Tato myšlenka, starší než samotný Google, se mi osobně vryla pod kůži o mnoho let později v úplně jiném prostředí. Během mé dřívější kariéry v bezpečnostních složkách a na velitelství NATO jsme se každý rok potýkali s exponenciálním nárůstem dat. V nich bylo potřeba rychle a spolehlivě vyhledávat, což je vlastně základ jakékoliv analýzy vedoucí k nějakému fundovanému rozhodnutí. Některé úkoly trvaly měsíce i roky. Jiné, zvláště ty, kde hrozilo ohrožení na životech, bylo potřeba vyhodnotit během několika minut. A právě rychlé a spolehlivé vyhledávání informací v obrovských a různorodých databázích bylo naprostým klíčem k úspěchu.
Ve firmách to asi není nutné dělat takto rychle, ale dokážu si představit situace, kdy se to hodí. Obchodník na jednání nutně potřebuje najít starou smlouvu, fakturu nebo e-mail, a to nebývá v tom stresu, když na vás kouká protistrana, vůbec jednoduché. S naším řešením je to stejně jednoduché jako s Googlem. Napíšete klíčové slovo a ze všech systémů, které máte napojené, máte okamžitě a spolehlivě výsledky.
Internet bez Googlu? Vaše firma bez efektivního hledání
Představte si, že byste museli používat internet bez vyhledávače. Absurdní? Jistě. A přesto – přesně takhle dnes funguje naprostá většina firem se svými vlastními daty.
Váš firemní svět je totiž v principu stejný jako internet, jen místo veřejných webů máte desítky interních systémů, které spolu často vůbec nemluví. Na jedné straně máte přehledné a strukturované informace v systémech, jako jsou CRM nebo ERP. Na té druhé ale leží obrovské a neustále rostoucí množství nestrukturovaných dat: stovky tisíc e-mailů, dokumenty v nekonečných složkách na sdílených discích, lokální soubory v noteboocích, interní Wiki, chaty…
Každý z těchto izolovaných systémů má vlastní, často velmi omezený způsob hledání. A vy se v tom máte nejen vyznat, ale nedej bože ještě zůstat maximálně compliant s mnoha regulacemi.
Problémy, které z toho plynou, jsou všudypřítomné, jen jsme si na ně prostě zvykli. Obrovsky frustrují všechny zaměstnance. Od člověka ve skladu až po toho nejvyššího manažera. Již jste se setkali s podobnými situacemi, možná v jiném kontextu?
- Dokáže nový vedoucí skutečně najít všechny dokumenty podepsané svým předchůdcem včetně všech pracovních verzí a související e-mailové komunikace, aby pochopil kontext rozhodnutí?
- Jak rychle si obchodní ředitel dokáže sestavit kompletní obraz o klientovi, od smluv přes fakturaci až po servisní požadavky, aby byl na důležité jednání skutečně připraven?
- Jste si jistí, že po výběrovém řízení vaši personalisti vymazali všechny podklady k uchazečům, obsahující osobní údaje?
Bohužel realita je taková, že většina organizací řeší vyhledávání ve vlastních datech způsobem, který výrazně zaostává za současnými možnostmi. A co je horší, často si to ani neuvědomují.
Stejná situace dvakrát jinak
Sedíte na poradě a kolega povídá: „Moment, ukážu vám ten dokument…“ A pak následuje pět minut trapného ticha, kdy všichni sledují, jak zoufale prohledává svůj počítač, přeskakuje mezi CRM, SharePointem, otevírá dokument za dokumentem. „Vím, že to tady někde mám…“ Nakonec najde něco, co se tomu podobá: „Tohle není úplně ono, ale…“ A všichni to tolerují, protože vědí, že na tom jsou často stejně. Je to problém, který neřešíme, protože máme pocit, že to tak zkrátka musí být.
Představte si ale, že by to mohlo vypadat zcela jinak: Jste na stejné poradě, ale tentokrát říkáte vy: „Počkejte, ukážu vám tu poslední verzi návrhu.“ Otevřete vyhledávací okno, zadáte několik klíčových slov a za dvě sekundy máte přesně to, co potřebujete. Žádné přepínání mezi systémy, žádné nervózní prohledávání složek, žádné výmluvy.
Také compliance potřebuje rychlé a úplné odpovědi
Vezměme si jiný, zcela reálný scénář, který řeší firmy dennodenně. Vaše organizace obdrží formální žádost subjektu údajů – například o kompletní přehled všech informací, které o něm vedete, nebo o jejich výmaz podle GDPR. Pro pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) nebo odpovědné oddělení v tu chvíli začíná závod s časem a obrovská zodpovědnost.
Kde všude se ale data o dané osobě mohou nacházet? Kromě zjevného záznamu v CRM systému to mohou být e-maily, jejich přílohy, dokumenty na sdílených discích, účetní software, HR databáze, záznamy ze zákaznické podpory a desítky dalších míst. Manuální prohledávání všech těchto systémů je nejen extrémně zdlouhavé, ale hlavně nespolehlivé. Vždy hrozí, že nějaký záznam, třeba s překlepem ve jméně, bude přehlédnut.
S centralizovaným vyhledáváním se tento proces radikálně mění. Jediným dotazem prohledáte všechny připojené zdroje najednou a během několika sekund získáte kompletní seznam všech výskytů. Z několikadenní detektivní práce s nejistým výsledkem se stává úkol na pár minut s jistotou úplnosti.
„To zní hezky, ale co to stojí?“
Nejčastější otázka, kterou dostáváme. Možná bychom se ale měli ptát jinak: Co vás stojí současný stav?
Podle Studie McKinsey Global Institute zaměstnanec stráví v průměru 5,1 hodiny týdně hledáním informací. Při sazbě 350 Kč/hodinu to znamená ztrátu téměř 74 000 Kč ročně na jednoho pracovníka. Pro firmu s padesáti zaměstnanci to představuje více než 3,5 milionu Kč ročně – jen za čas strávený hledáním!
Osobně tyto obecné statistiky nemám příliš rád. V některých firmách budou platit do puntíku, v jiných zase vůbec. Záleží na odvětví, míře digitalizace a konkrétních procesech. Na čem se ale shodneme určitě, je fakt, že drtivá většina firem nemá podnikové vyhledávání, neboli enterprise search, vyřešené systematicky. A to je ten skutečný problém.
„Ale my jsme v cloudu, nás se to netýká…“ Opravdu?
Možná si teď říkáte, že vás se tento problém netýká, protože máte data v cloudu. Chápu tu myšlenku. Sám jsem ale zvyklý na prostředí, kde jsme drželi veškerá data striktně on-premise, a pořád si myslím, že je to základní premisa kybernetické bezpečnosti, která vám vyřeší drtivou většinu rizik, snad kromě insiderů a lidských chyb.
Jistě, cloud má své výhody, jednou z nich je například snadný přístup k velkým jazykovým modelům (LLM). Ale nahrávat citlivá firemní data do veřejných cloudů je, promiňte mi ten výraz, velmi krátkozraká praxe.
Nebudu tady vyjmenovávat rizika, která zcela jistě znáte vy i vaši bezpečnostní manažeři. Ale podívejme se na to trochu nezvyklou geopolitickou optikou. Všichni velcí poskytovatelé cloudů sídlí v USA. Říká vám něco CLOUD Act? Pak vězte, že před nástupem nepředvídatelné administrativy Donalda Trumpa mohl znít jako neškodný zákon. Dnes ale může být ostře nabitou konkurenční zbraní. Kdo tvrdí, že je to hloupost, ať si vzpomene, jak byl po 11. září v duchu patriotismu zneužíván USA PATRIOT Act.
Naše řešení je plně on-premise, umí fungovat zcela bez přístupu k internetu, a to včetně našich specializovaných AI modelů, které jsou námi natrénované na konkrétní úkoly. Vaše data tak nejen zůstávají v bezpečí, ale naše specializované algoritmy prohledávání, trénované desítkami let zkušeností, vám navíc poskytnou řádově přesnější a relevantnější výsledky než jakýkoliv obecný jazykový model, pro který je vyhledávání jen jednou z mnoha funkcí.
Firmy sbírají více dat, ale mají méně znalostí
Čím více dat generujeme, tím méně efektivně je využíváme. Paradoxně, rostoucí množství informací nás dělá méně informovanými – prostě proto, že nedokážeme najít, co potřebujeme, když to potřebujeme.
Internet by bez vyhledávačů byl jen chaotickou sítí vzájemně propojených stránek. Bez efektivního vyhledávání by zkolaboval pod vlastní vahou. Proč tedy dopouštíme stejný chaos ve svých firemních sítích?
Je čas přestat předstírat, že tahle neefektivita je normální. Je čas přestat plýtvat časem a penězi. Je čas získat nad svými daty kontrolu – a s ní i konkurenční výhodu pro budoucnost.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU