Udělejte si internetovou databázi pomocí MS Accessu 2000

Úspěšné podnikání obvykle zvyšuje počet zákazníků, produktů a dodavatelů a k
jejich správě je takřka nezbytná dobrá databáze. Dnes vám ukážeme, jak můžete

vytvořit on-line databázi pomocí produktu MS Access 2000.



Nechcete-li ztrácet čas s hodnocením vstupních a výstupních dat vašeho

podnikání, pak se pro vás stává dobrá databáze nezbytným prostředkem, který

může radikálně změnit způsob vaší práce. Vyhledávání záznamů během několika

sekund v porovnání s hodinami strávenými prohledáváním archivu velice rychle

ukáže, jak může být dobře zpracovaná databáze užitečná.



Vysvětlíme si, jak vytvořit jednoduchou databázi produktů (včetně záznamů o

zákaznících a dodavatelích) s pomocí MS Accessu 2000. Není to sice

nejjednodušší aplikace, ale vzhledem k rozsahu použití šablon a průvodců je

jedna z nejpoužitelnějších. Navíc je Access 2000 součástí velmi rozšířeného

balíku kancelářských aplikací Microsoft Office Proffessional.



Na následujících řádcích vám poskytneme návod k tomu, jak navrhnout a vytvořit

relační databázi a jak vkládat informace do propojených tabulek prostřednictvím

pečlivě vytvořených formulářů, které proces vkládání dat výrazně zjednodušují.



Nakonec si ukážeme použití Accessu 2000 k exportu dat přes internet/intranet,

čímž umožníme on-line změnu údajů.





Začínáme



Co je databáze? Je to množství informací o konkrétních objektech roztříděných

do jednotlivých tabulek. Dobrým příkladem mohou být objednávky, náhradní díly

nebo třeba videotéka. Access 2000 je relační databáze, což znamená, že data

jsou uložena do několika provázaných tabulek.



Nejjednodušší formy databází (flat file) uchovávají veškeré informace v jediné

tabulce, a to má často za následek několikanásobné opakování stejných údajů.

Pokud si však dobře rozvrhnete, která data souvisí s jinými, a umístíte

například adresy do jedné tabulky a podrobnosti týkající se dané položky do

jiné, můžete významně zvýšit rychlost zadávání dat. Zároveň tak snížíte

velikost souborů.





První kroky



Nyní vám pomůžeme vytvořit jednoduchou databázi zásob. Ta umožní sledování

produktů, dodavatelů a zákazníků při použití tří tabulek provázaných

odpovídajícími relacemi. Samozřejmě že můžete k urychlení práce použít průvodce

a šablony, my vám však ukážeme, jak vytvořit jednoduchou databázi úplně od

začátku. Tak se pokusíme prezentovat možnosti použití Accessu 2000.



1. Spusťte Access, vyberte možnost „Prázdná databáze Microsoft Access“ a

klikněte na OK. V dalším okně pojmenujte soubor, v našem případě Sklad.mdb, a

potvrďte tlačítkem „Vytvořit“. Poté se zobrazí základní okno databáze.





2. Nejprve musíte vytvořit tabulku, která bude uchovávat záznamy. Srdcem té

vaší bude seznam produktů s množstvím a cenou. Po kliknutí na položku „Vytvořit

tabulku v návrhovém zobrazení“ se zobrazí návrhové okno, které se hodně podobá

tabulkovému kalkulátoru.



3. V tabulce určujete název pole a vybíráte datový typ uchovávaných informací

(text, číslo, ano/ne nebo datum/čas…), přičemž nejflexibilnějším datovým

typem je text. Často se vám ale bude stávat, že budete nuceni omezit typ

vkládaných dat (například při zadávání ceny). Datový typ vyberte kliknutím na

šipku rozbalovací nabídky v pravém rohu sloupce Datový typ. Další vlastnosti

nastavte ve spodní části okna. Můžete zde například omezit počet znaků u

textového typu nebo určit jaká bude výchozí hodnota pole.



Poslední sloupec Popis slouží k uložení dodatečných informací o položce. To se

zvláště hodí v případě, že máte několik podobných polí.



4. V tabulce s produkty vytvořte tři pole s názvy Produkt, Množství a Cena a

nastavte tyto vlastnosti polí:



Produkt Datový typ: text; Velikost pole: 50; Titulek: Produkt



Množství Datový typ: číslo; Velikost pole: dlouhé celé číslo; Formát: obecné

číslo; Počet desetinných míst: 0; Titulek: Množství



Cena Datový typ: číslo ; Velikost pole: celé číslo; Formát: měna; Počet

desetinných míst: automatický; Titulek: Cena



Uložte tabulku pod názvem Produkty. Program se vás zeptá, zda chcete vložit

primární klíč, který je nutný pro definování relací mezi tabulkami. Jelikož

potřebujete vytvořit relace mezi tabulkami, potvrďte kliknutím na „Ano“, a

Access automaticky vloží do tabulky další pole nazvané ID.



5. Nyní vytvořte stejným způsobem tabulky pro dodavatele a zákazníky. U

dodavatele vložte pole: Dodavatel; Adresa 1; Adresa 2; Město; PSČ a Telefon

dodavatele. Všechna tato pole budou textová a tabulku uložte s názvem

Dodavatel. Totéž udělejte v poslední tabulce pro zákazníky. Zde pouze změníte

název polí Dodavatel a Telefon dodavatele na Zákazník a Telefon zákazníka.



6. Po uložení se vraťte v návrhovém zobrazení do tabulky Produkty, kde budete

vkládat poslední pole pro dodavatele. Nazvěte jej Dodavatel a v datovém typu

vyberte položku „průvodce vyhledáváním…“. Otevře se průvodce, který vám

nabídne dvě možnosti vyhledávacího pole. Vyberte možnost „Hodnoty pro

vyhledávací sloupec načíst z tabulky nebo dotazu“, a po potvrzení vyberte

tabulku Dodavatel. Potvrďte volbu a v dalším okně vyberte sloupec Dodavatel.

Následující okna pouze potvrďte s přednastavenými hodnotami. Access automaticky

přejmenuje název pole na ID. V tomto případě vraťte název na původní hodnotu

Dodavatel.





Vytváření relací



Jak jsme se již na začátku nastínili, je hlavní výhodou relační databáze

odstranění množství opakujících se informací. Ty mohou být uloženy v

samostatných tabulkách (např. jeden dodavatel může mít více produktů).

Odstraníte tak zdlouhavé zadávání stále stejných informací a zjednodušíte změny

těchto údajů. V našem případě máme relace mezi tabulkami již vytvořené pomocí

průvodce. Proto vám pouze ukážeme, jak provázat informace v tabulce s produkty

s tabulkou dodavatelů bez pomoci průvodce.



1. Spojení mezi tabulkami vytváříte v okně pro tvorbu relací (základní nabídka

„Nástroje“/„Relace“).



2. Dalším krokem je výběr tabulek, které mají být provázány. Kliknutím na ikonu

Přidat tabulku zobrazíte dialogové okno se všemi tabulkami. Vyberte tabulky

Produkty a Dodavatel a potvrďte tlačítkem „Přidat“.



3. Pro ukázku nastavení relací vyberte z tabulky Dodavatel položku Dodavatel a

přetáhněte ji do tabulky Produkty. Tak se dostanete do dialogového okna pro

úpravu relací mezi tabulkami, kde můžete nastavit všechny vlastnosti provázání.





Formuláře



Většina uživatelů uvidí z vaší databáze pouze formuláře pro vkládání dat a

dotazů. Správný návrh formuláře umožňuje pracovat s databází co možná

nejjednodušeji.



1. Pro tvorbu formuláře klikněte na tlačítko „Formuláře“ na levé straně

databázového okna. V okně se zobrazí dvě možnosti; jedna umožní vytvoření

formuláře pomocí průvodce a druhá tvorbu v návrhovém zobrazení. Jelikož my již

máme základní pole vytvořená, ukážeme si nejjednodušší způsob tvorby formuláře,

který budete později modifikovat.



2. V průvodci formulářem vyberte tabulku Produkty z nabídky Tabulky či dotazy a

pomocí šipky přesuňte pole Produkt, Množství, Cena a dodavatel z části Dostupná

pole do Vybraná pole.



3. Průvodce se vás dále zeptá, jaké rozvržení má mít formulář. Pro zobrazení

jednoho záznamu vyberte možnost Sloupce.



4. V následujícím okně můžete vybrat styl formuláře (v našem případě

Mezinárodní, ale k dispozici je kterýkoli z dalších stylů Accessu 2000).



5. Nakonec zvolte název pro formulář Produkty. Ujistěte se, že je zaškrtnut

výběr Upravit návrh formuláře, a klikněte na tlačítko „Dokončit“.



6. V návrhovém okně databáze se vám zobrazí hotový formulář se záhlavím,

zápatím a panelem nástrojů s ovládacími prvky formuláře. V dalším kroku budete

přidávat název, měnit zarovnání u dvou polí a vkládat makro, které bude

otevírat další formulář.



7. Vytvořte si prostor pro vložení názvu odtažením lišty Tělo asi o 1 cm od

lišty Záhlaví formuláře. Ze Soupravy nástrojů vyberte ikonu „Popisek“ a

zatáhněte myší v prostoru mezi lištami. Do vzniklého popisku napište název

„Výběr produktů“ nebo cokoli vhodnějšího.



Následně změňte zarovnání písma v poli Množství a Cena, protože předvolené

zarovnávání umístí text napravo. Klikněte pravým tlačítkem myši na každé pole a

vyberte volbu „Vlastnosti“. V záložce „Formátové“/„Zarovnání textu“ zvolíte

možnost vlevo.



8. Nyní chceme, aby se na dvojité kliknutí v poli Dodavatel otevřel formulář s

detaily. Dříve než tak učiníte, musíte vytvořit formulář pro tabulku

dodavatelů. Vytvořte jej pomocí výše uvedených kroků 1 až 5 a vložte do něj

všechna pole z dodavatelské tabulky kromě ID.



9. Znovu otevřete návrhové okno formuláře Produkty a klikněte pravým tlačítkem

myši na pole Dodavatel. Vyberte položku „Sestavit událost“/„Tvůrce maker“

(makra lze využít k vytvoření celého komplexu událostí vyvolaných například

poklepnutím nebo pouhým výběrem pole).



Po otevření tvůrce maker budete dotázáni na název; nazvěte jej například

Otevřít Formulář. Dále vyberte ve sloupci Akce položku „OtevřítFormulář“ a pro

tuto akci nastavte Argumenty akce na hodnoty: Název formuláře Dodavatel;

Zobrazit formulář; Režim okna normální.



Pokud se vám po uložení makra otevírá formulář na pouhé kliknutí nebo na vstup

do pole, klikněte pravým tlačítkem myši do tohoto pole a zvolte položku

„Vlastnosti“. Ujistěte se, že na záložce „Událostní“ v poli „Při poklepnutí“

máte vybráno makro Otevři Formulář. Při správném nastavení se pak na poklepnutí

v poli Dodavatel otevře formulář s dodavateli.





Poslední úpravy



Celou databázi již máme skoro dokončenou. V posledních krocích vytvoříme

formulář pro tabulku zákazníků, s propojením do tabulky produktů, a přepínací

okno k co nejjednoduššímu ovládání různých částí databáze. Přepínací okno, jak

sám název naznačuje, zpřístupňuje na stisknutí tlačítka různé formuláře a

dotazy obsažené ve vaší databázi, a vytváří tak front-end vaší aplikace.



1. Nejprve vytvoříme relaci mezi tabulkou produktů a zákazníků. Otevřete

tabulku Zákazníci v návrhovém zobrazení a vložte do ní nové pole s názvem

Produkty. Ve sloupci Datový typ vyberte „průvodce vyhledáváním“ a v

následujícím procesu z tabulky Produkty zvolte položku „Produkt“.



2. V dalším kroku vytvoříte pomocí průvodce formulář pro tabulku Zákazníci (viz

předchozí kapitola). Do hotového formuláře v návrhovém zobrazení vložte pole

Produkty, a přes pravé tlačítko myši „Sestavit událost“/„Tvůrce maker“ se

dostanete do návrhu makra. Nazvěte jej „Otevřít Formulář 2“ a znovu vyberte ve

sloupci Akci položku „Otevřít Formulář“. Tentokrát ale budeme otevírat formulář

Produkty. Ještě zkontrolujte nastavení akce tohoto pole. Znovu přes pravé

tlačítko myši v poli vyberte „Vlastnosti“ záložku „Událostní“/„Při poklepnutí“

a zde „Otevřít Formulář 2“.



3. Nyní máte tři provázané tabulky a formuláře, které mohou zobrazovat

informace o produktech, zákaznících a dodavatelích. Nakonec vytvoříte přepínací

panel, jehož tlačítka pro spouštění formulářů budou pomáhat uživatelům při

práci s databází.



Přes příkaz hlavní nabídky „Nástroje“/ „Správa databáze“/„Správce přepínacích

panelů“ spustíte průvodce. Budete dotázáni, zda chcete vytvořit přepínací

panel. Klikněte na „Ano“ a poté se vám zobrazí Správce přepínacích panelů.



4. Abyste mohli přidávat položky do přepínacího panelu, klikněte na „Upravit“.

Nejprve ze všeho zvolte nové jméno svého přepínacího panelu (v našem případě

Univerzální produkty). Pak přidejte další položky přes tlačítko „Nový“. Zadejte

název každé z nich (jako například Otevři formulář Zákazníci) a potom vyberte z

řádky Příkaz funkci Otevřít formulář v režimu přidávání. Ve spodní části okna

nakonec zvolte formulář, který si přejete otevřít.



5. Tímto způsobem můžete vytvořit celou řadu přepínacích panelů. Můžete tak

například vytvořit rozhraní, které otevírá i několik databází. V našem případě

klikněte na tlačítko „Zavřít“ a pak poklepejte na položku přepínacího panelu v

okně databáze. Zobrazí se formulář vytvořený Accessem 2000, který si můžete

následně přizpůsobit stejným způsobem jako ostatní formuláře.





Export dat na web



Podpora internetového rozhraní je součástí Accessu již od verze 97. Navíc ve

verzi 2000 poskytuje velice užitečnou funkci datové stránky (data access page).

Data do vašich databází tak mohou být v síti vkládána a aktualizována

prostřednictvím MSIE 5.0, bez nutnosti instalace Accessu na stanici .



1. Chcete-li zahájit práci na datové stránce, klikněte na tlačítko „Stránky“ v

hlavním ovládacím okně databáze. Zobrazí se vám tři tlačítka s volbami

„Vytvořit datovou stránku v návrhovém zobrazení“, „Vytvořit datovou stránku

pomocí průvodce“ nebo „Upravit existující stránku WWW“.



2. Stejně jako u dříve vytvořených formulářů, budeme vytvářet základní on-line

databázi v průvodci, a následně pomocí návrhových nástrojů Accessu 2000

upravíme její vzhled. Nejprve poklepejte na položku „Vytvořit datovou stránku

pomocí průvodce“.



3. Vyberte tabulku Produkty z nabídky Tabulky či dotazy v Průvodci stránkou a

potom přesuňte všechna pole, kromě ID, do části Vybraná pole a klikněte na

„Další“.



4. Průvodce se vás zeptá, zda chcete vytvořit úrovně seskupení. Skupina se

skládá ze zástupců databázových objektů (jako např. tabulky, formuláře a

dotazy), které mohou být užitečné, když chcete uchovávat dohromady související

objekty například všechny formuláře, tabulky a makra vztahující se k

zákazníkům. Avšak vytvoření úrovní seskupení na vaší webovské stránce způsobí,

že stránka bude dostupná pouze pro čtení. V našem případě jednoduše klikněte na

„Další“.



5. Následně budete nastavovat řazení záznamů. Ty je možno řadit ve vzestupném

nebo sestupném abecedním pořadí na základě až 4 polí. U naší databáze

zajistěte, aby pořadí polí bylo Produkt, Množství, Cena a Dodavatel.



6. Průvodce stránkou je nyní kompletně připraven převzít pole a záznamy za

účelem jejich exportu do formátu vhodného pro internet. V konečné fázi dejte

své stránce jméno (například Produkty) a zaškrtněte volby „Upravit návrh

stránky“ a „Chcete použít pro stránku nějaký motiv“. Průvodce vás vyzve, abyste

si vybrali motiv, a poté vše uloží jako HTML soubor.



Návrhy on-line stran a jejich publikování



Poté, co jste vytvořili základní databázi vhodnou pro internet, je dalším

krokem její přizpůsobení tak, aby vypadala co nejpřitažlivěji.



1. Po odkliknutí na tlačítko „Dokončit“, se otevře návrh datové stránky, kde je

velice jednoduché měnit design stránky. Máte zde k dispozici celou řadu

nástrojů pro přidávání komponent do stránky a ke změně jejího uspořádání.



2. Prvním krokem při modifikaci návrhu stránky je změna názvu. Klikněte do

místa pro titulek a změňte název na „Univerzální produkty“ (nebo cokoli

vhodnějšího). V nabídce pravého tlačítka myši vyberte „Vlastnosti“ a změňte

formát písma podle svých představ (barvu, velikost…).



3. Po kliknutí pravým tlačítkem myši na stránku zvolte „Vybrat vše“. Znovu

klikněte pravým tlačítkem a vyberte „Vlastnosti“. Nyní můžete změnit

charakteristiky celé stránky, jako třeba obrázek na pozadí (BackgroundImage).



Pokud je zarovnání textu u polí nastaveno na vpravo, vyberte postupně každé z

polí a pomocí pravého tlačítka myši změňte vlastnosti u „TextAlign“ na „Left“,

a poté vše uložte. Nyní si můžete v prohlížeči prohlédnout hotovou funkční

stránku.



4. Ostatní tabulky je možné převést do internetového formátu podobným způsobem.

Aby bylo možné publikovat vaši databázi prostřednictvím sítě, musíte umístit

databázi Accessu 2000 na sdílený počítač.



Nejjednodušší způsob, jak publikovat soubor na internetu, je uložit jej do

webovské složky (na vašem web-serveru). Pokud nemáte přístup k web-serveru

zapojenému do sítě, je třeba mít na vašem počítači nainstalován Microsoft

Personal Web Server. V případě že disponujete právy k přístupu, zkopírujte HTML

a ostatní soubory (obrázky, databázi Access 2000) do kořenového adresáře vašeho

web-serveru. Pak stačí napsat IP adresu nebo jméno domény serveru a budete mít

přístup k databázi, a dokonce budete moci třídit a zadávat informace

prostřednictvím prohlížeče MS Internet Explorer 5.0.





Závěrem



Snažili jsme se vám představit tvorbu databází pomocí Accessu 2000. Ukázali

jsme základy postupů pro tvorbu tabulek a návrh formulářů, ale dotkli jsme se i

složitějších problémů, například exportování vašich finálních dat na web.



Důvod, proč jsme se zaměřili na Access 2000, je jednoduchý. Je součástí

relativně všudypřítomného balíku MS Office, a mimo to také nabízí snadno

použitelné rozhraní. Navíc, pokud umíte využívat jazyk MS Visual Basic, pak

máte nástroj k vytváření velice sofistikovaných aplikací, které mohou být

sdíleny řadou uživatelů. Access tak může být hybnou silou vašich dat a získáte

v něm významného pomocníka vašich rozšiřujích se podnikatelských aktivit.









Deset tipů pro využití Accessu 2000



1. Přimějte Access, aby pracoval takovým způsobem, na jaký jste zvyklí vy.

Stejně jako u ostatních produktů MS Office 2000 si i zde můžete nastavit panely

nástrojů a nabídek podle vlastních potřeb a zvyklostí.



2. Zrychlete svoji práci pomocí Oblíbených položek. Jakoukoli databázi aplikace

Microsoft Access můžete přidat do složky „Oblíbené položky“. Tak si při dalším

otevření databáze již nemusíte pamatovat cestu k souboru. Pokud nemáte

zobrazený panel nástrojů „Síť WWW“, lehce ho otevřete pomocí nabídky „Zobrazit“

/ „Panely nástrojů“, a poté klepněte na příkaz „Síť WWW“. Databázi pak vložíte

do oblíbených položek pomocí příkazu „Přidat k oblíbeným položkám“.



3. Udržujte svou databázi komprimovanou. Provádějte komprimaci databáze v

pravidelných intervalech. Zajistíte tak optimální výkon vaší aplikace.

Komprimaci spustíte z nabídky „Nástroje“ / „Správa databáze“ / „Zkomprimovat a

opravit databázi“.



4. Používejte analyzátor výkonu databáze. Pomůže vám navrhnout takovou

strukturu databáze, která bude nejvíce odpovídat vašim potřebám. Najdete jej v

nabídce „Nástroje“ / „Analýza“ / „Výkon“



5. Ověřujte správnost zadaných dat. Pokud má mnoho lidí používat vaši databázi

a v určitých polích se opakuje jedinečný typ informací, používejte Ověřovací

pravidla (Ověřovací text ve vlastnostech). Omezíte tak chybovost při zadávání

dat.



6. Používejte automatický korektor chyb. Urychlíte práci sobě i uživatelům tím,

že použijete automatickou korekci ke změně chybných zkratek a typografických

chyb. Tento pomocník je v nabídce „Nástroje“ / „Automatické opravy…“



7. Pracujte s exkluzivními právy. Pokud sdílíte databázi v rámci sítě, omezte v

případě servisního zásahu přístup uživatelů do databáze. Pro danou databázi

zaškrtněte volbu Výchozí režim na „Výhradní přístup“ („Nástroje“ / „Možnosti“

záložka Upřesnit).



8. Zjednodušte své formuláře. Formuláře by měly být tak jednoduché, jak je to

jen možné. Zajistěte, aby pořadí přístupu pomocí klávesy TAB do polí bylo co

možná nejlogičtější. Důležité je i uspořádání polí, jejich spojitost a množství.



9. Sdílejte soubory pomocí NetMeeting. Pokud navrhujete databázi spolu s týmem

programátorů, používejte Access 2000 zároveň s NetMeetingem pro spolupráci a

komunikaci při vývoji aplikace.



10. Zabezpečte svou databázi. To je zvláště důležité, pokud budou mít uživatelé

přístup k vašim datům, ať již na samostatném počítači nebo prostřednictvím

sítě. Chraňte své informace nastavením hesla databáze („Nástroje“ /

„Zabezpečení“ / „Heslo databáze“)









Dynamické webovské stránky s Acessem



Tvorba datových stran pomocí Accessu 2000 je pravděpodobně nejjednodušší

cestou, jak sdílet vaše data prostřednictvím sítě. Snad jediným omezením je, že

databázi mohou sdílet pouze uživatelé, jež mají nainstalovaný MS Internet

Explorer 5.0.



Cesta ke vzniku skutečných dynamických stran při použití accessovské databáze

vede přes HTML generované serverem. WWW server čte nebo analyzuje informace a

následně pak vytváří webovou stránku na základě vybraných dat. Takto zpracované

informace jsou generovány do read-only webovských stran, které mohou být

zobrazeny ve většině internetových prohlížečů.



Access 2000 podporuje dvě normy dynamických stran. Jsou jimi ASP (Active Server

Pages) a IDC/HTX, přičemž ASP se stává z těchto dvou formátů stále více

užívanější. ASP používá skripty linkované do databáze a tagy, které správně

formátují stránku jakmile jsou data vybrána. Normu IDC/HTX lze rozdělit do dvou

částí. Na IDC textový soubor, jenž obsahuje informace o připojení do databáze,

a HTX soubor, kde HTML šablona řídí způsob zobrazení informací.



Zatímco datové stránky mohou být zpracovávány na libovolném počítači na kterém

pracuje Access, musejí být soubory ASP a IDC/HTX publikovány WWW serverem. To

znamená, že skripty mohou být prováděny v adresáři umístěném do kořenového

adresáře WWW serveru (např. WebshareWwwroot u Personal Web Serveru nebo

InetpubWwwroot u Internet Information Serveru. Databáze musí být také na

serveru registrovaná. To aby aplikace (prohlížeče) mohly přistupovat k

informacím z databází, které podporují protokol ODBC (Open Database

Connectivity).



Ačkoli jsou popsané formáty složitější, mají řadu předností. Umožňují třeba

vytváření sofistikovanějších webových stránek, postavených na databázích.

Takové stránky tak mohou být dynamicky generovány z neustále aktualizovaných

databází.