Tipy pro vaši úspěšnější práci

Pro Windows 98


1 Pomůcka systémové konfigurace

Pokud patříte k odvážnějším uživatelům Windows, jistě jste již narazili na

problematiku úpravy inicializačních souborů jako např. Config.sys nebo

Autoexec.bat, a říkáte si, že jejich editace pomocí Poznámkového bloku není to

pravé. Nebo možná používáte různé užitečné prográmky a pomůcky, které se při

instalaci usadily ve vašem systému a od té doby se tvrdošíjně spouštějí spolu

se startem Windows, přestože to je proti vaší vůli a vy jste se je snažili

opakovaně, leč marně odstranit ze složky Po spuštění, kde nejsou k nalezení.

Pro tyto případy existuje ve Windows 98 užitečný prográmek, kterému se říká

Pomůcka systémové konfigurace. Spustíte jej nejlépe z menu Start Spustit

vložením „msconfig“, jinak je program k nalezení v podsložce System hlavní

složky Windows. Aplikace umožňuje v první řadě pořídit zálohu stávajících

souborů pro případ, že některé změny přeženete nabídne vám různé způsoby

spouštění systému pro zvýšení kontroly při zavádění, poskytuje možnost změnit

konfiguraci stávajících inicializačních souborů (kromě dvou výše zmíněných

ještě System.ini a Win.ini) a přehledně vám ukáže, který software je

automaticky spouštěn. Pomocí programu sice nelze vkládat nové položky do

zmíněných souborů, ty stávající však můžete jednoduchým způsobem pomocí

zaškrtávacího pole vypínat a znovu zapínat, a zjišťovat tak „následky“

jednotlivých zásahů. Na kartě Po spuštění naleznete přehledný seznam

automaticky spouštěných aplikací, včetně cest ke spouštěným programovým

souborům a jejich případným parametrům příkazového řádku. Třeba právě zde

naleznete řešení vašich problémů.



2 Nebojte se vyčistit disk!

Mezi systémovými nástroji, které jsou k dispozici ve Windows, je také program,

jejž jste se možná báli použít. Jeho jméno Vyčištění disku samo o sobě nevěští

nic dobrého, a pokud jste jej přece jen ze zvědavosti spustili, pak slabší

povahy určitě odpadnou po následujícím okně, které nepodává žádnou informaci o

funkci programu, ale pouze nabízí výběr jednotky pro vyčištění. Není však třeba

se obávat, neboť pomůcka nabízí přehledný a pohodlný způsob, jak se zbavit

opravdu nepotřebných souborů na vašem disku a nenechá vás napáchat větší škody.

Můžete odstranit dočasné soubory z cache vašeho internetového prohlížeče,

vyprázdnit koš a složku dočasných souborů Windows (obvykle TMP) nebo zachráněné

soubory, které vám do kořenového adresáře uložil ScanDisk. Před samotným

vyčištěním si můžete navíc pro jistotu soubory projít a zkontrolovat, co

vlastně vyhazujete. Pokud to nestačí, můžete přímo vstoupit do okna dialogu

Přidat nebo odebrat programy (normálně dostupný z Ovládacích panelů) a

odinstalovat součásti systému nebo aplikace. Pomocí programu tedy nemáte

možnost zničit žádné důležité systémové soubory nebo nastavení, a obavy proto

nejsou na místě.



Pro MS Word 97



3 Rychlé ohraničení

Pro přehlednější oddělování částí textu nabízí Word zajímavou pomůcku, která

vám možná už nechtěně způsobila nepříjemnou chvilku, zvláště pokud jste při

podtrhávání textu nebo oddělování odstavců čarami chtěli použít stejný způsob

jako u psacího stroje opakování některých znaků. Protože k podtržení části

textu lze použít přímo speciální formát písma, a výše uvedený nepohodlný způsob

tak odpadá, byla tímto „uvolněná“ funkce opakujících se znaků použita pro

automatické grafické oddělování celých odstavců. Chcete-li oddělit odstavec po

jeho dokončení čárou (různého druhu), stačí jeho poslední řádek ukončit

„tvrdým“ koncem (klávesou Enter), na následující řádek alespoň třikrát za sebou

napsat některý z dále uvedených znaků a opět ukončit klávesou Enter, a program

doplní souvislou čáru na celou šíři odstavce dle jeho formátu. Typ čáry bude

určen znakem, který použijete pomlčka vytvoří tenkou čáru, podtržítko tlustou,

rovnítko dvojitou, hvězdička tlustou přerušovanou, křížek (#) střídavou

tenkou-tlustou a tilda (~) vlnovku. Pokud budete chtít čáru odstranit, je dobré

vědět, že se nejedná o posloupnost znaků, ale o způsob formátování odstavce,

který je nezávislý na vpisování textu do dokumentu, a proto pokusy použitím

klávesy Delete nebo Backspace jsou zbytečné. Označte poslední řádek nad čárou

(protože ohraničení patří k odstavci, jenž je nad ním), zvolte menu Formát

Ohraničení a stínování a na kartě Ohraničení vyberte Žádné. A pokud vám tato

automatická funkce opravdu není po chuti, zvolte menu Nástroje Automatické

opravy, přejděte na kartu Při psaní a v její horní části zrušte volbu

Ohraničení.



4 Pro matematiky

Samozřejmě nejen pro ně, ale i pro ostatní tvůrce dokumentů je určena pomocná

aplikace Microsoft Equation, pěkně po česku Editor rovnic. Jde o možná trochu

zbytečně dobře ukrytou pomůcku, která umožňuje do stránek vložit profesionálně

vypadající matematické výrazy, a to i velmi komplikované. Pokud je vaším

kriteriem výsledný vzhled, a ne rychlost zápisu (poté už nemusí vaše poznámky

přečíst nikdo), můžete bez problémů vytvořit matematické či fyzikální

pojednání, seminární nebo diplomovou práci. Požadovaný výraz je vkládán do

textu jako objekt, a dle toho je také zpracováván. Nový výraz založíte volbou

Vložit Objekt, kde na kartě Vytvořit nový jako typ objektu vyberete Microsoft

Equation 3.0. Do místa, kde byl v dokumentu umístěn kurzor, je vložen rám a

jednotlivá menu jsou upravena pro editaci matematických výrazů. Při zadávání

můžete využít širokou nabídku nabízených předdefinovaných šablon pro jednotlivé

znaky, symboly či operátory (relační, množinové, logické operátory, malá a

velká řecká abeceda, všemožné závorky, symboly pro integrály a sumy, odmocniny

a indexace) a také znaky vkládané z klávesnice (čísla, písmena jako proměnné,

rovnítko). Ve vytvářené struktuře se pohybujete pomocí kurzorových šipek, a

opakovaným vkládáním dalších šablon či znaků je možno zapsat i složité

struktury. Ani příznivci počítání matic nepřijdou zkrátka a pro tvůrce

chemických rovnic jsou rovněž k dispozici vodorovné šipky s popisem prakticky

kdekoliv. Chcete-li dále upravovat vzhled zápisu, můžete upravit například

velikost mezer (prakticky jakýchkoliv, mezerou mezi znaky počínaje a tloušťkou

zlomkové čáry konče), upravit nadefinované styly pro jednotlivé symboly nebo

změnit velikost písma (zvláště pro indexy, snížené indexy a symboly). Vytvořený

objekt opustíte jednoduše kliknutím jinam do dokumentu. Další úpravy můžete

provádět jako s jinými objekty po klinutí na výraz samotný, případně pomocí

kontextového menu. Takto vytvořený objekt nelze uložit jako samostatný soubor,

ale pouze s dokumentem Wordu, do něhož byl vložen.



5 Jak přenést vlastní nastavení

Základem pro jakýkoliv obecný nový dokument je ve Wordu šablona Normal.dot,

pokud nezvolíte při tvorbě nového souboru jinou. Ta obsahuje základní nastavení

určující vzhled dokumentu (typ a velikost písma, vzhled odstavců a stránky) a

neobsahuje žádná makra. Veškerá vlastní nastavení, která při práci s libovolným

dokumentem provedete, jsou ukládána jako jeho součást, a pokud je chcete použít

jinde, případně je přednastavit do libovolného nového dokumentu (přes

Normal.dot), musíte je do cílového souboru uložit. Pro zjednodušení a

zpřehlednění této práce můžete použít pomůcku zvanou Organizátor, kterou

vyvoláte v nabídce Nástroje Šablony a doplňky nebo Formát Styl tlačítkem

Orga-nizátor. Otevřené okno poskytuje souběžný pohled na dva soubory (dokumenty

nebo šablony) zároveň, každému patří jedna polovina. Levá strana slouží po

otevření jako zdrojová, do ní tedy bývá standardně umístěn aktuální dokument, a

pravá strana jako cílová obsahuje implicitně šablonu Normal.dot. Samozřejmě lze

otevřít libovolné dva soubory, případně směr kopírování otočit dle toho, který

prvek v okně souboru označíte kliknutím myši jako zdrojový. Pomocí čtyř karet

lze zvolit, které prvky nastavení budete přenášet (styly, automatické texty,

vlastní panely nástrojů a makra), a pak je můžete do cílového souboru snadno

kopírovat, případně z něj dodatečně odstraňovat.



6 Můžete potřebovat automatický formát?

Při práci na dokumentu se často stává, že mnoho textu již bývá zapsáno, avšak

představa o výsledné podobě dokumentu je mlhavá. Přestože při práci s Wordem je

lepší si strukturu ujasnit předem, a pak postupně a důsledně vytvářet její

stavební kameny, ani druhá metoda neznamená zásadní problém. Program zde nabízí

pomoc v podobě možnosti automatického formátování. Poté, co vytvoříte zdrojový

text a ujasníte si, jak celý dokument vnitřně rozčleníte, doporučuji vybrat (či

nadefinovat vlastní) styly pro text a odstavce, které budete potřebovat, pomocí

volby Formát Styl, případně Formát Galerie stylů. A máte-li rozmyšleno a

připraveno, jak budou vypadat jednotlivé nadpisy a kapitoly, můžete nechat

pracovat editor. Zvolte Formát Automatický formát a rozhodněte se, zda necháte

celou práci jen na Wordu (nedoporučuji), nebo si necháte změny nejdříve ukázat

ve výsledné podobě, a pak je budete postupně potvrzovat nebo zamítat. Po

odsouhlasení dalšího postupu proběhne vlastní automatické přeformátování, a vy

můžete zvolit možnosti dalšího postupu. Pokud je výsledek odstrašující, rovnou

lze vše zamítnout; jste-li naprosto spokojeni, vše rovnou přijměte, a máte-li

pocit, že to není nejlepší, ale dá se s tím něco dělat, pomocí volby Přehled

změn vstupte do interaktivního modu, kde lze korigovat jednotlivé změny

postupně, jednu po druhé. Každá z nich je zde přesně specifikována, takže

můžete výsledek upravit podle svých představ. A pokud náhodou při postupném

procházení dospějete k závěru, že to přece jen nedopadlo dobře, pomocí volby

Storno se vrátíte do předchozího dialogu a vše zamítnete.



Pro MS Excel 97



7 Jak a proč nazývat buňky?

K označování buněk v Excelu je používána „šachová“ notace, tedy každá buňka je

identifikována pozicí v řádku a sloupci, případně listu. Určování pozic buněk a

jejich oblastí pomocí této metody je sice jednoznačné, ale pro obyčejného

smrtelníka přece jen trochu cizí. Proto program umožňuje použít metodu, kdy

zcela konkrétním buňkám nebo jejich oblastem (prakticky libovolným) je možno

přidělit zástupné symbolické Názvy. Ty lze poté všestranně využívat v odkazech

i vzorcích, a podstatně tak zvýšit přehlednost zadávaných výrazů. Navíc lze

stejně jako buňky pojmenovat i konkrétní vzorec, a pak jej ve formě názvu

vkládat do cílových buněk (dvouslovné výstižné pojmenování obstojí ve srovnání

s komplikovaným vzorcem určitě lépe). Při tvorbě názvu nejdříve vyberte buňku

nebo oblast, a poté můžete nové pojmenování jednoduše vepsat do Pole názvů

(vlevo na řádku vzorců) a potvrdit klávesou Enter. Naleznete zde všechny platné

názvy v celém sešitu, a jednoduše tak můžete přejít na kteroukoliv pojmenovanou

oblast. Chcete-li vkládat názvy „ve velkém“, otevřete si na pomoc dialogové

okno volbou Vložit Název Definovat, a opakovaně můžete pojmenovat více oblastí

a buněk. Vzorec pojmenujte tak, že jej buďto vepíšete do řádku Odkaz na:, anebo

pojmenujete buňku, která vzorec obsahuje. Nezapomeňte při pojmenovávání vzorce

upravit absolutní odkazy na relativní, pokud jej chcete používat univerzálně.

Stejným způsobem můžete vložit i různé konstanty. Máte-li v listě již

vytvořenou oblast a její potenciální název se nachází v některé z buněk (jako

nadpis), vyznačte celou oblast včetně budoucího názvu a zvolte Vložit Název

Vytvořit. V dialogovém okně můžete vybrat, odkud bude název pro oblast převzat.

Samotné použití je snadné klávesou F3 nebo volbou Vložit Název Vložit otevřete

dialogové okno, které vás nechá vybrat potřebný název.



8 O podmíněném formátování

Při práci s rozsáhlejšími výpočty a tabulkami se může kontrola výstupních

hodnot výsledků stát velmi obtížnou. Zvláště v případě, máte-li v záplavě

hodnot hledat např. pouze výsledky v určitém intervalu. Také při zpětné

kontrole velkého množství vložených dat velmi rychle můžete ztratit přehled a

zanechat v buňkách chybné hodnoty. Pro tyto případy lze s úspěchem využít

nástroj Excelu, jenž upraví formát libovolné buňky v závislosti na jejím

obsahu, případně v závislosti na výsledku logické funkce. Na důležité hodnoty

či výsledky vás tak může upozornit např. výrazné barevné podložení buněk nebo

ohraničení. Kupříkladu budete vyhodnocovat výsledky složitějšího matematického

výrazu nebo závislosti, a budou vás zajímat výsledky ležící jen v přesně

určeném intervalu. Označte buňky s výsledky, které chcete formátovat v

závislosti na obsahu, zvolte menu Formát Podmíněné formátování, a v dialogovém

okně můžete nadefinovat podmínky. Nejdříve vyberte, zda budete formátovat v

závislosti na konkrétní hodnotě, nebo dle výsledku logické funkce (výsledkem

výrazu musí být stav ano nebo ne). Pokud bude vzhled určovat specifická hodnota

(jako v našem výše uvedeném příkladu), pak ve vedlejším okně vyberte logické

operátory (je jich k dispozici osm a jsou popsány slovně) a do dalšího vepište

konstantu, se kterou se bude porovnávat (lze též použít odkaz na jinou buňku).

Zvolíte-li rozhodování podle vzorce, vepište do vedlejšího okna výraz (musí

začínat rovnítkem, např.: „=D1=F1“), a při výsledku „logická 1“ bude použito

podmíněné formátování. Na výsledném vzhledu můžete nastavit řez písma (tučné,

kurzíva), jeho barvu, podtržení a přeškrtnutí, ohraničení formátované buňky a

také barvu její výplně. A nestačí-li vám podmínka jediná, můžete přidat ještě

další dvě. Pokud po čase budete zpětně takto podmínečně naformátované buňky

dohledávat (na první pohled je nijak nerozeznáte), zvolte Úpravy Přejít na

Jinak a zaškrtněte možnost Podmíněné formáty. Ještě si budete moci vybrat,

zdali chcete nalézt všechny takto upravené buňky (Vše), nebo jen shodné s

buňkou aktivní (Stejné).



9 Pro lepší přehled

Máte-li v listu velké množství dat na desítky řádků a sloupců, lze jejich

vhodným „poschováváním“ celkovou strukturu projasnit a zpřehlednit. K tomuto

účelu nabízí program funkce pro tvorbu skupin přehledů. Můžete takto skrýt

libovolný počet řádků nebo sloupců a nechat zobrazeny jen nadpisy či záhlaví.

Zkuste označit např. deset řádků a zvolte Data Skupina a přehled Seskupit, na

závěr vyberte v dialogu řádky. Po straně vedle jejich záhlaví se zobrazí

„svorka“ a ovládací tlačítko pro skrývání a opětovné rozbalování. Jeden z

řádků, zahrnutých do výběru, zůstává po sbalení zobrazen a slouží jako

„reprezentant“ obsahu. Pomocí této metody můžete tvořit i víceúrovňové

struktury, navíc zároveň v řádcích i sloupcích, takže i velmi obsáhlý list lze

takto zjednodušit na stručnou tabulku s výstižnými nadpisy jednotlivých

ukrytých struktur (maximální počet úrovní je osm).



10 Když máte co říci k obsahu buněk

Pro zlepšení přehlednosti a zvýšení vypovídací schopnosti je možno opatřit

buňky v listu komentářem, jenž může být buďto ukryt (a aktivován umístěním

ukazatele myši), nebo zobrazen trvale. Označte buňku (nebo skupinu buněk),

kterou chcete opatřit komentářem, a zvolte Vložit Komentář. Buňka (u skupiny

jedna na kraji) je opatřena červeným „růžkem“; otevře se pole s vloženým jménem

autora poznámky a na následující řádek můžete vkládat text. Řádky jsou při

psaní automaticky zalamovány, a vkládání poznámky ukončíte klávesou Esc nebo

aktivováním jiné buňky myší. Velikost „bubliny“ s poznámkou je možno upravit

podobně jako jiné vložené objekty roztažením myší. Chcete-li upravit text

komentáře nebo jej odstranit, aktivujte buňku a nejlépe použijte kontextovou

nabídku (pravým tlačítkem myši), kde naleznete potřebné volby, a pro trvalé

zobrazení komentáře v listě můžete použít příkaz Zobrazit komentář. Jakou

formou budou zobrazovány všechny komentáře v sešitu, lze nastavit volbou

Nástroje Možnosti na kartě Zobrazení. Menší problém nastává pouze v případě,

kdy trvale zobrazeným komentářem opatříte více sousedících buněk, protože ty se

budou pravděpodobně překrývat, a proto bývá lepší ponechat v buňkách jen

potřebný indikátor. Pokud jste si indikátory i komentáře zneviditelnili,

patřičné buňky znovu naleznete volbou Úpravy Přejít na Jinak a zatržením

možnosti Komentáře. A v případě, že chcete komentáře také vytisknout, použijte

volbu Soubor Vzhled stránky, a na kartě List nastavte odpovídající volbu.



11 Skupinová práce

Při zpracovávání a vyhodnocování dat většího rozsahu bývá často potřeba, aby s

jedním dokumentem pracovalo více lidí po síti zároveň. Pokud se pokusíte za

běžných podmínek otevřít sešit, se kterým pracuje někdo jiný, dostane se vám

informace, o koho se jedná, a můžete dokument buďto jen číst, nebo následně

uložit jako nový dokument a do něj zapsat změny. Potřebuje-li opravdu pracovat

interaktivně více uživatelů s jedním dokumentem (při větším množství změn bývá

dodatečné slučování komplikované až prakticky nemožné), je třeba současné

sdílení sešitu povolit. Zvolte Nástroje Sdílení sešitu, a na kartě Úpravy

zaškrtnutím povolte současné otevření a zápis více uživatelům. Na kartě

Upřesnění pak můžete přesně specifikovat podmínky, za kterých se změny budou

ukládat a jak budou řešeny problémy při „konfliktu zájmů“. Všimněte si, že

volby jsou vztaženy k autorovi dokumentu, jenž si tak zachovává výsadní

postavení při řízení změn. Na kartě Úpravy můžete průběžně sledovat, kdo

současně s vámi sešit upravuje, a vedle názvu dokumentu se vám objeví oznámení

[Sdílený]. Pokud chcete průběžně kontrolovat, případně dodatečně prověřit, jaké

změny byly provedeny, použijte volbu Nástroje Sledování změn, a vyberte, zda

budete změny jen kontrolovat (Zvýraznit změny), nebo je chcete odsouhlasit či

zamítnout (Přijmout nebo zamítnout změny). V následujícím dialogu můžete

upřesnit, které úpravy vás budou zajímat (dle autora, dle doby provedení, dle

místa provedení). Je-li provedená změna takto „podchycena“, zobrazí se v listě

s rámem a zvýrazněným levým horním růžkem. Najedete-li na něj myší, objeví se

informace o původci zápisu do buňky. Pokud chcete mít statistiku o změnách

pěkně pohromadě, dole na kartě Úpravy zatrhněte volbu Zobrazit změny na novém

listu, a Excel vloží automaticky list s názvem Historie, který je v podstatě

protokolem o provedených úkonech. Nezapomínejte však na jednu důležitou věc

veškeré změny se projeví až poté, co kterýkoliv ze zúčastněných sešit u sebe

uloží. Teprve potom je mohou ostatní sledovat. V případě, že jste autorem

dokumentu, který sice poskytujete ke hromadné spolupráci, ale chcete si

zachovat výsadní postavení při kontrole zúčastněných spolupracovníků a úpravě

provedených zásahů, doporučuji opatřit jej zámkem (Nástroje Zámek Zamknout

sdílený sešit). V průběhu práce sice může každý „přiložit ruku k dílu“,

závěrečnou korekci však provedete vy a protokol o změnách vám nikdo nemůže

odstranit.



9 0024/PAT