlediska uživatelského je tato partie asi nejzajímavější. Jako adresáta faxu

lze použít jakýkoli záznam z „Kontaktů“ Outlooku, „Osobního adresáře“ MS

Exchange nebo faxového „Custom recipenta“, definovaného přímo na MS Exchange

Serveru. Podporovány jsou přitom jak formáty faxových čísel ve tvaru „+Stát UTO

Číslo“, např. +420–2–123456, tak i formáty Microsoftu ve tvaru „+Stát (UTO)

Číslo“, např. +420 (2) 123456. Možné je samozřejmě použít i částečný tvar, kdy

je vynechán Stát nebo případně i UTO. To ovšem omezuje možnosti využití

faxového čísla při lokálním faxování z notebooku na cestách. Pro jednorázové

zadání faxové adresy je možné podobně jako u všech typů adres systému MS

Exchange Server využít univerzální způsob zadání ve tvaru „Zobrazované jméno

[FAX: +420 (2) 123456]“, kde údaj v hranatých závorkách je skutečná adresa.

Důležitá je zvláště návěst „FAX:“, protože jinak není adresa vůbec zpracována.

V případě, že adresát disponuje více faxovými čísly, lze je zadat za sebe,

oddělené čárkami. FaxChange server pak automaticky zkouší postupně vytáčet

jedno po druhém, dokud neuspěje. V případě, že na jedno faxové číslo směřuje

více zpráv, jsou spojení navazována postupně pro každou z nich samostatně. To

sice prodlužuje dobu potřebnou pro zpracování všech faxů, ovšem zajišťuje, že

každý dojde skutečně samostatně a lze s ním nezávisle manipulovat a postupovat

pouze určené osobě. Vytváření faxových zpráv je z hlediska uživatele klienta MS

Exchange nebo Outlooku velmi snadné. V té nejjednodušší podobě jde o běžný

dopis, který je pouze směrován na faxovou adresu a doplněn o přednastavenou

nebo vybranou krycí stránku. Stejně jako u všech jiných typů zpráv ji lze dávat

na vědomí i jiným adresátům. Tito nemusí být nutně také faxovými adresáty, ale

může se jednat o uživatele MS Exchange Serveru, internetové nebo jakékoli jiné

z podporovaných typů adres. V původní verzi FaxChange, a to včetně testované se

SP1, však nastávaly problémy s prezentováním „Custom“ adresátů např. do Lotus

Notes a následně nedocházelo vůbec ke zpracování faxu. Zde je nutné opět

odkázat na WWW stránku, kde lze nalézt opravený soubor faxové brány, který již

funguje zcela bez problémů. Chování zprávy i vzhledem k FaxChange serveru je

možné ovlivnit před jejím odesláním. V rámci možností dialogového okna

„Vlastnosti zprávy“, lze totiž tlačítkem „Možnosti odesílání“ aktivovat další

úroveň dialogu, kde je možné, díky automaticky instalované klientské podpoře,

určit vlastnosti z hlediska faxu. Jednotlivá rozhodnutí se mohou vázat buď jen

na aktuální zprávu, nebo i na všechny další, ovšem samozřejmě vždy dle

povolených práv uživatele, viz dále. Lze tak individuálně změnit přednastavenou

krycí stranu, zaslání náhledu, případně i způsob zúčtování a některé další

parametry, mezi nimiž nechybí ani odložení odesílání na vhodnější dobu. Po

odeslání zprávy a většinou krátké odmlce se standardně objeví v přihrádce

odesílatele zpráva s připojeným souborem, který představuje náhled na odesílaný

fax. Formulář náhledu obsahuje tlačítka pro potvrzení odeslání, respektive pro

stornování zprávy. V případě, že se jedná o „faxmailing“ s mnoha adresáty, jde

samozřejmě o náhled pouze prvního z nich. V dalších faxech jsou použita

samozřejmě data následujícího adresáta. Tento postup tak zajišťuje plnou

kontrolu kvality nad odesílanými zprávami a přitom výraznou úsporu objemu

zpráv. V aktualizované verzi FaxChange lze nastavit i podmínky pro faxmailing,

tedy hromadné rozesílání faxů od jediného odesílatele. Lze tak zajistit, že

pokud je obesíláno více než zadaný počet adresátů nejednou, je automaticky

snížena priorita odesílaných faxů, aby i jiní uživatelé měli šanci faxovat.

Druhou formou tvorby faxů je posílání zpráv s připojenými soubory. Pokud

připojené soubory náleží rutinně používaným aplikacím MS Office, které jsou

zároveň instalovány i na serveru, jak bylo doporučeno výše, je po zadání

faxového adresáta a případném doplnění komentáře standardně odeslána zpráva na

server. Zde je pomocí tamní instalace programů a serverové faxové tiskárny

zkonvertována a podobně jako v předchozím případě zaslána zpět k náhledu.

Protože konverze na serveru probíhá na základě asociace extenzí souborů k

aplikacím, lze vhodnou instalací dalších programů zajistit podporu i jiných

typů souborů. Nepříjemnou chybou je, když tzv. „Velký konvertor“ nefunguje.

Tento problém nastává, pokud při instalaci aplikačního vybave ní bylo použito

jiného uživatelského konta, než které je určeno pro spouštění servisů

FaxChange. Na základě informací na WWW stránkách však lze podobné situace

snadno řešit.

Poslední běžnou formou tvorby faxů je tisk přímo z aplikace na pracovní

stanici. Tento způsob je určen pro prostředí s pestrým složením aplikačního

vybavení stanic, kdy by instalace všech programů i na server nebyla únosná. V

podstatě opět dochází k odesílání zpráv s přiloženým souborem, přičemž tento je

již na stanici převeden ovladačem faxové tiskárny na požadovaný soubor typu

TIFF, který není nutné dále zpracovávat. Znamená to však delší zaneprázdnění

vlastní pracovní stanice. Po odeslání zprávy pak opět následuje náhled a volba

dalšího postupu.



Krycí stránky

U faxových zpráv je zcela běžné, že čelní stránku tvoří tzv. Cover Sheet, na

kterém bývají zobrazeny informace o firmě, odesílateli i adresátovi apod.

Vícejazyčná podpora FaxChange se projevuje i v této oblasti. V příslušné

adresářové struktuře lze nalézt podadresáře s názvy dle kódu podporovaných

zemí. Jedno grafické provedení krycí stránky je tak možné připravit v řadě

jazykových mutací a umístit do příslušných adresářů. Pomocí hlavní

administrační utility lze stanovit parametry meziměstských a mezistátních

volání a k příslušné státní provolbě přiřadit některý z podporovaných jazyků.

Systém FaxChange pak zcela automaticky dle aktuálního předčíslí státu použije

odpovídající jazykovou verzi čelní stránky. Takto lze připravit celou řadu

krycích stránek s různými zobrazovanými poli a vytvořit jejich jazykové verze.

Bohužel však během předávání informací o adresátovi při použití „Kontaktů“

Outlooku není v této verzi FaxChange možné do formuláře převzít název firmy

adresáta. V připravované verzi 4.0, na které se pracuje, by již tento problém

měl být řešen. Při použití adresáta definovaného přímo na MS Exchange Serveru

však žádné problémy nenastávají.

Z hlediska tvorby krycích stran je možné použít soubory ve formátu RTF ovšem

nikoli z MS Wordu, kde jde o rozšířenou verzi, lze použít např. WordPad.

Možnosti jsou ale tímto dosti omezeny. Druhý a lépe formátovatelný typ krycí

strany tvoří soubor typu CVS, který se skládá z kombinace TIFF podkladu a polí

kódů pro slučování. Instalace FaxChange serveru proto zahrnuje i nástroj pro

tvorbu a editaci krycích stran, který lze právě pro druhý typ krycích stran

využívat.



Administrace

Jak dosud popsaný rozsah funkcí napovídá, jde o velice propracovaný nástroj,

který vyžaduje odpovídající administrační nástroje. V zásadě jsou pro řízení

celého provozu potřebné 2 hlavní utility. První z nich „fxCfg“ slouží k

nastavení chování systému k chybovým stavům, vlastností pro odesílání zpráv, a

to jak z hlediska počtu pokusů, provoleb, odkládání odesílání dle priority

zprávy a cílové stanice (ADS). Lze zde však umožnit i zmíněný automatický tisk

faxů a potvrzenek, chování při překročení práv uživatelem, způsoby archivace

došlých i odesílaných zpráv, posílání náhledů a chování při jejich nezpracování

odesílatelem. Je tak např. možné určit, že pokud do zadaného času odesílatel

nerozhodne o dalším osudu faxu, je zpráva automaticky zrušena a nezabírá místo

na serveru. O tomto úkonu jsou samozřejmě jak správa sytému, tak i odesílatel

informováni. A právě v tomto nástroji lze definovat podmínky odesílání pro

jednotlivé země, jak z hlediska nákladů na minutu, tak i jazyka pro výše

uvedenou automatickou volbu krycí stránky.

Druhá stěžejní utilita nese název „fxUserM“ a je určena pro nastavení práv a

výchozích nastavení pro jednotlivé uživatele, zařazení do faxovacích a

zúčtovacích skupin. Při první aktivaci je nutné synchronizovat databázi

uživatelů s MS Exchange Serverem, jejich další přidávání však probíhá zcela

automaticky. Tento nástroj dovoluje specifikovat zmíněné automatické směrovaní

příchozích faxů dle linek nebo virtuálních faxových čísel. Z hlediska

licenčních práv je zajištěna automatická ochrana, neboť v případě přiblížení se

limitu počtu uživatelů nebo dokonce jeho překročení je správa systému

informována o tomto stavu formou varovných zpráv do poštovní přihrádky. Ve

druhém z případů dojde k zastavení činnosti FaxChange serveru do doby, dokud

není počet oprávněných uživatelů opět upraven na povolenou hodnotu.



Další pomocné nástroje

Kromě těchto dvou základních nástrojů je po instalaci k dispozici ještě několik

dalších. Jen stručně uveďme, že např. „fxCover“ slouží pro aktivaci krycích

stran v systému, „fxArch“ pro prohlížení archivní databáze došlých i odeslaných

faxů, „fxQueue“ pro sledování a správu fronty odesílaných faxů a „fxCostM“ pro

ekonomické pracování faxového provozu.

Z hlediska odcházejících zpráv jsou zajímavé možnosti, které nabízí právě

nástroj „fxQueue“. Ten kromě pasivního sledování fronty dovoluje rušit faxy z

fronty, oddalovat jejich odeslání, měnit prioritu a dokonce i na poslední

chvíli upravit faxové číslo. To zvláště v případě chyby při zadávání může

ušetřit čas odesílateli. Tento nástroj je však instalován pouze na serveru. Aby

však i běžní uživatelé měli možnost sledovat zpracování zásilek a přitom

„neohrožovali“ provoz faxové brány, je pro ně k dispozici jednodušší varianta

prohlížeče fronty, který dovoluje pouze pohled na její aktuální stav bez

možnosti ovlivňování zásilek.

Druhý velice zajímavý nástroj je „fxCostM“, který dovoluje na základě

nadefinovaných tarifů, přiřazení uživatelů do zúčtovacích skupin a zadaných

časových úseků sestavit přehled nákladů jak z hlediska celku, tak i pro

jednotlivá oddělení nebo dokonce až pro jednotlivce. V případě jednotlivců lze

i odesílat elektronickou poštou informace o jejich účtu za dané období.

Přesnost tohoto nástroje však samozřejmě závisí na správné tarifikaci, zadávané

v rámci výše uvedeného programu „fxCfg“. Dovoluje to však velice efektivně v

rozsáhlých společnostech s mnoha odděleními rozpočítávat reálné náklady na

faxový provoz.



Závěrem

Jak ukazují uváděné vlastnosti produktu, jde skutečně o velice kvalitní

programové vybavení, které z pohledu českého uživatele doplňuje ještě výhoda

domácí autorské dílny. V této souvislosti se domnívám, že je vhodné vyzdvihnout

i schopnost firmy Datasys, velmi operativně řešit nově objevené problémy.

Podpora je totiž poskytována v několika úrovních dle obchodní dohody se

zákazníkem. Lze tak za příslušný poplatek získat Hotline podporu pro jistý

počet dotazů, nebo smlouvu o trvalé technické podpoře, případně ještě vyšší

úroveň, zahrnující i kompletní správu sítě a celého poštovního systému. Kromě

podpory vlastních programů je poskytován servis i k produktům Microsoft.

Protože je velmi důležitou otázkou i cena, uvedl bych pro ilustraci příklad

cenové náročnosti tohoto řešení pro 25 uživatelů. V případě verze Standard je

nutné počítat s jednorázovou investicí 22 100 Kč bez DPH za základní verzi s 5

klientskými licencemi a za zbývajících 20 licencí doplatit 22 500 Kč bez DPH,

což představuje přibližně 1 125 Kč na jednu osobu. V porovnání s náklady, které

by bylo nutné započítat při ruční obsluze faxu a s ohledem na minimální

náročnost pro zaškolení, se jistě jedná o velice zajímavé údaje.

8 1485 / or