„Naši zákazníci se často bojí změny. Vytvářeli si procesy deset let a teď jim někdo říká, že to mají dělat jinak. Obava z modernizace, automatizace nebo dokonce z AI je běžná, ale vyplatí se ji překonat,“ říká Petr Macek.
Právě menší firmy s 5–20 lidmi často narazí na limity Excelu a papírových poznámek. Když se přidají zakázky, faktury, servisní výjezdy nebo roste tým, jednoduché nástroje přestávají stačit. Pak je čas hledat komplexnější řešení.
Vyplatí se začít základními stavebními kameny
Petr Macek
Při zavedení firemního systému Macek doporučuje začít u procesů, které už firma má a zná:„Pokud vím, jak funguji, co kdo dělá a kdy, dokážu to přenést do systému. Pak se třeba ukáže, že jeden nástroj dokáže nahradit pět jiných a už nemusíme složitě přesouvat data z místa na místo.“
Důležité je včas připravit půdu a zaměstnancům vysvětlit, co nový systém přinese. „Pojmenujte přínosy pro firmu i pro ně. Například místo ‚opičí práce', jako je přepisování z jedné kolonky do druhé, budou mít víc času na to, co je baví,“ popisuje Macek.
Přechod podle něj nemusí trvat měsíce, většina menších firem zvládne změnu v řádu týdnů. Aby proběhla hladce, postupujte takto:
- Zmapujte procesy: kdo co dělá, v jakém sledu a s jakým cílem.
- Určete interního ambasadora: člověka, který pomůže týmu a nový systém interně „prodá“.
- Začněte od základů: zákazníci (CRM), projekty a úkoly. Další funkce a agendu přidáte postupně za běhu.
- Zvolte den D: moc dlouhé otálení a testování může udělat více škody než užitku.
Systém umožní mít peníze pod kontrolou
Digitalizace není jen o úspoře času a snížení chybovosti. Menší firmy potřebují i přehled o financích, cash flow a ziskovosti. Právě finance totiž patří k oblastem, které mnohdy podceňují a papír jim s nimi moc nepomůže.
Caflou původně vzniklo kvůli řízení cash flow a dodnes je to jeden z jeho hlavních pilířů.
„Firmy běžně vidí cca dva týdny dopředu. My jim umožníme plánovat na měsíce a připravit se na možné problémy,“ vysvětluje Macek. Díky propojení fakturace, banky a projektů firmy vědí, jaký bude jejich finanční vývoj, a mohou včas reagovat. Na důležitost finančního řízení Macek upozorňuje i v rozhovoru pro CFOtrends.cz.
Digitalizace se neobejde bez bezpečnosti
Firmy, které spoléhaly na zamčený šanon v kanceláři, se ptají: kde budou naše data a kdo k nim má přístup? Podle Macka se tyto obavy v praxi ukazují méně často, než by se čekalo, ale řešit se určitě mají.
Caflou ukládá data v ČR a v Evropské unii a přístup k nim mají jen lidé z firem samotných. Právě ti však bývají nejslabším článkem bezpečnosti. Samozřejmostí je proto dvoufaktorové ověření, role a oprávnění pro jednotlivé uživatele nebo auditní log, který zaznamenává každou akci. Možné je i omezení přístupů podle IP adres nebo regionu.
Přínos automatizace a umělé inteligence
Další úroveň digitalizace je místo ručního „překlikávání“ použít automatická workflow: když se stane A, udělej B. Vyplatí se zapojit i umělou inteligenci – tak, aby nebyla jen hračkou pro efekt, ale opravdu šetřila čas a nervy.
Automatizace a AI v Caflou například:
- zkracují vytěžování faktur minuty na vteřiny;
- připraví pravidelné souhrny bez lovení v tabulkách nebo komentářích;
- na základě hlasového pokynu v autě založí kontakt či úkol dřív, než zaparkujete;
- najdou trendy a anomálie v datech.
Macek upozorňuje na dvě věci: začněte jednoduše a k AI buďte zdravě skeptičtí.
Poslechněte si celý podcast a dozvíte se také:
- Jak vybrat první proces, na kterém si bezpečně vyzkoušíte automatizaci?
- Kdy migrovat historii a kdy ji nechat „zamknutou“ ve starém nástroji?
- Co dělat, když část týmu odmítá novou logiku práce? Kam míří vývoj Caflou v oblasti AI a uživatelského prostředí?
- A kdo je Petr Bot? :)
Pokud řešíte klienty, projekty, nabídky, faktury, termíny, výjezdy i vykazování času, systém vám ušetří přepínání, chyby a spoustu ruční práce. Caflou můžete vyzkoušet zdarma bez závazků a s podporou formou návodů a webinářů. Nejvíce ho oceňují podnikatelé ve službách a projektové týmy.
Computertrends si můžete objednat i jako klasický časopis. Je jediným odborným magazínem na českém a slovenském trhu zaměreným na profesionály v oblasti informačních a komunikačních technologií (ICT). Díky silnému zázemí přináší aktuální zpravodajství, analýzy, komentáře a přehledy nejnovejších technologií dříve a na vyšší odborné úrovni, než ostatní periodika na tuzemském trhu.
Obsah Computertrends je určen odborníkům a manažerům z firem a institucí, kteří se podílejí na rozhodovacím procesu při nákupu ICT technologií. Jednotlivá čísla si můžete objednat i v digitální podobě.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU