Tipy pro MS Access - Spolupráce s ostatními programy MS Office

V této části věnované spolupráci programu MS Access a ostatních programů
kancelářského balíku MS Office se zaměříme na metody, které lze používat bez

znalostí programování. O spolupráci na základě programovacích metod bude

pojednávat pokračování tohoto článku v dalším čísle časopisu.



Použití techniky ,,Drag and Drop,,

– ,,Přetažení,, informací nebo objektů myší je nejjednodušší způsob spolupráce

Accessu a ostatních programů MS Office. Stačí spustit cílovou aplikaci (např.

Word či Excel), označit objekt (tabulku nebo dotaz), a přetáhnout jej na

požadované místo do dokumentu cílové aplikace (komunikace funguje i obráceně,

např. z Excelu do Accessu). V případě dotazu bude nejdříve vytvořena výsledná

datová množina, vyhovující podmínkám dotazu. Neumožňuje-li vám velikost

monitoru efektivně pracovat s více okny spuštěných aplikací zároveň, přetáhněte

objekt nad tlačítko cílového programu na hlavním panelu. Windows po chvíli

zobrazí okno této aplikace do popředí, a nakonec vyberte cílové místo v

dokumentu, kam chcete vkládaný objekt umístit, a uvolněte levé tlačítko myši.



– Zcela analogicky lze používat příkazy práce se schránkou Kopírovat, Vyjmout,

Vložit, což má tu výhodu, že můžete kopírovat nebo přesouvat i části objektů,

např. pouze několik záznamů. Další možností je použít při vkládání volbu Vložit

jinak. V tomto případě nedojde k vložení kopie objektu do dokumentu cílové

aplikace, nýbrž k propojení (vloženy budou pouze informace o umístění

zdrojového objektu); to znamená, že při změně objektu ve zdrojové aplikaci

dojde k aktualizaci informací v aplikaci cílové.



– Technika „drag and drop“ samozřejmě funguje i mezi jinými aplikacemi, které

podporují technologii firmy Microsoft OLE (Object Linking and Embedding).





Kontingenční tabulky

Další možností spolupráce Accessu a Excelu je vytváření a úpravy údajů

kontingenční tabulky. Chcete-li vytvořit formulář s takovou tabulkou, zvolte

Průvodce s kontingenční tabulkou v okně Nový formulář. Nakonec určíte položky,

které chcete použít, a program načte data do Excelu, kde kontingenční tabulku

vytvoříte. Pokud budete chtít data zobrazená ve formuláři dále v Excelu

analyzovat, stiskněte programem vytvořené tlačítko Upravit kontingenční tabulku

(stačí také poklepat na kontingenční tabulku).





Další možnosti spolupráce s programem Excel

– Přenést údaje aktuálního listu tabulky z Excelu do databáze MS Access můžete

takto: Zvolte Převést do aplikace MS Access… v nabídce Data. Program zobrazí

okno, ve kterém určíte cílovou databázi. Oproti přetažení údajů tabulky má

tento postup tu výhodu, že v dalších krocích můžete upravit datové typy polí

cílové tabulky.



– Listy tabulek programu Excel je možno také propojit a používat v Accessu

stejným způsobem jako data jiných databází (volba Načíst externí data\Propojit

tabulky…). Access spustí Průvodce propojení s tabulkovým kalkulátorem, pomocí

kterého zadáte požadavky na připojovanou tabulku. Propojenou tabulku potom

můžete používat obdobným způsobem jako nativní tabulky databáze Access

(například jako podklad formuláře či tiskové sestavy).



– K vytvoření formuláře v programu Access pro údaje tabulky Excelu zvolte

Data\Formulář aplikace MS Access…, v zobrazeném okně zadejte, zda formulář

vytvořit v nové databázi, či použít existující soubor. V dalším kroku se

zobrazí Průvodce formulářem, v němž zadáte požadavky na formulář a údaje, které

má formulář zobrazovat (formulář samozřejmě můžete kdykoli poté upravit).

Všimněte si, že program automaticky vytvořil propojení na tabulku Excelu z

databáze Accessu.



– Analogicky k postupu vytvoření formuláře můžete vytvořit pro tabulku Excelu

tiskovou sestavu v programu Access (volba Data\Sestava aplikace MS Access…).





Další

– Při vytvoření tabulky můžete použít datový typ Objekt OLE. Položky tohoto

pole potom mohou obsahovat OLE objekty, například dokumenty Wordu nebo tabulky

Excelu (nebo zvuky, obrázky, videosekvence, grafy apod.). Ke vložení objektu

použijte volbu Vložit\Objekt… nebo volbu Vložit objekt… z nabídky, která se

zobrazí stisknutím pravého tlačítka myši. V dialogovém okně určíte typ objektu,

a v případě volby Vytvořit ze souboru zvolte zaškrtávací okénko Propojení pro

propojený objekt (jinak bude zvolený objekt do databáze vložen). Údaje objektu

OLE pak zobrazíte poklepáním na konkrétní položku.



– O použití údajů databáze Access jako zdroje dat pro hromadnou korespondenci

v programu Word jsme již pojednali v prvním dílu. Vytvoření formulářových

dopisů však můžete spustit přímo z Accessu označte tabulku nebo dotaz, který

chcete použít pro hromadnou korespondenci, a zvolte Nástroje\Propojení programů

Office\Sloučit s dokumentem MS Word (nebo stiskněte odpovídající tlačítko z

ovládacího panelu Databáze). Všechny další informace zadáte v oknech Průvodce

hromadnou korespondecí MS Word.



– Používate-li ke korespondenci aplikaci Outlook, můžete vybraný objekt

databáze odeslat volbou Soubor\Odeslat… (program vám umožní vybrat formát

odesílaného objektu). Možnost odesílání objektů přímo z Accessu můžete využívat

i u jiných poštovních programů (splňujících tzv. protokol VIM).



9 0337/OK