Tipy pro MS Access

práce s tabulkami







„Databázová součást“ kancelářského balíku Miicrosoft Office –

Access, se stala jednou z nejpoužívanějších databází na PC, a to

zejména k interaktivní práci, oblibu si však získává i jako

prostředek sloužící k vytváření kancelářských databázových

aplikací. V tomto prvním ze série článků věnovaných tipům a

metodám, které mohou méně zkušeným uživatelům tohoto programu

ulehčit a zefektivnit práci, se budeme věnovat práci s

tabulkami. Pokud máte konkrétní dotazy nebo jiné náměty, pošlete

je prosím na pcworld@idg.cz .



Založení tabulky



Důležité je u každé tabulky nastavit primární klíč, který může

tvořit jedno nebo více polí, a jehož hodnota musí být jedinečná

v celé tabulce. Primární klíč umožňuje rychlejší prohledávání

záznamů a používá se v relacích mezi tabulkami. Access pro jeho

volbu nabízí speciální typ pole – automatické číslo , kdy se

program sám postará o přiřazení jedinečného čísla záznamu. Volba

automatického čísla je rozhodně lepší než primární klíč založený

na „jednoznačném“ poli, jako je např. rodné číslo . Rodné číslo

jednak nemusí – bohužel – být jednoznačné, a navíc může dojít k

jeho špatnému zapsání, ať již vinou obsluhy programu či chybou

zákazníka ve vyplněném formuláři (problémy nastávají např. s

jeho dodatečnou změnou – co když je již vytisknutá faktura

apod.?)



Občas nastane situace, kdy potřebujete změnit formát pole.

Například zjistíte, že velikost textového pole Obec , která je 25

znaků, nestačí, a rozhodnete se ji zvýšit na 30 znaků. Pokud

tabulka obsahuje větší počet záznamů, může – i v závislosti na

konfiguraci hardwaru – nastat situace, že Access odmítne typ dat

změnit (viz obr. 1). Problém můžete vyřešit vytvořením dočasného

nového pole stejného typu (v našem příkladu Obec2 , text,

velikost 30 znaků) – do něj dotazem zkopírujte obsah pole Obec ,

a nakonec toto pole smažte a pole Obec2 přejmenujte na Obec .



Novinkou ve verzi Accessu 97 je typ pole hypertextový odkaz ,

které – jak název napovídá – obsahuje adresy internetovských

stránek nebo dokumentů, jejichž obsah se zobrazí ťuknutím na

příslušnou položku. Vlastní hodnoty pole (např. www.pcworld.cz )

zadáváte buď přímo zapsáním nebo zobrazením kontextové nabídky a

volbou Hypertextový odkazZobrazit hypertextový odkaz.

V následujícím dialogovém okně (viz obr. 2) pak zadáte či

vyhledáte příslušnou webovskou stránku nebo dokument (např.

excelovský soubor). K zadání jiného textu, který se zobrazí v poli

hypertextového odkazu, použijete volbu Hypertextový

odkazZobrazený text.



Práce s indexy



Pokud chcete, aby pole obsahovalo jedinečné, ale specifické

hodnoty (jako např. Číslo výrobku ), použijte u tohoto pole tzv.

index Unique (v návrhovém zobrazení nastavte vlastnost Indexovat

na Ano (bez duplicity) ) a program neumožní vložit záznam

s duplicitní hodnotou tohoto pole. Nastavíte-li však jedinečnou

indexaci u již existující tabulky a pole obsahuje záznamy

s duplicitní hodnotou, Access index nedovolí vytvořit. V tomto

případě můžete pro zjištění a odstranění duplicit použít

Průvodce vyhledávacím dotazem (duplicitní položky) při vytváření

nového dotazu. Za pomoci tohoto průvodce vytvoříte dotaz, jenž

vyhledá a zobrazí duplicitní údaje, které můžete odstranit nebo

změnit.



Zabezpečení zadání



Často potřebujete zajistit, aby u dceřiné tabulky (např.

Prodeje ) mohly být zadány pouze určité hodnoty z rodičovské

tabulky (např. Dealeři ). V našem příkladě s tabulkami Dealeři a

Prodeje to znamená, že program nesmí dovolit zadat do tabulky

Prodeje prodej, který provedl zatím v tabulce Dealeři nezadaný

dealer (vazba přes ID_dealera ). To zajistíte tak, že v návrhovém

zobrazení u tabulky Prodeje vyberete pole ID_dealera a ve spodní

části okna ťuknete na „ouško“ Vyhledávání . Nyní nastavte tyto

hodnoty:



/* tabulka */



Zobrazit ovládací prvek Pole se seznamem



Typ zdroje řádků Tabulka/dotaz



Zdroj řádků Tabulka Dealeři



Vázaný sloupec 1



Počet sloupců 2



Šířka sloupců 0cm;3cm



Při zadávání prodejů se při volbě ID dealera zobrazí rozevírací

nabídka se jmény prodejců (předpokládáme, že druhý sloupec

v tabulce Dealeři je Jméno_Deal ), ze kterého vyberete požadované

jméno. Program také zajistí, že místo „pouhých“ ID se v poli

zobrazují odpovídající jména.



Mazání záznamů



Chcete-li zmenšit velikost databáze smazáním (nebo archivací a

následným smazáním) většího počtu záznamů tabulky, zjistíte, že

se velikost databáze vůbec nezměnila. Problém spočívá v tom, že

musíte ještě provést tzv. komprimaci (volbou NástrojeSpráva

databázeZkomprimovat databázi). Program tím provede

reorganizaci uložení záznamů fyzického prostoru souboru databáze

a uvolní místo zabírané „smazanými“ záznamy.



Pokud smažete souvislou řadu záznamů (např. s hodnotou

automatického čísla 1000–2000 a číslo 2000 bylo zároveň

nejvyšší) a ihned provedete komprimaci, program zajistí, že

hodnota pole automatického čísla nově vkládaných záznamů bude

bez mezery pokračovat od čísla 1000. (Bez provedení komprimace

by číslování pokračovalo od hodnoty 2001.)



Import a export údajů tabulek



Access poskytuje bohaté možnosti při importu a exportu údajů.

Základní volbou pro import je volba Otevřít databázi…, pro

export pak označení tabulky v okně databáze a volba Uložit

jako/Export… V následujícím dialogovém okně v poli Typ souboru

určíte požadovaný formát (Excel, text, HTML, dbf, Paradox aj. –

samozřejmě pokud máte požadovaný typ nainstalován) a nakonec

příslušný soubor. Při volbě textového souboru se spustí

průvodce, s jehož asistencí určíte další požadavky na

importovaná/exportovaná data. Zajímavou je i možnost publikovat

data, formuláře či sestavy na Webu (staticky i dynamicky),

k čemuž je určen Průvodce publikováním na síť WWW (volba

Soubor/Uložit jako HTML – viz obr. 3).



Hromadná korespondence



Údaje tabulek Access můžete použít jako zdroj dat při hromadné

korespondenci v programu Word. Při nastavení zdroje dat stačí

v okně Otevřít zdroj dat nastavit pole Soubory typu na databáze

MS Access , dále určit databázi a poté příslušnou tabulku.