Propojte svou firmu - Lotus Intranet Collective CZ

Lotus Intranet Collective je kolekce programů, zajišťující malým a středním
podnikům efektivní využití výhod Internetu, speciálně jako firemní intranet.

Celé řešení je založeno na groupwarovém Lotus Domino Serveru ve verzi 4.6.1 a

jeho klientských částech Lotus Notes, též ve verzi 4.6.1. Dále dostanete sadu

hotových, avšak uživatelsky modifikovatelných aplikací, šitých na míru pro

podnikový intranet. Navíc, díky spolupráci s firmou Digi Trade (Lotus Premium

Partner), dostanete do ruky zákaznickou, česky mluvící aplikaci s názvem

Firemní intranet, která za daných podmínek supluje oněch 12 anglických

komponent.



Domino & Instalace

Než přistoupíme k samotné instalaci, bylo by slušné zmínit alespoň základní

charakteristiku Domino/Notes Serveru. Lotus Domino je aplikační a zprávový

server s vestavěnou architekturou služeb, které umožňují hladký a vysoce

zabezpečený chod podnikových řešení pro Internet, firemní intranety a

extranety. Server může fungovat jako HTTP server, proxy server, firewall, fax

server i jako mail server MTA (agenti pro přenos zpráv) podporují běžné

poštovní klienty POP3, MAPI, IMAP4 a Notes. Administrátorům jejich práci

ulehčují a automatizují zabudovaní agenti.

Základem úspěšného zprovoznění Starter Packu je správně nakonfigurovaný unixový

nebo NT server a jejich klienti. My jsme testovali konkrétně na Windows NT 4.0

Serveru a třech klientech, kde na prvním byla instalována Windows 98, na druhém

Windows 95 a na třetím (notebook) Windows 3.11. NT server musí být upgradován

Service Packem 3.

Instalační program nám nabídne průvodce, který nás provede celou instalací.

Stačí zatrhnout úplnou instalaci, a Install Shield automaticky nakopíruje

Domino Server a intranetové komponenty na váš server. Zároveň váš server

připraví na zprostředkování faxových služeb, tudíž nemusíte mít další faxový

server. Potom musíte vložit důležité počáteční údaje a můžete upravit vzhled

vašeho situ programem Site Creator. Samotná administrace Domino Serveru se děje

prostřednictvím klienta Notes, tudíž v příjemném prostředí.

Systémové požadavky produktu odpovídají použitým operačním systémům. Tedy pro

slušnou práci je dobré mít procesory Pentium, u klientů alespoň 16 MB paměti,

server nejméně 64 MB a dostatek diskového prostoru. Pro server je doporučen

minimálně 1 GB, ale optimum jsou 4 GB.

Součástí dodávky jsou též Internet Explorer 4.01 a Netscape Navigator 4.04,

neboť váš intranet bude přístupný jak z klienta Notes, tak z výše zmiňovaných

webovských prohlížečů, čímž je zajištěna i solidní crossplatformnost.

Pozn.: Obsluha některých modulů je optimalizována pouze pro prohlížeč.



Firemní intranet

Jak již bylo řečeno, Firemní intranet pro Lotus Domino je řešení od společnosti

Digi Trade, jež bylo zvoleno firmou Lotus, aby vyšla vstříc českým zákazníkům a

nemusela lokalizovat a znovu graficky zpracovávat všechny anglicky komunikující

intranetové databáze. Jedná se o modulární systém, integrující nejčastěji

používané aplikace pro spolupráci ve skupinách. Po instalaci již k aplikacím

přistupujete prostřednictvím webovského prohlížeče.

Modul Úkolovník v intranetovém provedení máte okamžitý přehled o vlastních

úkolech i úkolech zadaných dalším osobám. Aktuální úkoly příslušné osoby jsou

graficky zvýrazněny. Úkoly je také možno posílat elektronickou poštou, a o

nesplněných úkolech jsou zadavatel a vykonavatel automaticky informováni.

Modul Pošta je aplikace sestávající ze dvou základních částí: elektronické

pošty a kalendáře. Elektronická pošta slouží pro odesílání a příjem zpráv jak v

lokální síti, tak i směrem do Internetu. Poštovní klient splňuje všechny běžné

požadavky na elektronickou poštu.

Modul Faxové služby k použití těchto služeb je nutné si na serveru vyhradit

faxmodem s telefonní linkou. Potom můžeme jak přijímat, tak odesílat faxy

optionálně včetně připojeného souboru. To vše probíhá prostřednictvím

standardního formuláře v prosředí webového prohlížeče.

Modul Adresář Databáze postihuje kompletní firemní požadavky na ukládání a

správu adres kontaktních osob.

Uživatel má možnost sdílet kontaktní adresy s ostatními spolupracovníky. Na

vytvořené adresy je následně možno zasílat hromadnou korespondenci v dopisové

faxové formě. Adresář lze seřadit podle rozmanitých kritérií a je k dispozici

fulltextové (plné textové vyhledávání) vyhledávání. Vybrané záznamy se nechají

nastavit jako privátní, čímž jsou nedostupné pro jiné uživatele.

Modul Práce s klienty je databáze sloužící k vedení záznamů o práci s klienty.

Kromě všeobecných údajů jako je profil firmy a kontaktní osoby, je zde možno

vkládat a sledovat jednotlivé aktivity (schůzky, telefonáty, dopisy, faxy),

které jsou vždy vztažené k jednotlivým projektům, seřazeným podle data. Z

jednotlivých aktivit často vyplývají různé úkoly a ty je možno zadat jiné osobě

do databáze úkolů. Celkově jsou informace k jednotlivým klientům řazeny

kategorizovaně, čímž vzniká přehledný strom aktivit uskutečněných s danou

firmou. Nesporné výhody má databáze pro cestujícího pracovníka, který ihned

vidí veškeré informace o dané firmě.

Modul Forms je databanka obsahující šablony nejčastěji používaných firemních

dokumentů a jiných písemností pro okamžité použití. Zvolíte požadovanou

šablonu, a její repliku podle svých potřeb upravíte.

Modul Diskusní fórum se stará o zprostředkování vnitropodnikové komunikace na

úrovni veřejných či privátních diskusí. Dle nastavení je diskuse autorizovaná

nebo anonymní. Diskuse není závislá na dislokaci uživatelů a zahrnuje v sobě

možnost diskutování s uživateli Internetu. Oproti klasickým diskusním fórům

nabízí tento modul automatické zasílání odpovědí na váš příspěvek a přihlášení

se k odběru určité kategorie.

Modul Nástěnka funguje jako klasická nástěnka k vystavení informací různého

druhu. Např. směrnice, normy, jízdní řád, bazar atd. I zde funguje fulltextové

vyhledávání.

Modul FAQ publikuje nejčastěji kladené vnitropodnikové dotazy všeho druhu.

Modul Archivace souborů pracuje jako sdílená databáze souborů vytvořených i v

běžných kancelářských aplikacích apod. Vkládané dokumenty jsou opatřeny

identifikujícím popiskem a je možné ukládat i nové verze souboru.

Na takto naplněnou databázi je možno aplikovat veškeré výhody plného textového

vyhledávání, které dokáže vyhledávat i v rámci uložených souborů (např. Lotus

SmartSuite, MS Office…). Jednotlivé záznamy lze kategorizovat podle přístupu

jednotlivých uživatelů.

Modul URL Adresář poskytuje přehledný způsob údržby tematicky členěného URL

adresáře, společného pro všechny uživatele intranetu. V adresáři stačí jednou

ťuknout, a hned se otevírá příslušná stránka na Internetu, za předpokladu, že

je váš intranet k Internetu připojen.

S Modulem pro řízení projektů máte solidní přehled o probíhajících projektech a

úlohách, které si snadno a efektivně kontrolujete.

Modul správy systému poskytuje administrativní nástroje pro správu jednotlivých

modulů systému a jádra jako takového. K této komponentě má přístup pouze

správce.



Doplňky

Uvádíme zde několik zajímavých doplňků, které sice nejsou přímou součástí

Intranet Starter Packu, ale je dobré o nich vědět, neboť se pro vás mohou stát

užitečnými.

ISP GATE zabezpečuje spojení firemního intranetu s Internetem přes komutovanou

linku.

Internetový obchodní dům je aplikací, umožňující přehledným způsobem

prezentovat firemní data ceníkového typu na Webu s možností zákaznického

objednávání.

Database connector je určen pro propojení Notes databází s externími databázemi

přes ODBC (Excel, Access, FoxPro, dBase, DB2, MS SQL server, SQL Anywhere,

Oracle atd.).

Notes EDI Server Electronic Data Interchange Server automaticky přenáší soubory

či celé adresářové struktury mezi servery Lotus Notes.

Chat server je Notes aplikace umožňující on-line diskusi přes internetovský

prohlížeč (odladěno pro MSIE 4.0).



Závěr

My jsme testovali Intranet Collective ještě v takové česko-anglické podobě, a

proto jsou některé obrázky z anglického prostředí. Nyní, kdy čtete tento

článek, jsou již veškeré uživatelské dialogy české.

A co říci závěrem? Na vlastní kůži si on-line verzi firemního intranetu můžete

vyzkoušet na adrese www.ift.digi-trade.cz.



9 0037/OK



Lotus Intranet Collective CZ

+snadná a přehledná instalace

+stabilita

+modularita

+precizní elektronická nápověda

-absence některých nadstandardních faxových funkcí



K recenzi poskytla firma:

Lotus Development CZ

Pod Lipami 41, Praha 3

www.lotus.com

www.digi-trade.cz



Doporučená cena:

59 000 Kč (bez DPH),

cena zahrnuje licenci na 1 server a 5 Notes klientů