Takové případy ukazují, kolik může firmu stát nedostatečné ověření údajů uchazečů či partnerů. Až 40 % kandidátů v životopise uvádí nepravdy – od drobných nepřesností až po smyšlené reference. Přesto mnoho organizací ověřuje málo nebo vůbec. Důvody? Obavy z GDPR, časová náročnost a pocit, že „nám se to nestane“. Náklady na výměnu špatného zaměstnance přitom dosahují 50–200 % jeho roční mzdy, u top pozic i miliony korun.
Ujasněte si oprávněný zájem
GDPR neříká „neověřujte“, ale „dělejte to přiměřeně“. Klíčovým pojmem je oprávněný zájem – tedy právo zaměstnavatele zjišťovat pouze takové informace, které přímo souvisejí s výkonem práce. U údržbáře jiný rozsah než u finančního ředitele. U pozic v bezpečnosti, financích nebo s přístupem k citlivým datům je důkladnější prověrka legitimní. Kandidát může poskytnout výpis z trestního rejstříku, ale začernit nesouvisející delikty. Sociální sítě lze sledovat, ale politické názory, náboženství či rodinný život zůstávají tabu.
Manuální kontrola: Hodiny klikání
Rozhodnete-li se prověrky dělat ručně a systematicky, čeká vás několik hodin práce na každého kandidáta. V ČR existuje řada veřejných zdrojů – obchodní rejstřík, insolvenční a exekuční registr, živnostenský rejstřík, rejstřík skutečných majitelů, databáze médií a další. Každý má jiné rozhraní, jiný způsob vyhledávání a jiné požadavky na zadání údajů.
Ruční ověřování znamená opakované přepisování stejných dat do různých formulářů a neustálé přepínání mezi systémy. I pokročilé vyhledávání přes Google dokáže odhalit skryté informace, například exekuční příkazy na úředních deskách nebo soudní rozhodnutí v PDF, ale vyžaduje znalost speciální syntaxe a spoustu času.
Bez jasné metodiky se navíc liší přístup jednotlivých personalistů, výsledky jsou nekonzistentní a firma se vystavuje právním rizikům. Neexistuje-li dokumentovaný postup, těžko prokážete, že prověrka proběhla správně a v souladu se zákonem.
Efektivní řešení s TOVEK Finder
Moderní přístup znamená nejen informace získat, ale udělat to efektivně, v souladu s legislativou a s možností celý proces doložit. TOVEK Finder je webová aplikace pro ověřování informací o kandidátech či partnerech z on-line zdrojů. Umožňuje nastavit kategorie pozic – od administrativy po top management – a pro každou definovat úroveň kontroly. Systém uživatele vede krok za krokem podle předem daných pravidel, čímž zajišťuje soulad s GDPR i interní compliance.
Výsledkem je jednotný, strukturovaný report v přehledném formátu. Řešení lze přizpůsobit konkrétním potřebám firmy, takže se celý proces zrychlí, zjednoduší a zároveň zpřesní.
Ověřování jako investice
Prověřování údajů není zbytečná byrokracie, ale investice do kvality týmu a bezpečnosti firmy. Společnosti, které k němu přistupují systematicky, získávají konkurenční výhodu v podobě spolehlivějších a důvěryhodnějších zaměstnanců. S moderními nástroji, jako je TOVEK Finder, může být celý proces rychlý, důkladný a zcela v souladu s právem.
Autor: Petr Vancl Hochberger, Business Development Manager
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU