Vybavujeme kancelář roku 2000, aneb trendy pro malé i velké kanceláře

Rok se pomalu chýlí k závěru a možná se i vy, stejně jako mnoho dalších firem,
snažíte zachránit své peníze před všežravým molochem familiérně zvaným „Státní

rozpočet“ a jeho přisluhovači z Finančních úřadů a přemýšlíte o posílení či

renovaci výpočetní techniky. Poradím vám co a proč koupit, abyste v roce 2000

ani v letech následujících nelitovali.



Nebudeme sledovat výpočetní techniku jako takovou. Zaměříme se na vývoj v

oblastech činností, které jsou v kanceláři velmi časté.



Komunikace

Nikdo z podnikatelské sféry nebude pochybovat o důležitosti komunikace s

klienty a s vlastními zaměstnanci. Důležitějším než koupě nových počítačů se

pak jeví jejich zesíťování a připojení k Internetu. Pro komunikaci nemůžete

udělat nic lepšího, bez e-mailové adresy se obejde málokterá firma. Firmám,

které chtějí využívat Internetu hojně a pořádat videokonference, se vyplatí

investovat do ISDN linky. Ta je v našich zemích velkým hitem a při postupném

cenovém poklesu se vám určitě vyplatí, pracujete-li s Internetem intenzivněji.

Pokud letos ještě lze bez připojení na Internet existovat, v příštích letech to

možné určitě nebude.

Pro interní komunikaci, pro oběh elektronické pošty a snadné spravování

dokumentů se čím dál více začíná používat produkt Lotus Notes. Ten umožňuje

úplnou kontrolu nad pohybem dokumentů v „bezpapírové“ kanceláři.



Prezentace

Jeden dolar, vložený do reklamy, se vám třikrát vrátí, řekl kdysi pan Ford. Vy

můžete prezentovat svoji firmu daleko více způsoby, než mohl on. Buď obvyklou

formou plakátů, brožurek, reklamy v tisku ale pokud vaše produkty směřují k

lidem, kteří mají peníze (a to by směřovat měly), neprohloupíte, budete-li

prezentovat svoji firmu na Internetu v podobě WWW stránek. Ty vám za pár tisíc

korun vytvoří každá trochu solidnější firma. Každá, i velmi malá firma

prezentující se na Internetu vám potvrdí, že se jí investice do Internetu

vyplatila. Zde si totiž každý klient hledá vás, a ne vy jeho, jak je tomu u

běžné reklamy. V budoucnu se bez Internetu obejdou pouze ty firmy, které mají

cílovou skupinu spotřebitelů mimo uživatele Internetu, ostatním lze doporučit

jediné čím dříve se připojíte, tím lépe.

I když je internetová prezentace relativně levnou záležitostí, je výhodné ji

skloubit s prezentací papírovou. Samozřejmě ji můžete provádět z vašeho

oblíbeného textového editoru v průměrné grafické úpravě zdarma, nebo pomocí

grafického studia v perfektní kvalitě. Pokud chcete dobrou kvalitu za nízkou

cenu, pořiďte si některý z publikačních programů. Na našem trhu není zatím

tento sektor softwaru příliš rozšířen, a to je škoda, neboť jejich výstupy jsou

velmi dobré. Jsou určeny k vytváření vícestránkových publikací, například

vnitrofiremních časopisů, které v každé firmě významně zvyšují identifikaci

pracovníků s firmou. Mezi oblíbený software pro tuto činnost patří Corel

PrintOffice, či Microsoft Publisher.



Kancelářská rutina

Pravá kancelářská práce s počítačem začíná s pořízením kancelářského softwaru.

Nejdůležitějším kritériem při výběru tohoto typu softwaru je jeho kompatibilita

s ostatním světem. A tak se v mnoha kancelářích používají vedle sebe dva

textové editory. Jeden pro to, aby bylo možno přijímat a konvertovat dokumenty

v nejrozšířenějším formátu *.doc, ve druhém se píší dokumenty, protože se lépe

ovládá. Přes mnoho pokusů o protlačení nějakého obecně přijímaného formátu,

nejpoužívanějším konverzním formátem do nedávné doby byl ten užívaný firmou

Microsoft. Avšak tato doba je již nenávratně pryč. Konkurence nespí, a tak

firma Sun nabízí svůj kancelářský software StarOffice zadarmo, přičemž

StarOffice nabízí kompatibilní formát s Microsoft Office a obdobné uživatelské

rozhraní. Kromě toho Sun nabízí internetovou verzi tohoto softwaru v podobě

StarPortálu, kde jsou všechny aplikace StarOffice umístěny v podobě Java apletů

a vy můžete k těmto aplikacím a datům přistupovat odkudkoli. Sun předpokládá,

že tuto technologii využijí zpočátku malé a střední firmy k úlevě od břemena

neustálého updatu svých kancelářských systémů. Velké podniky, které do softwaru

založeného na produktech Microsoftu investovaly desítky milionů, budou zřejmě

jedny z posledních, kdo nabídku Sunu využijí těm však přijde vhod nejnovější

kancelářský produkt Microsoftu, Microsoft Office 2000, který je svými funkcemi

zaměřen právě na velké podniky, jež mají rozsáhlé a rychlé počítačové sítě.

„Office 2000 překračují hranice desktopu a jsou podnikovou aplikací“,

prohlašuje Microsoft. Office 2000 pomůže hlavně velkým společnostem, malé firmy

a jednotlivci mnoho výhod nezískají pokud samozřejmě nepublikují velmi často na

Webu všechny své dokumenty. Neboť hlavní novinkou Microsoft Office 2000 je plná

integrace HTML do jednotlivých programů. Některé převratné novinky, jako

instalace na vyžádání, fungují dobře jen ve velkých rychlých sítích, zatímco

pro obyčejného uživatele se mohou změnit v noční můru. Ve velké síti je

instalace části Office na požádání otázka okamžiku, ale v malé kanceláři bez

sítě musíte neustále vkládat instalační disk, aby si počítač mohl doinstalovat

části, které zrovna potřebuje.

Pokud je v oblasti kancelářského softwaru konkurence a možnost výběru

nejoptimálnějšího řešení, na poli kancelářských operačních systémů mnoho

možností není. Čekání na Windows 2000 E se podobá slavné hře „Čekání na

Godota“, kdy zmíněná postava nikdy nepřijde. Mnohé firmy, které není možné

označit za malé, neustále pracují s Windows 3.11, neboť již několik let čekají

na spolehlivý síťový operační systém na bázi Windows, Windows NT 5 (jež se

stačila během vývoje přejmenovat na Windows 2000 a stala se pro mnohé IT

plánovače chimérou). I když, abychom Microsoftu nekřivdili, anglická verze

Windows 2000 se má dostat na trh na konci tohoto roku, česká pak na začátku

roku 2000. A co nám mohou Windows 2000 přinést? Především větší podporu a

bezpečnost v síťových operacích. O tom, že síťování v kancelářích je nutností,

se nedá pochybovat. I pro nejmenší kanceláře o dvou počítačích se vyplatí

vytvořit počítačovou síť. Sdílení dokumentů a zdrojů je výhodou, která se nedá

přehlédnout. Na její vybudování vám budou stačit Windows 98 (nebo nová Windows

2000 Standard) bez vyhrazeného zvláštního počítače serveru. Pokud máte více

počítačů a chcete lepší zabezpečení dat, vyplatí se vám zvolit bázi Windows NT

(jeho verzi BackOffice Small Business Server však pro značnou problematičnost a

chybovost mnozí IT konzultanti nedoporučují). Na stejné úrovni (a s větší

výkonností) je zde také produkt Novelu IntranetWare for Small Business. Pro

obsluhu obou serverů však budete potřebovat IT odborníka, který vám je bude

spravovat. V každém případě jsou oba dva serverové systémy krokem do budoucna s

pohodlnou správou dat.

Máte-li starší počítače (486, 386), udělejte ještě větší krok do budoucnosti

zkuste zauvažovat nad produktem Microsoftu Windows NT Server 4.0, Terminal

Edition. Tento výborný produkt pracuje tak, že na centrálním počítači (zvaném

Terminal Server) probíhají veškeré operace a na cílový počítač (Terminal Server

Client) se přenášejí jen změny zobrazení. Cílová stanice tak prakticky nedělá

nic a bohatě jí dostačuje pomalý procesor a nepotřebuje žádný disk. To znamená,

že ve výsledném efektu nemusíte vůbec utrácet za každý uživatelský počítač

desetitisíce korun, ale pouze si zakoupíte výkonný server a tento operační

systém. Výhodné zvláště pro firmy o deseti a více starších počítačů. Terminal

Server zastupuje trend k omezení investic do hardwaru. A pokud je pro vás

Terminal Server velkým finančním břemenem, využijte výše zmíněný StarPortal od

společnosti Sun.



Jaké vybavení koupit do kanceláře?

V kancelářských systémech výrobci propagují procesory řady Pentium II a III,

ale právě v operacích běžných v kancelářích je stejně výkonnou alternativou za

poloviční cenu procesor Celeron, jestliže chcete zůstat na straně Intelu.

Nároky nového softwaru na hardware se zvyšují daleko pomaleji než jeho výkon a

tak neprohloupíte, koupíte-li prakticky jakýkoli procesor. Zajímavou

alternativou je K6–2 či K6–3 od společnosti AMD, jejíž procesory jsou

výkonnější než procesory srovnatelné řady Intelu a daleko levnější. Na čem

byste však šetřit neměli je paměť počítačů, 96 MB je pro rok 2000 standardem,

přesně tolik budou požadovat Windows 2000 pro spolehlivý a rychlý běh aplikací.

Záznam a distribuce dat prodělávají plíživou změnu: pomalu ale jistě se šíří

velkoobjemová média, jako je 100/250 MB ZIP (který je v České republice daleko

oblíbenější a používanější než konkurenční LS-120), výhodné pro kancelář pro

archivaci většího množství dat může být CD-RW zařízení, jehož ceny jsou poměrně

nízké.

Co by si oči a mozky lidí pracujících v kanceláři měly dopřát, jsou jiné

zobrazovací jednotky než nejrozšířenější 14" monitory, které způsobují pokles

kvality zraku desítkám miliónů lidí na celém světě. Ideální náhradou jsou LCD

panely, jejichž cena poklesla pod úroveň 27 000 Kč. Málokdo totiž ví, že jeho

oko skutečně vidí na obrazovce jeden bod, který vykresluje elektronový paprsek.

Teprve analytická část mozku polohu jednotlivých bodů zpracuje a vytvoří

celkový obraz. Takže při pohledu na klasický monitor (či televizi ó reklamní

mágové) vaše analytické myšlení nemá prakticky prostředky řešit něco jiného než

vyhodnocování obrazu. Odcházíte-li od počítače s bolavou hlavou, nedivte se,

kromě únavy ze sledování malých čáreček a linek na monitoru vám mozek pracoval

tak, jak už dlouho ne. Nástup plochých LCD panelů je silným trendem v

zobrazovacích zařízeních, avšak jejich výrazné pronikání do všech koutů

kanceláří lze očekávat až ve vzdálenější budoucnosti, neboť výrobní kapacity

jejich producentů jsou maximálně vytíženy a není důvodu ke snižování ceny. A ta

je vůči kancelářskému velkému 17" monitoru neustále trojnásobná. Pokud nemáte

na LCD panel, pořiďte vašim podřízeným alespoň 17" monitor.



Tiskárny a skenery

Ve větších kancelářích a odděleních budou v následujících letech panovat stále

výkonnější síťová zařízení, ať již to budou rychlé laserové tiskárny či výkonné

skenery. Jen se v příštím roce dá vzhledem k nízkým cenám očekávat vyšší nárůst

používání barevných laserových tiskáren. Avšak v oblasti malých kanceláří bude

situace naprosto jiná. Tam totiž potřebujete na malém prostoru co nejvíce

chytrých zařízení a nejde vám ani tak o výkon, jako o snadnost ovládání a cenu.

A toho využilo mnoho výrobců, kteří vytvářejí multifunkční zařízení spojující

skener, tiskárnu a modem, a dostáváte tak vlastně k tomu „zdarma“ kopírku a fax

se všemi výhodami počítačem řízeného zařízení. Výhodou je úspora místa a

samozřejmě úspora financí. Multifunkční zařízení se v menších kancelářích v

nejbližších letech stanou standardem.

Budoucnost vaší kanceláře závisí především na komunikaci a na softwaru, který

vám ji bude umožňovat. A nenechte si ujet vlak e-businessu! 9 0676/FEL o



Relevantní odkazy:

Komunikace

www.ibm.com

Publikační software

www.corel.com

www.microsoft.cz

Kancelářský software

www.microsoft.com

www.starportal.com

www.sun.com/staroffice

Hardware

www.hp.com