Tipy a triky pro práci s textovým editorem

Textové editory jsou dnes složitější než kdykoliv dříve mnoho užitečných funkcí
je však pohřbeno hluboko ve struktuře menu a podmenu. Některé z těchto skrytých

extra funkcí, které mohou vašim dokumentům dodat ten správný švih, jsme pro vás

našli a vyzkoušeli.

Za dávných a dávných časů… neuměly textové editory o moc víc než psát text,

dát mu základní úpravu a zkontrolovat pravopis. Fungovaly jako o stupeň

vylepšený psací stroj. Postupem času se ale programy jako Microsoft Word nebo

Corel WordPerfect změnily k nepoznání. Nabíraly neustále další a další funkce

až vyrostly do velikosti monster, která je možné použít pro napsání

neformálního dopisu příteli, sestavení profesionálně vypadající zprávy,

vytvoření prezentace nebo publikaci na Internetu a všechny tyto dokumenty mohou

obsahovat nejen obrázky, ale i multimediální klipy.



Jediný problémem je, že velká část těchto extra funkcí (a i některé funkce

běžné) je skryta hluboko v architektuře programu, v některém z podmenu, a

frustrovaný uživatel je často vůbec nemusí objevit. Orientace v moderních

složitých textových editorech přetékajících menu a funkcemi opravdu není

jednoduchá. Rozhodli jsme se proto poradit čtenářům, jak maximálně využít

impozantní možnosti Wordu a WordPerfectu, včetně extra funkcí, o jejichž

existenci ve vašem editoru jste možná neměli ani ponětí. Doufáme, že tyto tipy

a triky nejenom dodají extra švih vašim dokumentům, ale ušetří vám i čas a

zvýší produktivitu.







1. UPOUTEJTE POZORNOST HLASOVÝM KOMENTÁŘEM



Někdy potřebujete upoutat pozornost čtenáře, nebo ji přitáhnout k určité části

dokumentu. Proč nedoplnit dokument hlasovým komentářem nadiktovaným přímo jakou

součást souboru, a nedonutit tak čtenáře, aby doslova nastražil uši? Pokud máte

k počítači připojený mikrofon, není na tom nic složitého. Je pouze nutné mít na

paměti, že hlasové komentáře mohou podstatně zvýšit velikost souboru a používat

je s mírou: například hlasový komentář trvající tři a půl vteřiny přidá k

velikosti souboru asi 75 KB.



Word 97 a 2000: Nejprve umístěte kurzor na místo, kam chcete komentář vložit,

pak z menu Vložit (Insert) zvolte možnost Objekt (Object). Na záložce Vytvořit

nový (Create New) vyberte položku Zvuk Wave (Wave Sound) a stiskněte OK. Až se

vám na obrazovce objeví dialogové okno Zvukový objekt (Sound Object), klikněte

na červené tlačítko nahrávání (Record) a nahrajte komentář, po dokončení

nahrávání stiskněte tlačítko Stop. Z menu Soubor se pomocí položky „Zavřít a

návrat do…“ (Exit and Return to Document) vraťte zpět do okna editoru. Na

místě, kam jste umístili kurzor, by se vám nyní měla objevit ikona reproduktoru

zastupující hlasový komentář.



Komentář přehrajete poklepáním myší na tuto ikonu. Pokud chcete komentář

upravit nebo zcela přepsat, klikněte na ikonu pravým tlačítkem myši, zvolte

Objekt Zvuk wave Upravit (Wave Sound Object/Edit). Stiskněte tlačítko pro

nahrávání a komentář podle libosti změňte.



WordPerfect 8.0 a 9.0: WordPerfect sice nabízí možnost Insert/Sound, existuje

ale i jednodušší způsob, jak do dokumentu přidat hlasový komentář.



Nejprve opět umístěte kurzor na místo v dokumentu, kam si přejete komentář

vložit. V menu vyberte možnost Insert/Object. V dialogovém okně Object zvolte

ze seznamu typů objektů položku Wave Sound. Stiskněte OK.



Na monitoru se vám objeví dialogové okno Sound Object. Stiskněte tlačítko

nahrávání a do mikrofonu namluvte komentář. Po ukončení nahrávání stiskněte

tlačítko Stop. Z menu File zvolte Exit and Return to Document. Na místě

vloženého komentáře se vám objeví ikona reproduktoru.



Zvuk přehrajete poklepáním na ikonu reproduktoru a stisknutím tlačítka Play v

dialogovém okně Sound Object. Po ukončení přehrávání dialogové okno zavřete.

Přejete-li si komentář upravit nebo přepsat, klikněte pravým tlačítkem myši na

ikonu reproduktoru, vyberte Wave Sound Object/Edit a opakujte nahrávání.



Jak ve Wordu, tak ve WordPerfectu jsou hlasové komentáře uloženy jako součást

vlastního textového souboru, což podstatně usnadňuje manipulaci s takto

upravenými dokumenty.







2. ZAOSTŘENO NA ZVÝRAZŇOVÁNÍ



Ať už chcete přitáhnout pozornost čtenáře k určité části dokumentu, nebo si

potřebujete označit některé pasáže pro vlastní potřebu, jednoduchým způsobem,

jak toho dosáhnout bez nutnosti měnit vlastní text, je zvýrazňování. Pro mnoho

lidí však stále zvýrazňování pomocí textového editoru zůstává velkou neznámou.

Zde je pár tipů, které vám pomohou se zorientovat.



Word 95 až 2000: V editoru Microsoft Word 95 až 2000 klikněte na šipku vedle

ikony zvýrazňování (obrázek barevně podtržené tužky) na panelu formátování a

zvolte si barvu, kterou chcete pro zvýrazňování použít (viz obrázek). Poté, co

si vyberete barvu, změní se kurzor na symbol zvýrazňovače. Stiskněte levé

tlačítko myši a přetáhněte kurzor přes část textu, kterou si přejete zvýraznit,

pak tlačítko myši pusťte.



Chcete-li zvýraznit určitý blok textu rychle a jednoduše, můžete namísto myši

použít shortcut. Pro zvýraznění jednoho slova stačí na něj dvakrát kliknout,

pro zvýraznění věty stiskněte klávesu Ctrl a pak klikněte na kterékoli místo

věty, pro označení celého odstavce třikrát klikněte na libovolné místo odstavce.



Kurzoru ve tvaru zvýrazňovače se zbavíte (a ukončíte tak zvýrazňování) tak, že

znovu kliknete na ikonu zvýrazňování nebo pouze stisknete klávesu Esc. Nechtěné

zvýraznění odstraníte tím, že zvýrazněný text znovu označíte kurzorem ve tvaru

zvýrazňovače nebo použijete výše uvedené shortcuty.



WordPerfect 8.0 a 9.0: Pro zvýraznění části textu v programu WordPerfect

klikněte na šipku vedle ikony zvýrazňování na formátovacím panelu a zvolte

barvu, pak klikněte na vlastní ikonu. Až se kurzor myši změní na symbol

zvýrazňovače, označte část textu, jíž chcete zvýraznit, kliknutím a tažením

myši. Pusťte tlačítko myši.



Pro rychlé zvýraznění určitého textového bloku můžete použít následující

shortcuty: jedno slovo zvýrazníte dvojitým kliknutím, větu trojitým kliknutím,

odstavec čtyřnásobným kliknutím uvnitř odstavce nebo dvojitým kliknutím po jeho

levém okraji.



Kurzor myši vrátíte zpět ze zvýrazňovacího modu kliknutím na ikonu

zvýrazňování. Zvýraznění z textu můžete odstranit opětovným vybráním textu

kurzorem zvýrazňovače, odstraněním zvýraznění v okně Reveal Codes nebo použitím

výše popsaných shortcutů.







3. ABYSTE NEODEPSALI STARÉ SOUBORY…



Vytváření nových dokumentů založených na starších dokumentech je oblíbeným

způsobem úspory práce a času, ale může způsobit nenahraditelné škody, pokud se

spletete při ukládání. Je velice jednoduché starší dokument omylem přepsat,

pokud namísto možnosti Uložit jako (Save as) použijete pouze možnost Uložit

(Save). A když k tomu dojde, způsobená škoda může být téměř jakýchkoli rozměrů.



Microsoft Word vám nedovolí funkci ukládání jako takovou přepsat, ale můžete

příkaz Uložit odstranit z menu Soubor, čímž dosáhnete téměř stejného výsledku.

Tato možnost se vztahuje na všechny verze Wordu, od Wordu 97 po Word 2000. V

menu Nástroje (Tools) vyberte možnost Vlastní (Customize). Přímo v okně, které

se vám na obrazovce objeví, nemusíte dělat nic, máte však nyní možnost upravit

si menu podle vlastního uvážení. Otevřete menu Soubor (File), klikněte na

příkaz Uložit a odtáhněte ho z menu pryč do okna dokumentu. Tím odstraníte

tento příkaz z nabídky Soubor.



Chcete-li si být skutečně jistí, že při ukládání omylem nepřepíšete data,

můžete odstranit kliknutím a odtažením ikonu diskety z panelu nástrojů (máte-li

otevřeno okno Nástroje/Vlastní). Potřebujete-li soubor rychle uložit, použijte

klávesovou kombinaci Ctrl+S. Menu Soubor vám však bude nabízet pouze možnost

Uložit jako. Můžete také použít klávesu F12, což je standardní klávesa Wordu

pro příkaz Uložit jako.



Pokud se později rozhodnete, že byste si přáli položku Uložit v menu Soubor

obnovit, otevřete okno Nástroje/Vlastní a přejděte na záložku Příkazy

(Commands). Otevřete menu Soubor, v dialogovém okně ze seznamu příkazů vyberte

příkaz Uložit a přetáhněte ho zpět do menu.







4. VYTVÁŘENÍ SEZNAMŮ S ODRÁŽKAMI VEDLE SEBE



Je obecně rozšířeným omylem, že ani Microsoft Word, ani WordPerfect neumožňují

vytvářet na jedné stránce více seznamů s odrážkami vedle sebe. Ve skutečnosti

je to v obou programech poměrně snadné, použijete-li tabulku (viz obrázek).

Výhodou tohoto postupu je, že zatímco při použití sloupců je téměř nemožné

udržet formátování textu a umístění odrážek pod kontrolou, tabulky si s

organizací textu v paralelních sloupcích poradí hravě.



Word 95 až 2000: Umístěte kurzor na místo, kde chcete mít začátek paralelních

seznamů. Vyberte v menu Tabulka (Table) možnost Vložit tabulku (Insert Table).

V dialogovém okně nastavte počet sloupců na hodnotu 2 a počet řádků na 1.

Stiskněte OK.



Poté klikněte dovnitř prvního sloupce a na panelu nástrojů poklepte na ikonu

Odrážky (Bulleted List). Napište levý seznam, nebo zkopírujte a vložte do buňky

seznam existující. Tentýž postup opakujte v pravém sloupci.



Nechcete-li, aby se v tištěném dokumentu objevilo ohraničení tabulky, klikněte

uvnitř tabulky pravým tlačítkem myši a z kontextového menu vyberte Ohraničení a

stínování (Borders and Shading). V dialogovém okně zvolte možnost Žádné (None)

a potvrďte stisknutím OK. Přestože na obrazovce počítače se vám ohraničení

tabulky bude i nadále zobrazovat jako světle šedé čáry, na tištěném dokumentu

se neobjeví.



Word také umožňuje nastavit šířku a umístění sloupců tabulky jednoduchým

roztažením pomocí myši přímo uvnitř dokumentu.



WordPerfect 8.0 a 9.0: Nejprve umístěte kurzor myši na místo, kam chcete vložit

paralelní seznamy, a v menu Insert vyberte možnost Table. V dialogovém okně pro

vytváření tabulky nastavte počet sloupců na hodnotu 2 a počet řádků na hodnotu

1. Stiskněte tlačítko Create. Myší klikněte dovnitř levého sloupce a na hlavním

panelu nástrojů poklepte na ikonu Bulleted List. Vepište seznam do levého

sloupce nebo vložte existující seznam, pak opakujte stejný postup v pravém

sloupci.



Pokud si nepřejete, aby se ohraničení a rozvržení tabulky objevilo v tištěném

dokumentu, klikněte uvnitř tabulky pravým tlačítkem myši a v kontextovém menu

zvolte položku SpeedFormat. V dialogovém okně vyberte ze seznamu možných stylů

(Available Styles) možnost No Lines No Border, klikněte na tlačítko Použít

(Apply) a pak na tlačítko Zavřít (Close).



Stejně jako Word, i WordPerfect nabízí možnost nastavit šířku a umístění

sloupců tabulky jejich roztažením či přetažením myší uvnitř dokumentu.







5. ZAJISTĚTE SI ODESÍLANÉ DOKUMENTY



V případě, že potřebujete odeslat dokument jako přílohu elektronické pošty, ale

chcete zabránit tomu, aby příjemce v dokumentu prováděl jakékoli změny, máte

dvě možnosti. První možností je uložit soubor jako soubor pouze ke čtení (Read

Only).



V programu Word 97 toho dosáhnete tak, že v menu Soubor vyberete možnost Uložit

jako, kliknete na tlačítko Možnosti (Options) a zaškrtnete řádek „Doporučeno

jen ke čtení“. Ve Wordu 2000 vyberete Soubor/Uložit jako/Nástroje/Obecné

možnosti (File/Save As/Tools/General Options) a zaškrtnete možnost doporučit

jen ke čtení.



Dalším způsobem, jak soubor označit jako pouze ke čtení, je kliknout pravým

tlačítkem myši na jeho ikonu v okně složky, zvolit Vlastnosti (Properties) a

zaškrtnout políčko Pouze ke čtení (Read-only).



Bohužel, pokud bude příjemce dokumentu opravdu chtít něco v textu změnit, může

toto nastavení opět zrušit, čímž získá neomezený přístup k editaci dokumentu.

Navrhujeme proto, abyste dokumenty, které potřebujete skutečně před případnými

změnami ochránit, převedli do formátu, v němž je obtížné je editovat, ale lze

je otevřít a číst. Tento tip funguje pro Word 97 a 2000 a pro WordPerfect 9.0,

ale nelze ho použít pro Word-Perfect 8.0. Přejete-li si zabezpečit dokument v

některém z uvedených editorů, postupujte tedy podle následujících kroků:



1 – Má-li dokument pouze jednu stranu, stiskněte klávesovou kombinaci Ctrl+A a

označte tak celý dokument. Jestliže je dokument delší, budete ho muset označit

celý po jednotlivých stránkách.



2 – Zkopírujte výběr do schránky pomocí Úpravy/Kopírovat (Edit/Copy) nebo

klávesovou zkratkou Ctrl+C.



3 – Vytvořte nový prázdný dokument: z menu Soubor vyberte Nový (File/New).



4 – V menu Úpravy zvolte možnost Vložit jinak (Edit/Paste Special). Objeví se

vám dialogové okno s rozšířenými možnostmi pro vkládání.



5 – V seznamu „Typ“ („As“) dialogového okna vyberte položku Rastrový obrázek

(Picture) používáte-li Word, nebo Picture (Metafile) používáte-li WordPerfect.

Stiskněte OK.



6 – Pokud pracujete s vícestránkovým dokumentem, stiskněte Ctrl+Enter, čímž v

novém dokumentu vytvoříte další stránku. V původním dokumentu vyberte obsah

další stránky a zkopírujte ho do schránky, pak se přesuňte zpět do okna s novým

dokumentem. Kroky 4 a 5 opakujte pro každou stránku původního dokumentu.



7 – Z menu Soubor zvolte Uložit jako (File/Save As) a uložte nově vytvořený

dokument pod novým názvem. Ukládáte-li soubor ve Wordu, ujistěte se, že ho

ukládáte ve formátu Word 97 nebo Word 2000. (Pokud byste ho uložili ve formátu

Word 6.0/95, nebylo by možné ho přečíst.) Jako přílohu elektronické pošty pak

namísto původního dokumentu použijte raději tento upravený text.



Upozornění: nově vytvořený soubor je tvořen grafickými obrázky, bude tedy větší

nežli soubor původní. Grafika je ale ve formátu Windows Metafile, což snižuje

velikost souboru, a nebude tedy příliš velký pro zasílání elektronickou poštou.

Pokud vám i přesto dělá velikost souboru starosti, můžete ho před odesláním

zazipovat.



Varování: i když je podstatně obtížnější takto upravený dokument změnit, není

to nemožné. Programy schopné pracovat se soubory ve WMF formátu (včetně Wordu

samotného, nebo například Paint Shop Pro, Photoshop a další) umožňují dokument

změnit ani tento způsob tedy není stoprocentně bezpečný.







6. KDE JSEM TO VLASTNĚ SKONČIL?



Pracujete na mnohastránkovém dokumentu, jehož editování trvá dny či týdny. Na

konci každého dne soubor uložíte a zavřete editor a další den se k práci opět

vrátíte. Problém je v tom, že musíte scrollovat dolů celým textem, než najdete

místo, kde jste včera skončili je to tak? Není. Jak Word, tak WordPerfect vám

nabízejí možnost „skočit“ přímo k naposled napsanému či upravenému slovu.

Nastavení programu tak, aby to dokázal, je hračka.



Word 95 až 2000: Při ukládání souboru Word automaticky zaznamená tři poslední

lokace v dokumentu, kde jste psali nebo upravovali text. K naposledy napsanému/

upravovanému slovu se přesunete stisknutím klávesové kombinace Shift+F5 ihned

po otevření dokumentu. Dalším stiskem této klávesové kombinace se přesunete

ještě o krok zpátky.



Tento úkon můžete zautomatizovat vytvořením makra, které nazvete například

AutoOpen, a které bude obsahovat právě tuto klávesovou kombinaci. Word poté

spustí makro při každém otevření dokumentu.



Máte-li již existující AutoOpen makro obsahující jiné úkony, můžete o tento

krok rozšířit přidáním příkazu Application.GoBack na samostatnou řádku na konci

tohoto makra.



WordPerfect 8.0 a 9.0: Ve WordPerfectu je toto nastavení dokonce ještě

jednodušší. Můžete mu prostě přikázat, aby si pamatoval lokaci při ukládání

dokumentu, a program na toto místo při příštím otevření přejde automaticky. V

menu Tools vyberte položku Bookmark. V dialogovém okně, které se objeví na

obrazovce, zaškrtněte možnosti „Set QuickMark on file save“ a „Go to QuickMark

on file open. Stiskněte tlačítko Close. Toto nastavení funguje jako výchozí a

vztahuje se na všechny dokumenty.







7. EDITACE HTML VE WORDPERFECTU 9.0



Pro tvorbu webových stránek nepotřebujete speciální program stačí vám jakýkoli

textový editor, třeba i Notepad. V programu WordPerfect 9.0 ale můžete mít s

editací HTML dokumentů problémy. Verze 8.0 dávala možnost specifikovat formát

dokumentu jako "text“, verze 9.0 však tuto možnost nenabízí. Existuje však

způsob, jak to obejít.



V menu Tools zvolte položku Settings. Poklepejte myší na ikonu Environment v

dialogovém okně nastavení a v dalším dialogovém okně přejděte na záložku XML.

Zaškrtněte řádky „Import HTML documents using the XML component“ a „Prompt for

file type when importing XML/SGML documents. Nastavení potvrďte kliknutím na OK.



Nyní by se vám při každém otevření HTML dokumentu mělo objevit dialogové okno

"Convert File Type“. V seznamu „Convert file format from“ vyberte možnost ASCII

DOS Text a stiskněte OK. Soubor po otevření můžete upravovat a při ukládání ho

po výzvě opět uložit jako ASCII DOS Text.







8. OZNAČTE SI NEBEZPEČNÁ SLOVA



Jistě jste se s tím problémem setkali. Při kontrole pravopisu textový editor

některé chyby neodhalí, protože slovo je napsáno „správně“ až na to, že se

jedná o jiné slovo. Existuje množství takových dvojic slov, která se často

zaměňují. Zde je způsob, jak tyto zákeřné chyby v pravopisu odstranit pomocí

dobře skryté funkce programu Word 97 a 2000.



Word obsahuje málo známý soubor s výjimkami ze standardního slovníku a slova

obsažená v tomto souboru program automaticky zvýrazní, i pokud jsou pravopisně

správná. Zde je návod, jak tento soubor vytvořit.



1 – nový dokument pomocí menu Soubor/Nový (File/New).



2 – Napište seznam slov, která má program při kontrole pravopisu označovat.

Každé slovo napište na zvláštní řádek a každý řádek ukončete stisknutím klávesy

Enter. Používejte pouze malá písmena Word v textu později rozezná verze s malým

i s velkým písmenem na začátku.



3 – Zjistěte, v jaké složce Word uchovává soubory slovníků. Pravým tlačítkem

myši klikněte na nabídku Start a v menu vyberte možnost Najít (Find) pro

Windows 9× nebo (Search) pro Windows 2000. V dialogovém okně hledání zadejte do

pole pro název souboru *.lex. V poli prohledávání nastavte Tento počítač (My

Computer) a stiskněte tlačítko vyhledávání (Find Now/Search Now).



4 – Používáte-li jako jazyk britskou angličtinu, najděte soubor nazvaný

mshy_en.lex (pro Word 97). Podívejte se, ve které složce se tento soubor

nachází.



5 – Vraťte se do programu Word a zadejte příkaz Soubor/Uložit jako (File/Save

As).



6 – Zvolte jako cíl pro ukládání složku obsahující slovníky (viz krok 4).



7 – Nastavte formát ukládání v poli Typ souboru (Save as Type) na možnost

„pouze text“ (text only).



8 – Ve Wordu 97 nazvěte soubor (pro britskou angličtinu) mshy_en.lex a klikněte

na tlačítko Uložit (Save). Název souboru musí být shodný s názvem slovníku,

který Word používá, bude mít ale příponu .exc.



9 – Zavřete dokument pomocí Soubor/Zavřít (File/Close).



10 – Obsah tohoto souboru můžete později upravovat nebo přidávat další slova

tak, jako byste pracovali s kterýmkoli jiným dokumentem.



Upozornění: používáte-li pro práci ve Wordu jiný jazyk, název slovníku bude

pochopitelně odlišný, pro americkou angličtinu bude ale také začínat písmeny

mshy. Ujistěte se, že jste soubor s příponou .exc uložili pod stejným názvem,

jako má slovník, který používáte.







9. NASTAVENÍ PLNÝCH MENU VE WORDU 2000



Personalizovaná menu programu Word 2000 jsou tak inteligentní, až to může být

nepříjemné. Uznejte sami není to k naštvání, když otevřete některé z hlavních

menu a příkaz, který potřebujete, se vám neobjeví? Můžete pochopitelně několik

vteřin počkat, nebo kliknout na šipku pro roztažení menu, ale i tak to dokáže

člověku znepříjemnit život. Existuje však i jednodušší způsob: stačí na název

menu nebo podmenu kliknout dvakrát, a menu se objeví celé. Chcete-li program

nastavit tak, aby celá menu otvíral pokaždé, zvolte Nástroje/Vlastní

(Tools/Customize) a přejděte na záložku Možnosti (Options). Odškrtněte řádek

(„Menus show recently used commands“) a dialogové okno zavřete kliknutím na

tlačítko Zavřít (Close).







10. OZNAČTE SI NEBEZPEČNÁ SLOVA



Pokud v dokumentech Microsoft Word často používáte citace či výrazy v cizím

jazyce, nebo pokud vaše dokumenty doslova přetékají technickými výrazy a

zkratkami, s nimiž si kontrola pravopisu nedokáže poradit, můžete program

nastavit tak, že tento text při kontrole pravopisu přeskočí a nebude vás tak

obtěžovat návrhy na opravu slov, o nichž víte, že jsou v pořádku.



Toto nastavení je jednoduché: stačí slova, u nichž si nepřejete provádět

kontrolu pravopisu, označit a otevřít menu Nástroje/Jazyk/Nastavit jazyk

(Tools/Language/Set Language). Ve Wordu 97 vyberte ze seznamu „Označte jazyk

vybraného textu“ („Mark selected text as“) možnost „bez kontroly pravopisu“

(„no proofing“) a klikněte na OK. Ve Wordu 2000 v tomtéž dialogovém okně

vyberte možnost („Do not check spelling or grammar“) a opět klikněte na