Bude letos dobrý rok pro MS Office 2003?

Softwarový gigant Microsoft se opět vydává na zteč našich peněženek mohutnou
ofenzívou pod vlajkou kancelářského balíku Office s pořadovým číslem 11. Pojďme

se podívat na předběžnou verzi toho, čím chce produkt chystaný na přelom

letošního roku přitáhnout pozornost, a potažmo i peněžní přízeň uživatelů.



Office patří již dlouho k základním produktovým pilířům Microsoftu. Skládá se z

poměrně stabilizovaného portfolia programů, do kterého v nové verzi přibylo i

několik nováčků. Jsou to například programy InfoPath, Contact Manager nebo

OneNote k jejich popisu se dostaneme později, jelikož začneme tradičním jádrem,

které je tvořeno kvintetem ve složení Word, Excel, PowerPoint, Access a

Outlook. Exkurzi však nezačneme u jednotlivých programů, protože těch

individuálních novinek (s výjimkou Outlooku) zase tolik nemají. Není divu kde

brát pořád nápady na vylepšení programů, které se vyvíjejí dvacet let a už v

předchozích verzích obsahovaly spoustu funkcí, o nichž většina uživatelů ani

neslyšela.





Dokumenty lépe, rychleji, bezpečněji



Microsoft již delší dobu vede jednotlivé programy z kanceláře k těsné

spolupráci a snaží se orientovat jejich chování tak, aby uživatel nemusel

vymýšlet „čím“ a mohl se soustředit na „co“. Ke snaze provázat programy

navzájem přistupuje v poslední době ještě další důležitý aspekt plavba v moři

informací. Office přestává být izolovaným ostrovem a snaží se o podporu

technologií, které vládnou internetu. V dnešní době totiž nikdo nevystačí s

uzavřeným binárním formátem a musí počítat s nutností práce i s informacemi v

naprosto nejrůznějších formátech. Proto se celou Office táhne jako červená nit

podpora univerzálního standardizovaného formátu XML, který je vhodný pro

zpracování dat pevného i volného formátu.



XML se stává hlavním formátem dokumentů všech programů sdružených do balíku

Office, takže jsou všechny schopny XML data načítat i ukládat. Mimo to je možné

díky tomuto formátu navázat na tvorbu dokumentů celou řadu složitějších

technologických funkcí, počínaje důsledným dodržováním firemní dokumentové

kultury a flexibilním využíváním internetových a intranetových datových skladů

konče.



Důsledná a uživatelsky přehledná podpora schémat XML dává uživatelům do ruky

další silný nástroj pro dobrou organizaci práce i se zdánlivě nekonzistentními

soubory dat a informací, protože si své potřebné informační struktury může

nadefinovat každý sám. Klasický řetězec zpracování dat a publikace výstupů,

který obvykle začíná v databázích Access, pokračuje přes analýzu v Excelu,

přehledné zpracování a okomentování ve Wordu a končí prezentací v PowerPointu,

případně odesláním pomocí Outlooku, se nyní zjednoduší díky tomu, že jednotlivé

kroky probíhají nad společnou datovou základnou a není nutné data po cestě

jakkoliv formátově transformovat. Navíc díky zákaznickým schématům a využití

transformací XSLT je možné dokumenty zpracovávat a prezentovat v nejrůznějších

podobách a na nejrůznějších platformách, aniž by bylo nutno do nich ručně

zasahovat, upravovat je nebo vytvářet nové verze, což by pochopitelně zdržovalo

a mohlo by do procesu vnášet chyby a nekonzistence.



Novou oblastí zaváděnou v rámci Office 2003 jsou takzvané inteligentní

dokumenty. Jsou právě využitím výhod jazyka XML v kombinaci s programovatelným

oknem úloh, kdy je zpracování dokumentu vyžadujícího průchod určitým procesem

uvnitř firmy řízeno a kontrolováno přes začleněné úkoly. Tyto úkoly, nebo též

instrukce se jednotlivým uživatelům zobrazují na panelu úloh a vedou je

jednotlivými kroky. Vlastní dokument pak může být snadno vytvořen tak, aby v

rámci příslušného úkolu umožnil danému pracovníkovi přístup pouze do částí,

které jsou pro něj určeny.



Flexibilita řešení je podpořena centralizací umístnění šablon a inteligentních

dokumentů, takže se veškeré změny provádějí pouze na jednom místě a jednotlivé

aplikace si je z tohoto místa automaticky stahují. Technologie využívá jednak

stávající standard COM objektů, jednak novou technologii řízeného kódu .NET.



Bezesporu významnou novinkou jsou takzvané pracovní prostory dokumentů, které

odstraňují dosud velmi bolavé místo schopnost sdílet dokumenty v reálném čase

mezi jednotlivými členy pracovního týmu. Neměli byste se tedy nadále potýkat s

nepříjemnými zákazy úprav dokumentů, které si již otevřel někdo jiný. Funkce

jsou součástí služeb Windows SharePoint Services zprostředkovaných příslušnými

servery a starají se o automatickou synchronizaci obsahu a údržbu

nejaktuálnějších verzí, které všichni dostávají k dispozici, ať již pracují v

režimu on-line přímo s dokumentem na serveru, nebo s jeho off-line kopií na

samostatném počítači. Pracovní prostor dokumentů se navíc stará i o správu

verzí, dokumentaci související e-mailové komunikace a konverzace pomocí

rychlých zpráv.



A když už jsme u těch dokumentů nově se setkáváme s pojmem IRM neboli

Information Rights Management. Tato technologie je významným přínosem pro

ochranu duševního vlastnictví a má zajistit bezpečnost dokumentů na úrovni

souborů. Díky ní je možné sdílet dokumenty nebo je posílat mailem a stále mít

kontrolu nad jejich obsahem i nad tím, kdo a za jakým účelem je používá. K

realizaci této služby bude nutno provozovat odpovídající servery s technologií

SharePoint Services buď v rámci organizace, nebo využít hostování na serverech

Microsoftu a kombinovat ji se službou Microsoft Passport. Příjemce dokumentu

nemusí být vybaven programy Office, k prohlížení dokumentu mu stačí IRM Viewer,

který je zdarma. Zdá se tedy, že služba je obdobou přenositelných dokumentů

formátu Adobe Acrobat, ovšem měla by být dovedena na vyšší stupeň zabezpečení a

ověření.



Na řadě míst se v nové kanceláři setkáváme s podporou ručního psaní

prostřednictvím TabletPC. Takto můžete třeba vylepšovat malůvkami své

prezentace v PowerPointu, komentovat dokumenty ve Wordu a Excelu nebo odesílat

ručně psané e-maily. Ruční poznámky fungují ve dvou režimech jednak v podobě

„nad dokumentem“, kdy si je můžete představit jako barevné nalepovací papírky,

jednak v režimu začlenění do dokumentu, kdy se začnou chovat jako běžné obrázky

nebo textová pole.



Ruční poznámky mohou být ve dvou podobách jako kreslený skeč nebo jako psaná

poznámka. Každý z režimů má svou sadu per, popisovačů a zvýrazňovačů, které

umožňují změnit barvu a šířku čáry. V rámci dokumentu se chovají jako vložené

objekty, což v praxi znamená, že se posouvají při vkládání sloupců v Excelu

nebo se pohybují s odstavci ve Wordu. V režimu Revize se poznámky chovají

stejným způsobem jako jiné komentáře a revize textu, lze je tudíž vypínat a

zapínat podle potřeby. Poznámky se dají také kopírovat mezi jednotlivými

dokumenty.





Outlook v novém



Přišel čas na novinky jednotlivých produktů z rodiny Office. Patrně největší

prostor nám zabere popis Outlooku, který těch novinek obsahuje skutečně nejvíc.

Vývojáři značně přepracovali celé prostředí poštovního programu, takže by se

vám s ním mělo pracovat podstatně lépe. Prostředí je totiž nejen barevné a díky

tomu i přehlednější, ale také lépe uspořádané, takže jsou požadované informace

mnohem dostupnější.



Na obrázcích si určitě povšimnete, že uspořádání seznamu zpráv a náhledu je

vodorovně vedle sebe, díky čemuž je obrazovka efektivněji využita. Určitě vás

také upoutá barevné odlišení položek v kalendáři a přehlednější kategorizace

poštovních zpráv pomocí barevných vlaječek. Ty mohou být označovány jednak

podle příznaku dalšího zpracování, jednak přehledně podle data doručení.



V rámci Outlooku bylo implementováno nové kontextové navigační okno a přibyly i

nové složky. S jednou z nich (v originále se jmenuje Junk mail) souvisí velice

důležitá novinka automatická správa nevyžádané pošty. Outlook nyní pracuje

nejen se seznamy zakázaných a povolených adres, ale je schopen díky speciální

technologii sám analyzovat obsah poštovních zpráv, a otravné smetí valící se na

vás z internetu ihned odsouvat do zmíněné složky. Filtr je možno nastavit v

několika stupních, podle toho, jak důkladně chcete příchozí poštu

„prokádrovat“. Navíc jej Microsoft hodlá aktualizovat přes internet, pokud

spameři objeví techniky, jak filtr obelstít.



Dalším příspěvkem k ochraně soukromí je blokace externího obsahu. Tato funkce

je namířena proti technikám špiónů ověřujících platnost e-mailových adres

vyšťouraných z nejrůznějších neověřených zdrojů a používaných pro spam.

Pozitivním vedlejším efektem této filtrace může být pro uživatele s pomalým

připojením blokace stahování obrázků, které dnes stále více a zbytečněji

dekorují zejména nevyžádané poštovní zprávy. Pokud však patříte k příznivcům

obrázků, přijdete si na své alespoň v kontaktech, kde můžete k adrese připojit

i podobenku (asi kdybyste zapomněli, jak dotyčný vypadá).



Vlastní projevy existence Outlooku doznaly změny směřující ke zmenšení jeho

nápadnosti v případě, že jej zrovna moc nepotřebujete. Vývojáři například

vycházejí vstříc obvyklému stavu, že program běží neustále, a odstěhovali jeho

ikonu z programové lišty do stavového pruhu, kde zabírá méně místa a odkud

vypouští své bubliny upozorňující třeba na doručení nové pošty.



Vylepšena byla rovněž spolupráce s Exchange Serverem, kdy je detekována

propustnost a typ připojení, a podle zjištěných parametrů upravován způsob

přenosu pošty. Outlook dokáže využívat Exchange v režimu s mezipamětí a

snižovat tak problémy s propustností sítě, protože si udržuje místní kopii

schránky a synchronizace probíhá na pozadí. Nebo dokáže přistupovat k Exchange

serveru přes protokol http tím se vypořádá s omezeními firemních firewallů,

které by jej na server nepustily přímým přístupem.



Jste-li šťastným vlastníkem gigantické mailové schránky, potěší vás Microsoft

hned dvakrát. Poprvé tím, že zvětšil limit pro velikost datového souboru pošty

ze stávajících 2 GB na pěkných 20 GB, takže budete mít kam expandovat. Podruhé

mnohem propracovanějším systémem vyhledávání, kdy se jednotlivé výsledky

hledání jeví uživateli jako samostatné složky. Přitom fyzicky zůstávají

jednotlivé zprávy na původních místech, a nemusíte je tudíž přesunovat do

samostatných složek a následně se obtížně rozpomínat, kam jste je dali. Takto

si můžete například vytvořit virtuální složku důležité pošty s úkoly od vašeho

šéfa či manželky, nebo jiný pohled na zprávy s příznakem vysoké důležitosti.

Navíc kdybyste si nevěděli rady s nastavením vyhledávání, má pro vás Outlook

již připravené výběry, ze kterých můžete vycházet.



Další zajímavý pohled do poštovní schránky skýtá uspořádání podle konverzace,

kdy vám Outlook sdruží zprávy do skupin podle předmětu. Usnadní vám to

sledování vývoje určité diskuse, případně umožní nakládat s celou skupinou

najednou (třeba ji někomu poslat, ať si také užije).





Business Contact Manager



Jedním z noviců Office 2003 je program Business Contact Manager. Nejedná se o

samostatnou aplikaci, spíš o rozšíření programu Outlook, které umožňuje

sledovat kontakty se zákazníky, zaznamenávat potřebné doplňkové informace a

účelně podchycovat obchodní příležitosti. Díky integraci s Outlookem je velice

snadné tyto informace navazovat na související dokumenty a propojovat je se

schůzkami v kalendáři nebo úkoly. Zároveň je možné ke každému případu nastavit

pravidla dalšího zpracování, případně s připomenutími dalšího domluveného

kontaktu či termínu.



Díky tomuto nástroji je správa zákaznických informací centralizovaná a snadno

se udržuje přehled o celé historii komunikace i přístup k potřebným dokumentům

jako jsou smlouvy, platební doklady, poštovní komunikace a další. Business

Contact Manager se snaží být otevřený pro import dat z jiných, třeba

konkurenčních programů pro správu zákaznických informací, a zároveň podporovat

další aplikace, které na jeho činnost v procesu správy obchodního případu

navazují.



Z nashromážděných informací programu mohou těžit vedle samotných obchodníků

také firemní manažeři, kteří tak získají přehled o jejich činnost a mohou lépe

prognózovat vývojové trendy a řídit chování firmy. Business Contact Manager je

skutečně flexibilním nástrojem, protože je rovnou připraven pro vzdálený

přístup přes internet a nepotřebuje k tomu žádné specializované servery ani

komunikační zařízení.





Ostatní aplikace



Jak jsem již naznačil, neoplývají ostatní aplikace z balíku Office takovými

vylepšeními jako Outlook, a tak si je probereme dohromady. Začneme inovovaným

vzhledem. Pracovní prostředí všech programů je laděno domodra a vypadá opravdu

čistě, úhledně a hlavně přehledněji díky výraznějším ovládacím prvkům

nástrojových pruhů.



Pokračujeme prezentacemi PowerPoint podporuje propojení na slovník synonym a

poradí si s bohatší škálou formátů videosekvencí, kterými můžete oživit svoji

prezentaci. Videosekvence může být navíc zobrazována na celé obrazovce.



Vylepšena byla také distribuce prezentací. Funkce Balení pro disk CD-ROM vám

prezentaci připraví k vypálení včetně prohlížeče a informací pro automatické

spuštění po vložení nosiče do mechaniky v počítači.



Databáze Access má nyní vylepšenou podporu zálohování dat jak na místní disk,

tak i na sdílené síťové umístění. Záloha je pojmenována podle data provedení a

Access automaticky provádí komprimaci a opravy vnitřních chyb databáze.



Poměrně neobvyklou novinkou ve světě databází je implementace funkcí

automatických oprav zadávaných dat. Funguje stejně jako ve Wordu přes

inteligentní značku, čímž umožňuje uživateli snadné odmítnutí opravy. Funkce

pracuje i v návrhovém režimu formuláře, kdy kontroluje různé prohřešky návrhu

(kupříkladu duplicitní klávesové zkratky, cyklické odkazy nebo nepřidružené

popisky).



Vývojáři accessových aplikací jistě ocení možnost provázání databázových

objektů do vzájemných závislostí. Ušetří jim to spoustu hledání při změnách

nebo odstraňování objektů. Podobně šikovná je možnost přenášet vlastnosti pole

na všechny přidružené ovládací prvky pole změnu vlastností provedete pouze

jednou a všichni ostatní ji prostě zdědí.



V programu Word mě nejvíc zaujal nový speciální režim, určený pro čtení

dokumentu na obrazovce. V tomto režimu je zvětšeno písmo dokumentu, zkráceny

řádky a stránka je optimalizována pro dané rozlišení monitoru. Využíváno je též

dobrodiní vylepšené funkce ClearType vyhlazující písmo. Navíc je pro dokument

uvolněn maximální prostor na obrazovce tím, že je zjednodušeno prostředí

programu a zobrazovány jsou pouze relevantní funkce, například tlačítka

sledování změn, vyhledávání pojmů ve slovnících a podobně. Čtenář má navíc k

dispozici pomůcky pro snadnou navigaci v rozsáhlejším textu mapu dokumentu a

miniatury stránek. Režim je skutečně propracovaný a vlastní zkušeností jsem si

ověřil jeho dobrou použitelnost, protože text je opravdu velmi příjemně čitelný

i při nižším rozlišení monitoru.



Nakonec nám zbyl Excel, jenž je ve výčtu novinek ještě skromnější než Word.

Vedle společných záležitostí s XML a IRM zmiňovaných v úvodu je to snad jen

vylepšení chytrých značek a implementace Research Task Pane pro vyhledávání

informací v externích zdrojích.



Při analýze XML dat vám pomůže snadné přepínání obsahu řádku souhrnů vedle

obvyklého součtu máte k dispozici průměr, počet, počet číselných hodnot,

maximální a minimální hodnotu, směrodatnou odchylku a rozptyl.





Jak moc potřebujete novou Office?



Nakonec si necháme trochu ožehavé téma. Žádný výrobce totiž neslyší rád úvahy

na téma potřebnosti nové verze svého výrobku. Pohled musíme rozdělit do

několika skupin, protože každé z nich přinese nové vydání něco jiného. Již

delší dobu se Microsoft snaží rozdělit svět uživatelů počítačů na ty, kteří

mají jeho software předplacený, a na ty, které to teprve čeká. Předplatitelé

dostanou novou Office v rámci předplatného, a nemusejí tudíž nad upgradem

příliš „mudrovat“. Myslím si, že právě kvůli nim byla verze vydána, protože je

potřeba si jejich peníze nějak zasloužit a splnit sliby pravidelných

aktualizací. Těch novinek, které by měly přimět k upgradu nepředplatitele, je

snad s výjimkou Outlooku opravdu poskrovnu.



Podíváme-li se na otázku upgradu z pohledu různých skupin uživatelů, dospějeme

celkem snadno k závěru, že nová funkcionalita Office je zaměřena především na

firemní klientelu. Pro větší a velké subjekty mohou být novinky a vylepšení v

oblasti správy a zabezpečení dokumentů skutečně nezanedbatelným přínosem,

zejména pokud se právě poohlížejí po podobném řešení nebo již přerostli své

stávající. Na druhou stranu tito zákazníci většinou ochranu proti spamu nebo

řízení zákaznických vztahů řeší jinak a novinky z této oblasti je asi nezaujmou

tolik, jako menší firmy. Pro ně jsou podobná řešení na klíč většinou nedostižně

drahá a vedení různých náhradních řešení v podobě papírových kartoték nebo v

lepším případě excelových tabulek jim připadá málo flexibilní a použitelné.

Těmto zákazníkům se určitě vyplatí zajímat se o Outlook a Business Contact

Manager.



Individuální klientele bych také doporučil k pozornosti Outlook. Jeho inovace

jsou skutečně zajímavé, funkční, potřebné a určitě se nejedná o pouhé

kosmetické úpravy. Spam je opravdovým „vředem na těle internetu“, a i další

inovace lepší uspořádání, přehledná kategorizace zpráv, usnadněné vyhledávání

nebo zakázání externího obsahu jsou přínosem dokonce i pro domácí uživatele a

svědčí o tom, že se vývojářský tým skutečně pečlivě zamýšlel nad potřebami a

nářky svých klientů.



Tak to by bylo pro dnešek vše o jádru nového balíku Microsoft Office 2003.

Příště se podíváme na nové vydání ostatních produktů skupiny Office Publisher,

FrontPage, InfoPath a OneNote.