Rychlokurz - WinOrganizer - Naučte se pracovat s výkonnou aplikací pro organizaci vašeho času a dat (CD)

Zdravím vás a vítám u dalšího dílu Rychlokurzu. Tentokráte vám přinášíme
program, který by vás za normálních okolností stál pěkných pár dolarů

(konkrétně nepěkných 39,95), ale pro naše čtenáře ho přibalujeme jako bonus

zdarma.



Před rokem a třemi měsíci (to to utíká) jsem vám v Rychlokurzu popisoval

program Golden Selection Notes pro ukládání poznámek a organizaci dat. Zatímco

já jsem od té doby pouze o rok zestárl, z kukly se vylíhl motýl a tento program

vyspěl. V jeho nejlepší formě si jej dnes představíme. Nyní se však jmenuje

WinOrganizer. Už to není jen nástroj pro ukládání strukturovaných dat, ale

svede toho mnohem mnohem víc. A protože je toho tolik, tak se vrhneme hned do

práce.





Instalace



Spusťe exe-soubor, a už notorickou sekvencí kliků na [Next>] nainstalujte

aplikaci do standardního umístění v adresáři Program Files. Po startu nás

WinOrganizer přivítá Tipem dne, tedy jakousi nápovědou, co byste mohli dnes

vyzkoušet. Pokud vás to nezajímá, tak před kliknutím na tlačítko [OK]

odškrtněte volbu [ ] Show tips at startup (Ukázat Tip dne při spuštění), a tím

dalšímu zobrazování tipů zabráníte.



V případě, že hlavní okno (konkrétně menu hlavního okna, ne data) na vás mluví

anglicky či jinak, přepněte se na češtinu klikem na menu Tools \ Language \

Czech.





Práce s programem



Vše důležité se bude odehrávat v hlavním okně. Vidíte, že je rozděleno na dvě

hlavní sekce, spojené kroužkovou vazbou. Levá ukazuje stromovou strukturu, do

které budete ukládat svoje poznámky, úkoly, události, upozornění prostě vše, na

co nesmíte zapomenout. Každou takovou položku můžete skrýt pod heslem, takže v

jednom rodinném dokumentu může mít kromě společných informací i každý

jednotlivý člen rodiny svá soukromá data. Zadáním hesla se vám odkryjí všechny

položky se stejným heslem, což má obrovskou výhodu heslo budete psát pouze

jednou. Kromě své soukromé složky dat můžete mít zaheslovány i třeba některé

věci ve společných složkách.



V pravé sekci se vám bude zobrazovat obsah právě aktivní položky. Obsahem může

být dokument, seznam úkolů, událostí atd., v závislosti na typu položky. Obecně

se však dá říci, že se obsahové okno dá rozdělit na tři oddíly. Každý oddíl lze

umístit na libovolné místo v pravé sekci nebo skrýt. Takže pro položku typu

dokument můžete mít v obsahovém okně buď přímo text s obrázky, nebo mít

zobrazený seznam dokumentů (viz ukázkový soubor WinOrganizer \ záznamy Laura

Davis \ DVD, kde máte v položce Comedies seznam komedií, a teprve v dolní části

vlastní popis).



V obsahové sekci můžete tedy mít tato tři pod okna:



Seznam záznamů – čili sloupec záznamů stejného typu pod sebou, např. seznam

úkolů (menu Zobrazit \ Podrobnosti záznamu \ Zobrazit podrobnosti záznamu).



Podrobnosti záznamu – datové položky pro aktuální záznam, kupříkladu pro jeden

konkrétní úkol ze seznamu úkolů je to datum expirace, stav splnění, důležitost

atd.



Komentář – dokument pro vybraný úkol ze seznamu úkolů (menu Zobrazit \ Zobrazit

komentář), kam můžeme zapsat data spojená s úkolem, obrázky atd.



Přehazovat pořadí podoken (seznamového, komentářového a okna s podrobnostmi)

lze zapnutím volby (menu Zobrazit \ Arrange Windows), uchopením za záhlaví a

přetažením na požadované místo.



Struktura položek v levé sekci by měla vyjadřovat nějakou logickou hierarchii,

což poměrně hezky ukazuje demosoubor, který se vám otevře při prvním spuštění

aplikace po instalaci. Takovou základní strukturu dat jedné hypotetické rodinky

(v češtině) jsem pro vás připravil i já a najdete ji na obrázku. Pokud položku

budete chtít přesunout na jiné místo ve struktuře, stačí ji myší uchopit a

přenést na nové místo konkrétně na položku, která má být její novou nadřízenou.

Chcete-li přehodit pořadí položek v rámci jedné úrovně, pak použijte CTRL a

šipky Nahoru a Dolů.



Každý z vás by si však měl takovou strukturu přizpůsobit sám vlastnímu stylu

tak, aby se mu v ní dobře vyhledávala data, která zrovna potřebuje. Jednotlivé

položky ve struktuře mohou být určitého typu a podle toho se potom na ně

nahlíží. Typy položek jsou následující:



Poznámky – Obsahem této položky je formátovaný textový dokument (nebo několik

dokumentů, pokud aktivujete okno se seznamem záznamů), tedy něco podobného, co

můžete vyrobit třeba v textovém editoru (např. ve Wordu). Kromě formátovaného

textu může obsahovat také tabulky, obrázky, e-mailové adresy, odkazy na lokální

soubory, na webové servery, nebo také na konkrétní data v souborech

WinOrganizeru. Pomocí tohoto dokážete vytvořit či uchovat graficky i obsahově

poměrně náročné dokumenty. Při zapnutém okně Podrobnosti záznamu uvidíte

informace o datu vytvoření a poslední aktualizaci.



Úkoly – Slouží pro zaznamenávání dlouhodobějších úkolů, které stojí před vámi

(pro jednorázové akce se hodí spíše záznam typu Událost). Např. potřebujete

obvolat firmy a zjistit cenové nabídky. Vytvoříte tedy úkol, zaznamenáte si, do

kdy má být splněn, nastavíte, jak často vás má WinOrganizer na tento úkol

upozorňovat, a třeba i jaké dokumenty či jaké programy má za vás automaticky

otevřít. Průběžně potom budete podle stavu aktualizovat míru splnění úkolu (v

procentech), až jej nakonec zaškrtnete jako hotový. Máte tak přehled, co jste

již udělali a jak vlastně úkol probíhá či probíhal.



Událost – Jak jsem již zmiňoval, jedná se o jednorázovou akci v čase např.

schůzku, pracovní oběd či jenom nákup. Událost může být čistě jednorázová, nebo

se může pravidelně opakovat (kupříkladu pravidelné schůzky s přáteli každý sudý

týden ve čtvrtek od 20:00). Dá se nastavit, jak dlouho předem chceme být

upozorněni a jakým způsobem, i co dělat, jestliže událost prošvihneme (když

třeba nebudete mít puštěný počítač), či jaké programy automaticky spustit

(třeba při partiii on-line hry).



Hesla – Záznam tohoto typu je určen pro ukládání různých hesel či PINů. Jak

název napovídá, uložit je zde možno přihlašovací jméno, heslo či identifikační

číslo i adresu HTTP://WWW stránky, pro kterou jsou zadané údaje platné.

Rozhodně doporučuji mít položky tohoto typu zaheslované jak, to si ukážeme

později.



Kontakty – I zde je název téměř všeříkající. Je určen pro uchování údajů o

člověku (jméno, příjmení, datum narození, fotka, telefon, e-mail,

zaměstnavatel…) či firmě (telefon, e-mail, HTTP://WWW stránky, logo).

Datových políček je vskutku hodně, a jistě se vám tam vejdou všechny potřebné

údaje. A co se nevejde, to můžete uložit do komentáře.



Složka – Položka typu Složka je mezi ostatními trochu výjimečná. Nemá totiž

žádný vlastní datový obsah, slouží pro sdružení podřízených záznamů. Obsah

(který se objeví v pravém okně, když na položku typu Složka klikneme) je

vlastně jen seznam názvů pod-položek s informacemi o čase jejich vytvoření či

poslední aktualizaci. Je to tedy ekvivalent adresáře v souborovém systému nebo

takového šuplíku pro dokumenty.



Vytvořme si takovou zkušební položku třeba typu Úkoly. Máme v práci velký

projekt a potřebujeme si v něm udělat pořádek a dohlédnout, abychom na nic

důležitého nezapomněli. Klikněte pravým tlačítkem na položku, která by měla být

nadřízená (logicky by to mělo být umístěno někde pod položkami Práce Projekty,

či něco podobného), v menu klikněte na černou šipku vedle volby Přidat a z

nabídky typů položek si vyberte typ Úkoly. Tímto jsme přidali položku, do které

bychom měli zaznamenat všechny úkoly a fáze projektu. Nejprve však nastavme

vlastnosti položky. Klikněte na ni pravým tlačítkem myši a vyberte Vlastnosti.

V oušku Hlavní jsou pouze souhrné informace, zato druhé ouško je mnohem

zajímavější. Vlastní nastavení obsahuje několik voleb, které vás mohou zajímat:



- Pamatovat si pořadí sloupců v seznamu záznamů zachovat rozvrstvení sloupců v

seznamu úkolů (ty je možno měnit pouhým přetažením hlavičky sloupce na

požadované místo, nebo přidávat další sloupce přes menu Zobrazit \ Seznam

záznamů \ Vlastní nastavení).



- Pamatovat si záznamy, komentáře, detaily záznamu zachovat rozvrstvení podoken

s komentářem, s podrobnostmi o záznamu apod.



- Barva textu v seznamu záznamů barva písma v seznamu s úkoly.



- Barva dokumentu barva podkladu aktuální položky tedy úkolů.



- Nastavení datumového filtru zapnutí filtru na datumy vzhledem k dnešku.

Nastavíte-li Minulé dny na [5] a Následující dny na [7], všechny položky, které

nespadají do tohoto intervalu (tedy jsou starší než 5 dní nebo jsou nastaveny

více než týden dopředu), budou skryty.



Ještě důležitější je poslední ouško Zabezpečení. Právě zde se nastavuje heslo

pro přístup k datům aktuální položky, jak jsem se o tom již zmiňoval.

Zaškrtněte volbu [X] Chráněný dokument a nastavte heslo. Toto sdělte pouze

lidem kteří mají mít oprávnění vidět data týkající se našeho projektu. Všechny

provedené volby potvrďte stisknutím tlačítka [OK].



Nyní je čas začít vyplňovat jednotlivé úkoly projektu. Klikněte pravým

tlačítkem myši do seznamu úkolů a zvolte Vložit. Vyplňte název úkolu

(podrobnější popis je možno vložit do komentáře), datum, do kdy je nutno úkol

splnit (lze vložit alarm kliknutím na tlačítko [Rozšířené nastavení denního

alarmu]), příp. můžete do políčka Assignee vložit jméno pověřené osoby. Do

komentáře vepište podrobný popis úkolu. Komentář je v podstatě pole typu

Dokument, takže i sem se dají umisťovat obrázky, odkazy a tabulky.



Stejným způsobem vložte i návazné úkoly, snažte se na nic nezapomenout,

postupujte od obecných ke konkrétním. Pro každý obecný úkol můžete vložit

konkrétnější podúkoly.





Dnes, Zámek



Teď zbystřete pozornost! Probereme si dvě důležité funkce WinOrganizeru. První

asi budete používat velmi často: jde o magické tlačítko [Dnes], které najdete v

levém dolním rohu hlavního okna. Po jeho stisknutí vás program přenese do

přehledného kalendáře, kde jasně uvidíte, co vás dnes a v nejbližších dnech

čeká (a nemělo by minout). Tento kalendář se brzy stane vaším startovním místem

pro nový den.



Druhá, snad ještě důležitější, je funkce Zámek. Pokud se chystáte od počítače

na chvíli odejít, nezapomeňte kliknout na ikonu (nebo stisknout klávesovou

kombinaci CTRL+F12). Od tohoto okamžiku se totiž opět zamknou všechny položky,

které jste odemkli zadáním hesla, a nikdo nebude moci vaše soukromá data

získat. Pamatujte na bezpečnost a vždy před opuštěním PC svá data zamkněte.

Vždyť CTRL+F12 je tak jednoduché…





Závěr



Pamatujte na to, že WinOrganizer je pouze nástroj. Jeho opravdová hodnota tkví

v datech, která do něj vložíte. Proto nezapomínejte a pokaždé, když si po

telefonu domluvíte schůzku, když skončíte pracovní poradu, nebo když se

zaregistrujete na internetu, vždy ihned sedněte ke klávesnici a novinky

zapište. WinOrganizer se vám odmění tím, že dohlédne, abyste už nikdy na nic

důležitého nezapomněli. Takže si zapište za uši… vlastně do WinOrganizeru,

že…