Microsoft Project 98

Nástroj pro řízení projektů





Užitečný a pravděpodobně nejrozšířenější nástroj pro řízení

projektů je nyní k dispozici v nové verzi. Pokud právě vy

patříte ke skupině manažerů, kteří kvalitní software pro

podporu své práce hledají, neváhejte a čtěte dál.



Ačkoliv se na krabici dočtete, že je Project členem rodiny

Office, ne každý jej bude potřebovat. Ne každý je totiž

manažerem projektu. Řídíte-li tedy tým(y) lidí, kteří

participují na nějakém, zpravidla dlouhodobějším úkolu

(tvůrci Projectu hovoří o několikatýdenní až několikaměsíční

práci), oslovuje tento software právě vás. S podporou

Projectu lze samozřejmě řídit i delší úkoly, ty je však pro

lepší přehlednost vhodné rozdělit na menší celky.



První kroky

Pokud jste dosud žádnou počítačovou podporu pro řízení

projektů nepoužívali, nevěšte hlavu. Po spuštění aplikace se

totiž přihlásí váš nový přítel – průvodce. Naučí vás, jakou

sekvenci jednotlivých kroků zvolit a jak celý projekt

definovat od zadání data začátku (popř. konce) projektu, přes

definici manažerů, určení pracovní doby, úkolů a délky jejich

plánovaného trvání, definici zdrojů a nákladů až po sledování

vlivu změn jednotlivých faktorů na průběh celého projektu.

Dokumentace, ať už v klasické, papírové podobě či dokumentace

elektronická, zaslouží slova chvály. Navíc je vám neustále

k dispozici Asistent.



Hlavní funce

Nový projekt lze definovat nejen od data začátku, ale také

„od konce“, což je velmi přínosné. Pro jednotlivé úkoly (lze

zadat i ty periodicky se opakující) se zadává očekávaná

doba trvání; skutečnou dobu trvání spočítá Project na základě

informací o přiřazení zdrojů danému úkolu. Každý zdroj (jeho

pracovní dobu lze globálně i individuálně nastavit) totiž

nemusí být pro daný úkol využit na 100 % – např. tehdy,

je-li tento zdroj sdílen více projekty. Tak se může stát, že

projekt „se nestíhá“ v daném termínu – manažer by měl v tomto

okamžiku přerozdělit zdroje tak, aby jej bylo možné

dokončit v požadovaném čase.

Samozřejmě lze sledovat vývoj nákladů na projekt. U každého

zdroje se evidují variabilní a fixní náklady, a dokonce

náklady na jeho přesčasové použití. U každého zdroje lze

všechny tyto druhy nákladů evidovat až v pěti variantách –

využití se nabízí např. pro různou výši nákladů v závislosti

na ročním období nebo např. v případě různé výše nákladů,

jedná-li se o „in-house“ projekt (pro vlastní firmu) nebo

o projekt zpracovávaný pro zákazníka apod.

V rámci řízení projektu je důležitá návaznost jednotlivých

úkolů. Project nabízí v tomto směru dostatečné možnosti –

lze definovat několik bezprostředních předchůdců každého

úkolu, a to v několika typech návaznosti.

Mezi úkoly lze definovat i časovou mezeru (lag), přičemž její

hodnota může být i záporná – provádění části úkolů bude

v tomto případě souběžné. Každému úkolu lze dále přiřadit

prioritu v 9bodové škále a definovat omezení (constraints).

Po nadefinování úkolů, návazností a omezení a po přiřazení

zdrojů Project generuje graf, který zobrazuje lokaci

jednotlivých úkolů v rámci projektu. Ihned je patrné, které

úkoly jsou souběžné a které na sebe musejí navazovat.

Grafická prezentace informací je další silnou stránkou

produktu: k dipozici je široká paleta grafů (včetně PERTu),

lze si nechat zobrazit kritickou cestu (tj. sekvenci úkolů,

na jejichž včasném splnění záleží celková délka trvání

projektu). Data lze „pitvat“ i z pohledu zdrojů – např. na

jaké úkoly a kolika hodinami je přiřazen ten který zdroj nebo

z hlediska nákladů. Přitom je vždy zvýrazněno, které zdroje

jsou přetíženy.

Project samozřejmě poskytuje funkce nejen pro plánování

projektu, ale také pro sledování jeho postupu, nákladů

a rozpočtu. Naplánovaný projekt se uloží jako tzv. baseline

a v průběhu jeho plnění manažer vyplňuje formulář

o dosažených výsledcích. Project okamžitě hlásí odchylky od

plánu a manažer může v předstihu reagovat a optimalizovat

projekt vhodným přerozdělením zdrojů.



Novinky ve verzi 98

Nových vlastností je mnoho, zmíním tedy jen některé.

Základním milníkem je přechod na tzv. effort driven plánování

a řízení projektu – trvání úkolu (a tudíž celého projektu)

je v tomto modelu závislé na množství práce, kterou je třeba

udělat, a na množství zdrojů, jež jsou na úkol k dispozici.

Významně se také změnily možnosti práce se zdroji: každý

zdroj může být na projekt k dispozici jen od/do určitého

data, intenzita jeho zapojení se může měnit stejně jako sazba

nákladů. Podporováno je také Task Splitting , tzn. situace,

kdy se plánuje přerušení úkolu na určitou dobu. Novinkou je

též detailní sledování využití zdrojů na jednotlivé úkoly

a podůkoly.

Takřka všechen software tenduje k Internetu a podpoře

pracovních skupin (workgroup computing), a ani Project není

výjimkou: do svého projektu můžete integrovat WWW dokumenty

formou hyperlinku, rozpracovaný či hotový projekt lze

zveřejnit na Síti či v rámci intranetu exportem do formátů

HTML a GIF. Zajištěna je také integrace s dalšími

kancelářskými produkty, zejména s elektronickou poštou a MS

Outlookem.



Závěrem

MS Project je nesporně kvalitní software. Potřebujete-li

k řízení svých projektů počítačovou podporu, při rozhodování

o volbě konkrétního programu byste měli o tomto produktu

Microsoftu uvažovat. Pakliže se pro Project rozhodnete,

nešetřete na velikosti operační paměti.









Microsoft Project 98

+ metodika

+ mnoho pohledů na data

+ ovládání a orientace v produktu

+ podpora Webu, mailu

+ Office Assistant

+ dokumentace tištěná i kompletně v HTML

+/-- není pro Win 3.x

– změny „default working time“

– jen jeden krok „Undo“

K recenzi poskytla firma:

Microsoft, s.r.o.

Novodvorská 1010

Praha 4

www.microsoft.com/project

Cena: ???????