Tipy pro MS Access práce s tabulkami

Microsoft Access si získal oblibu i jako prostředek sloužící k vytváření
kancelářských databázových aplikací. V tomto prvním ze série článků věnovaných

tipům a metodám, které mohou méně zkušeným uživatelům ulehčit práci, se budeme

věnovat práci s tabulkami. Máte-li konkrétní dotazy nebo jiné náměty, pošlete

je prosím na pcworld@idg.cz.

Založení tabulky

Důležité je u každé tabulky nastavit primární klíč, který může tvořit jedno

nebo více polí, a jehož hodnota musí být jedinečná v celé tabulce. Primární

klíč umožňuje rychlejší prohledávání záznamů a používá se v relacích mezi

tabulkami. Access pro jeho volbu nabízí speciální typ pole automatické číslo,

kdy se program sám postará o přiřazení jedinečného čísla záznamu. Volba

automatického čísla je rozhodně lepší než primární klíč založený na

„jednoznačném“ poli, jako je např. rodné číslo. Rodné číslo jednak nemusí

bohužel být jednoznačné, a navíc může dojít k jeho špatnému zapsání, ať již

vinou obsluhy programu či chybou zákazníka ve vyplněném formuláři (problémy

nastávají např. s jeho dodatečnou změnou).

Občas nastane situace, kdy potřebujete změnit formát pole. Například zjistíte,

že velikost textového pole Obec, která je 25 znaků, nestačí, a rozhodnete se ji

zvýšit na 30 znaků. Pokud tabulka obsahuje větší počet záznamů, může i v

závislosti na konfiguraci hardwaru nastat situace, že Access odmítne typ dat

změnit (viz obr. 1). Problém můžete vyřešit vytvořením dočasného nového pole

stejného typu (v našem příkladu Obec2, text, velikost 30 znaků) do něj dotazem

zkopírujte obsah pole Obec, a nakonec toto pole smažte a pole Obec2 přejmenujte

na Obec.

Novinkou ve verzi Accessu 97 je typ pole hypertextový odkaz, které jak název

napovídá obsahuje adresy internetovských stránek nebo dokumentů, jejichž obsah

se zobrazí ťuknutím na příslušnou položku. Vlastní hodnoty pole (např.

www.pcworld.cz) zadáváte buď přímo zapsáním, nebo zobrazením kontextové nabídky

a volbou Hypertextový odkaz\Zobrazit hypertextový odkaz. V následujícím

dialogovém okně (viz obr. 2) pak zadáte či vyhledáte příslušnou webovskou

stránku nebo dokument (např. excelovský soubor). K zadání jiného textu, který

se zobrazí v poli hypertextového odkazu, použijete volbu Hypertextový

odkaz\Zobrazený text.

Práce s indexy

Pokud chcete, aby pole obsahovalo jedinečné, ale specifické hodnoty (jako např.

Číslo výrobku), použijte u tohoto pole tzv. index Unique (v návrhovém zobrazení

nastavte vlastnost Indexovat na Ano (bez duplicity)) a program neumožní vložit

záznam s duplicitní hodnotou tohoto pole. Nastavíte-li však jedinečnou indexaci

u již existující tabulky a pole obsahuje záznamy s duplicitní hodnotou, Access

index nedovolí vytvořit. V tomto případě můžete pro zjištění a odstranění

duplicit použít Průvodce vyhledávacím dotazem (duplicitní položky) při

vytváření nového dotazu. Za pomoci tohoto průvodce vytvoříte dotaz, jenž

vyhledá a zobrazí duplicitní údaje, které můžete odstranit nebo změnit.

Zabezpečení zadání

Často potřebujete zajistit, aby u dceřiné tabulky (např. Prodeje) mohly být

zadány pouze určité hodnoty z rodičovské tabulky (např. Dealeři). V našem

příkladě s tabulkami Dealeři a Prodeje to znamená, že program nesmí dovolit

zadat do tabulky Prodeje prodej, který provedl zatím v tabulce Dealeři nezadaný

dealer (vazba přes ID_dealera). To zajistíte tak, že v návrhovém zobrazení u

tabulky Prodeje vyberete pole ID_dealera a ve spodní části okna ťuknete na

„ouško“ Vyhledávání. Nyní nastavte tyto hodnoty: t

Při zadávání prodejů se při volbě ID dealera zobrazí rozevírací nabíd-ka se

jmény prodejců (předpokládáme, že druhý sloupec v tabulce Dealeři je

Jméno_Deal), ze kterého vyberete požadované jméno. Program také zajistí, že

místo „pouhých“ ID se v poli zobrazují odpovídající jména.

Mazání záznamů

Chcete-li zmenšit velikost databáze smazáním (nebo archivací a následným

smazáním) většího počtu záznamů tabulky, zjistíte, že se velikost databáze

vůbec nezměnila. Problém spočívá v tom, že musíte ještě provést tzv. komprimaci

(volbou Nástroje\Správa databáze\Zkomprimovat databázi). Program tím provede

reorganizaci uložení záznamů fyzického prostoru souboru databáze a uvolní místo

zabírané „smazanými“ záznamy.

Pokud smažete souvislou řadu záznamů (např. s hodnotou automatického čísla

1000–2000 a číslo 2000 bylo zároveň nejvyšší) a ihned provedete komprimaci,

program zajistí, že hodnota pole automatického čísla nově vkládaných záznamů

bude bez mezery pokračovat od čísla 1000. (Bez provedení komprimace by

číslování pokračovalo od hodnoty 2001.)

Import a export údajů tabulek

Access poskytuje bohaté možnosti při importu a exportu údajů. Základní volbou

pro import je volba Otevřít databázi…, pro export pak označení tabulky v okně

databáze a volba Uložit jako/Export… V následujícím dialogovém okně v poli

Typ souboru určíte požadovaný formát (Excel, text, HTML, dbf, Paradox aj.

samozřejmě pokud máte požadovaný typ nainstalován) a nakonec příslušný soubor.

Při volbě textového souboru se spustí průvodce, s jehož asisten-cí určíte další

požadavky na importovaná/exportovaná data. Zajímavou je i možnost publikovat

data, formuláře či sestavy na Webu (staticky i dynamicky), k čemuž je určen

Průvodce publikováním na síť WWW (volba Soubor/Uložit jako HTML viz obr. 3).

Hromadná korespondence

Údaje tabulek Access můžete použít jako zdroj dat při hromadné korespondenci v

programu Word. Při nastavení zdroje dat stačí v okně Otevřít zdroj dat nastavit

pole Soubory typu na databáze MS Access, dále určit databázi a poté příslušnou

tabulku.8 0697/OK o