Tipy pro vaši úspěšnější práci

Pro Windows 98



Pomůcka systémové konfigurace



Pokud patříte k odvážnějším uživatelům Windows, jistě jste již

narazili na problematiku úpravy inicializačních souborů jako

např. Config.sys nebo Autoexec.bat, a říkáte si, že jejich

editace pomocí Poznámkového bloku není to pravé. Nebo možná

používáte různé užitečné prográmky a pomůcky, které se při

instalaci usadily ve vašem systému a od té doby se tvrdošíjně

spouštějí spolu se startem Windows, přestože to je proti vaší

vůli a vy jste se je snažili opakovaně, leč marně odstranit ze

složky Po spuštění , kde nejsou k nalezení. Pro tyto případy

existuje ve Windows 98 užitečný prográmek, kterému se říká

Pomůcka systémové konfigurace . Spustíte jej nejlépe z menu Start

- Spustit vložením " msconfig „, jinak je program k nalezení

v podsložce System hlavní složky Windows. Aplikace umožňuje

v první řadě pořídit zálohu stávajících souborů pro případ, že

některé změny přeženete – nabídne vám různé způsoby spouštění

systému pro zvýšení kontroly při zavádění, poskytuje možnost

změnit konfiguraci stávajících inicializačních souborů (kromě

dvou výše zmíněných ještě System.ini a Win.ini) a přehledně vám

ukáže, který software je automaticky spouštěn. Pomocí programu

sice nelze vkládat nové položky do zmíněných souborů, ty

stávající však můžete jednoduchým způsobem pomocí zaškrtávacího

pole vypínat a znovu zapínat, a zjišťovat tak "následky“

jednotlivých zásahů. Na kartě Po spuštění naleznete přehledný

seznam automaticky spouštěných aplikací, včetně cest ke

spouštěným programovým souborům a jejich případných parametrů

příkazového řádku. Třeba právě zde naleznete řešení vašich

problémů.



Nebojte se vyčistit disk!



Mezi systémovými nástroji, které jsou k dispozici ve Windows, je

také program, jejž jste se možná báli použít. Jeho jméno

Vyčištění disku samo o sobě nevěští nic dobrého, a pokud jste

jej přece jen ze zvědavosti spustili, pak slabší povahy určitě

odpadnou po následujícím okně, které nepodává žádnou informaci o

funkci programu, ale pouze nabízí výběr jednotky pro vyčištění.

Není však třeba se obávat, neboť pomůcka nabízí přehledný a

pohodlný způsob, jak se zbavit opravdu nepotřebných souborů na

vašem disku a nenechá vás napáchat větší škody. Můžete odstranit

dočasné soubory z cache vašeho internetového prohlížeče,

vyprázdnit koš a složku dočasných souborů Windows (obvykle TMP)

nebo zachráněné soubory, které vám do kořenového adresáře uložil

ScanDisk. Před samotným vyčištěním si můžete navíc pro jistotu

soubory projít a zkontrolovat, co vlastně vyhazujete. Pokud to

nestačí, můžete přímo vstoupit do okna dialogu Přidat nebo

odebrat programy (normálně dostupný z Ovládacích panelů) a

odinstalovat součásti systému nebo aplikace. Pomocí programu

tedy nemáte možnost zničit žádné důležité systémové soubory nebo

nastavení, a obavy proto nejsou na místě.



Pro MS Word 97



Rychlé ohraničení



Pro přehlednější oddělování částí textu nabízí Word zajímavou

pomůcku, která vám možná už nechtěně způsobila nepříjemnou

chvilku, zvláště pokud jste při podtrhávání textu nebo

oddělování odstavců čarami chtěli použít stejný způsob jako u

psacího stroje – opakování některých znaků. Protože k podtržení

části textu lze použít přímo speciální formát písma a výše

uvedený nepohodlný způsob tak odpadá, byla tímto „uvolněná“

funkce opakujících se znaků použita pro automatické grafické

oddělování celých odstavců. Chcete-li oddělit odstavec po jeho

dokončení čárou (různého druhu), stačí jeho poslední řádek

ukončit „tvrdým“ koncem (klávesou Enter ), na následující řádek

alespoň třikrát za sebou napsat některý z dále uvedených znaků a

opět ukončit klávesou Enter , a program doplní souvislou čáru na

celou šíři odstavce dle jeho formátu. Typ čáry bude určen

znakem, který použijete – pomlčka vytvoří tenkou čáru,

podtržítko tlustou, rovnítko dvojitou, hvězdička tlustou

přerušovanou, křížek (#) střídavou tenkou-tlustou a tilda (~)

vlnovku. Pokud budete chtít čáru odstranit, je dobré vědět, že

se nejedná o posloupnost znaků, ale o způsob formátování

odstavce, který je nezávislý na vpisování textu do dokumentu, a

proto pokusy použitím klávesy Delete nebo Backspace jsou

zbytečné. Označte poslední řádek nad čárou (protože ohraničení

patří k odstavci, jenž je nad ním), zvolte menu Formát –

Ohraničení a stínování a na kartě Ohraničení vyberte Žádné . A

pokud vám tato automatická funkce opravdu není po chuti, zvolte

menu Nástroje – Automatické opravy , přejděte na kartu Při psaní

a v její horní části zrušte volbu Ohraničení .



Pro matematiky



Samozřejmě nejen pro ně, ale i pro ostatní tvůrce dokumentů je

určena pomocná aplikace Microsoft Equation, pěkně po česku

Editor rovnic. Jde o možná trochu zbytečně dobře ukrytou

pomůcku, která umožňuje do stránek vložit profesionálně

vypadající matematické výrazy, a to i velmi komplikované. Pokud

je vaším kriteriem výsledný vzhled, a ne rychlost zápisu (poté

už nemusí vaše poznámky přečíst nikdo), můžete bez problémů

vytvořit matematické či fyzikální pojednání, seminární nebo

diplomovou práci. Požadovaný výraz je vkládán do textu jako

objekt, a dle toho je také zpracováván. Nový výraz založíte

volbou Vložit – Objekt , kde na kartě Vytvořit nový jako typ

objektu vyberete Microsoft Equation 3.0. Do místa, kde byl

v dokumentu umístěn kurzor, je vložen rám a jednotlivá menu jsou

upravena pro editaci matematických výrazů. Při zadávání můžete

využít širokou nabídku nabízených předdefinovaných šablon pro

jednotlivé znaky, symboly či operátory (relační, množinové,

logické operátory, malá a velká řecká abeceda, všemožné závorky,

symboly pro integrály a sumy, odmocniny a indexace) a také znaky

vkládané z klávesnice (čísla, písmena jako proměnné, rovnítko).

Ve vytvářené struktuře se pohybujete pomocí kurzorových šipek, a

opakovaným vkládáním dalších šablon či znaků je možno zapsat i

složité struktury. Ani příznivci počítání matic nepřijdou

zkrátka a pro tvůrce chemických rovnic jsou rovněž k dispozici

vodorovné šipky s popisem prakticky kdekoliv. Chcete-li dále

upravovat vzhled zápisu, můžete například upravit velikost mezer

(prakticky jakýchkoliv, mezerou mezi znaky počínaje a tloušťkou

zlomkové čáry konče), upravit nadefinované styly pro jednotlivé

symboly nebo změnit velikost písma (zvláště pro indexy, snížené

indexy a symboly). Vytvořený objekt opustíte jednoduše kliknutím

jinam do dokumentu. Další úpravy můžete provádět jako s jinými

objekty po klinutí na výraz samotný, případně pomocí

kontextového menu. Takto vytvořený objekt nelze uložit jako

samostatný soubor, ale pouze s dokumentem Wordu, do kterého byl

vložen.



Jak přenést vlastní nastavení



Základem pro jakýkoliv obecný nový dokument je ve Wordu šablona

Normal.dot, pokud nezvolíte při tvorbě nového souboru jinou. Ta

obsahuje základní nastavení určující vzhled dokumentu (typ a

velikost písma, vzhled odstavců a stránky) a neobsahuje žádná

makra. Veškerá vlastní nastavení, která při práci s libovolným

dokumentem provedete, jsou ukládána jako jeho součást, a pokud

je chcete použít jinde, případně je přednastavit do libovolného

nového dokumentu (přes Normal.dot), musíte je do cílového

souboru uložit. Pro zjednodušení a zpřehlednění této práce

můžete použít pomůcku zvanou Organizátor , kterou vyvoláte

v nabídce Nástroje – Šablony a doplňky nebo Formát – Styl

tlačítkem Organizátor . Otevřené okno poskytuje souběžný pohled

na dva soubory (dokumenty nebo šablony) zároveň, každému patří

jedna polovina. Levá strana slouží po otevření jako zdrojová, do

ní tedy bývá standardně umístěn aktuální dokument, a pravá

strana jako cílová obsahuje implicitně šablonu Normal.dot.

Samozřejmě lze otevřít libovolné dva soubory, případně směr

kopírování otočit dle toho, který prvek v okně souboru označíte

kliknutím myši jako zdrojový. Pomocí čtyř karet lze zvolit,

které prvky nastavení budete přenášet (styly, automatické texty,

vlastní panely nástrojů a makra), a pak je můžete do cílového

souboru snadno kopírovat, případně z něj dodatečně odstraňovat.

Můžete potřebovat automatický formát?

Při práci na dokumentu se často stává, že mnoho textu již bývá

zapsáno, avšak představa o výsledné podobě dokumentu je mlhavá.

Přestože při práci s Wordem je lepší si strukturu ujasnit

předem, a pak postupně a důsledně vytvářet její stavební kameny,

ani druhá metoda neznamená zásadní problém. Program zde nabízí

pomoc v podobě možnosti automatického formátování. Poté, co

vytvoříte zdrojový text a ujasníte si, jak celý dokument vnitřně

rozčleníte, doporučuji vybrat (či nadefinovat vlastní) styly pro

text a odstavce, které budete potřebovat, pomocí volby Formát –

Styl , případně Formát – Galerie stylů . A máte-li rozmyšleno a

připraveno, jak budou vypadat jednotlivé nadpisy a kapitoly,

můžete nechat pracovat editor. Zvolte Formát – Automatický

formát a rozhodněte se, zda necháte celou práci jen na Wordu

(nedoporučuji), nebo si necháte změny nejdříve ukázat ve

výsledné podobě a pak je budete postupně potvrzovat nebo

zamítat. Po odsouhlasení dalšího postupu proběhne vlastní

automatické přeformátování a vy můžete zvolit možnosti dalšího

postupu. Pokud je výsledek odstrašující, rovnou lze vše

zamítnout, jste-li naprosto spokojeni, vše rovnou přijměte, a

pokud máte pocit, že to není nejlepší, ale dá se s tím něco

dělat, pomocí volby Přehled změn vstupte do interaktivního modu,

kde lze korigovat jednotlivé změny postupně, jednu po druhé.

Každá z nich je zde přesně specifikována, takže můžete výsledek

upravit podle svých představ. A pokud náhodou při postupném

procházení dospějete k závěru, že to přece jen nedopadlo dobře,

pomocí volby Storno se vrátíte do předchozího dialogu a vše

zamítnete.



Pro MS Excel 97



Jak a proč nazývat buňky?



K označování buněk v Excelu je používána „šachová“ notace, tedy

každá buňka je identifikována pozicí v řádku a sloupci, případně

listu. Určování pozic buněk a jejich oblastí pomocí této metody

je sice jednoznačné, ale pro obyčejného smrtelníka přece jen

trochu cizí. Proto program umožňuje použít metodu, kdy zcela

konkrétním buňkám nebo jejich oblastem (prakticky libovolným)

lze přidělit zástupné symbolické Názvy . Ty lze poté všestranně

využívat v odkazech i vzorcích, a podstatně tak zvýšit

přehlednost zadávaných výrazů. Navíc lze stejně jako buňky

pojmenovat i konkrétní vzorec, a pak jej ve formě názvu vkládat

do cílových buněk (dvouslovné výstižné pojmenování obstojí ve

srovnání s komplikovaným vzorcem určitě lépe). Při tvorbě názvu

nejdříve vyberte buňku nebo oblast, a poté můžete nové

pojmenování jednoduše vepsat do Pol e názvů (vlevo na řádku

vzorců) a potvrdit klávesou Enter. Naleznete zde všechny platné

názvy v celém sešitu, a jednoduše tak můžete přejít na

kteroukoliv pojmenovanou oblast. Chcete-li vkládat názvy „ve

velkém“, otevřete si na pomoc dialogové okno volbou V ložit –

Název – Definovat , a opakovaně můžete pojmenovat více oblastí a

buněk. Vzorec pojmenujete tak, že jej buďto vepíšete do řádku

Odkaz na: , nebo pojmenujete buňku, která vzorec obsahuje.

Nezapomeňte při pojmenovávání vzorce upravit absolutní odkazy na

relativní, pokud jej chcete používat univerzálně. Stejným

způsobem můžete vložit i různé konstanty. Máte-li v listě již

vytvořenou oblast a její potenciální název se nachází v některé

z buněk (jako nadpis), vyznačte celou oblast včetně budoucího

názvu a zvolte Vložit – Název – Vytvořit . V dialogovém okně

můžete vybrat, odkud bude název pro oblast převzat. Samotné

použití je snadné – klávesou F3 nebo volbou Vložit – Název –

Vložit otevřete dialogové okno, které vás nechá vybrat potřebný

název.



O podmíněném formátování



Při práci s rozsáhlejšími výpočty a tabulkami se může kontrola

výstupních hodnot – výsledků stát velmi obtížnou. Zvláště

v případě, máte-li v záplavě hodnot hledat např. pouze výsledky

v určitém intervalu. Také při zpětné kontrole velkého množství

vložených dat velmi rychle můžete ztratit přehled a zanechat v

buňkách chybné hodnoty. Pro tyto případy lze s úspěchem využít

nástroj Excelu, jenž upraví formát libovolné buňky v závislosti

na jejím obsahu, případně v závislosti na výsledku logické

funkce. Na důležité hodnoty či výsledky vás tak může upozornit

např. výrazné barevné podložení buněk nebo ohraničení.

Kupříkladu budete vyhodnocovat výsledky složitějšího

matematického výrazu nebo závislosti, a budou vás zajímat

výsledky ležící jen v přesně určeném intervalu. Označte buňky

s výsledky, které chcete formátovat v závislosti na obsahu,

zvolte menu Formát – Podmíněné formátování , a v dialogovém okně

můžete nadefinovat podmínky. Nejdříve vyberte, zda budete

formátovat v závislosti na konkrétní hodnotě, nebo dle výsledku

logické funkce (výsledkem výrazu musí být stav ano nebo ne ).

Pokud bude vzhled určovat specifická hodnota (jako v našem výše

uvedeném příkladu), pak ve vedlejším okně vyberte logické

operátory (je jich k dispozici osm a jsou popsány slovně) a do

dalšího vepište konstantu, se kterou se bude porovnávat (lze též

použít odkaz na jinou buňku). Zvolíte-li rozhodování podle

vzorce, vepište do vedlejšího okna výraz (musí začínat

rovnítkem, např.: „=D1=F1“), a při výsledku „logická 1“ bude

použito podmíněné formátování. Na výsledném vzhledu můžete

nastavit řez písma (tučné, kurzíva), jeho barvu, podtržení a

přeškrtnutí, ohraničení formátované buňky a také barvu její

výplně. A nestačí-li vám podmínka jediná, můžete přidat ještě

další dvě. Pokud po čase budete zpětně takto podmínečně

naformátované buňky dohledávat (na první pohled je nijak

nerozeznáte), zvolte Úpravy – Přejít na – Jinak a zaškrtněte

možnost Podmíněné formáty . Ještě si budete moci vybrat, zdali

chcete nalézt všechny takto upravené buňky ( Vše ), nebo jen

shodné s buňkou aktivní ( Stejné ).



Pro lepší přehled



Máte-li v listu velké množství dat na desítky řádků a sloupců,

lze jejich vhodným „poschováváním“ celkovou strukturu projasnit

a zpřehlednit. K tomuto účelu nabízí program funkce pro tvorbu

skupin – přehledů. Můžete takto skrýt libovolný počet řádků nebo

sloupců a nechat zobrazeny jen nadpisy či záhlaví. Zkuste

označit např. deset řádků a zvolte Data – Skupina a přehled –

Seskupit , na závěr vyberte v dialogu řádky. Po straně vedle

jejich záhlaví se zobrazí „svorka“ a ovládací tlačítko pro

skrývání a opětovné rozbalování. Jeden z řádků, zahrnutých do

výběru, zůstává po sbalení zobrazen a slouží jako „reprezentant“

obsahu. Pomocí této metody můžete tvořit i víceúrovňové

struktury, navíc zároveň v řádcích i sloupcích, takže i velmi

obsáhlý list lze takto zjednodušit na stručnou tabulku

s výstižnými nadpisy jednotlivých ukrytých struktur (maximální

počet úrovní je osm).



Když máte co říci k obsahu buněk



Pro zlepšení přehlednosti a zvýšení vypovídací schopnosti je

možno opatřit buňky v listu komentářem, jenž může být buďto

ukryt (a aktivován umístěním ukazatele myši), nebo zobrazen

trvale. Označte buňku (nebo skupinu buněk), kterou chcete

opatřit komentářem, a zvolte Vložit – Komentář . Buňka (u skupiny

jedna na kraji) je opatřena červeným „růžkem“, otevře se pole

s vloženým jménem autora poznámky a na následující řádek můžete

vkládat text. Řádky jsou při psaní automaticky zalamovány a

vkládání poznámky ukončíte klávesou Esc nebo aktivováním jiné

buňky myší. Velikost „bubliny“ s poznámkou je možno upravit

podobně jako jiné vložené objekty roztažením myší. Chcete-li

upravit text komentáře nebo jej odstranit, aktivujte buňku a

nejlépe použijte kontextovou nabídku (pravým tlačítkem myši),

kde naleznete potřebné volby, a pro trvalé zobrazení komentáře

v listě můžete použít příkaz Zobrazit komentář . Jakou formou

budou zobrazovány všechny komentáře v sešitu, lze nastavit

volbou Nástroje – Možnosti na kartě Zobrazení . Menší problém

nastává pouze v případě, kdy trvale zobrazeným komentářem

opatříte více sousedících buněk, protože ty se budou

pravděpodobně překrývat, a proto bývá lepší ponechat v buňkách

jen potřebný indikátor. Pokud jste si indikátory i komentáře

zneviditelnili, patřičné buňky znovu naleznete volbou Úpravy –

Přejít na – Jinak a zatržením možnosti Komentáře . A v případě,

že chcete komentáře také vytisknout, použijte volbu Soubor –

Vzhled stránky , a na kartě List nastavte odpovídající volbu.



Skupinová práce



Při zpracovávání a vyhodnocování dat většího rozsahu bývá často

potřeba, aby s jedním dokumentem pracovalo více lidí po síti

zároveň. Pokud se pokusíte za běžných podmínek otevřít sešit, se

kterým pracuje někdo jiný, dostane se vám informace, o koho se

jedná, a můžete dokument buďto jen číst, nebo následně uložit

jako nový dokument a do něj zapsat změny. Potřebuje-li opravdu

pracovat interaktivně více uživatelů s jedním dokumentem (při

větším množství změn bývá dodatečné slučování komplikované až

prakticky nemožné), je třeba současné sdílení sešitu povolit.

Zvolte Nástroje – Sdílení sešitu a na kartě Úpravy zaškrtnutím

povolte současné otevření a zápis více uživatelům. Na kartě

Upřesnění pak můžete přesně specifikovat podmínky, za kterých se

změny budou ukládat a jak budou řešeny problémy při „konfliktu

zájmů“. Všimněte si, že volby jsou vztaženy k autorovi

dokumentu, jenž si tak zachovává výsadní postavení při řízení

změn. Na kartě Úpravy můžete průběžně sledovat, kdo současně s

vámi sešit upravuje, a vedle názvu dokumentu se vám objeví

oznámení [Sdílený] . Pokud chcete průběžně kontrolovat, případně

dodatečně prověřit, jaké změny byly provedeny, použijte volbu

Nástroje – Sledování změn , a vyberte, zda budete změny jen

kontrolovat ( Zvýraznit změny ), nebo je chcete odsouhlasit či

zamítnout ( Přijmout či zamítnout změny ). V následujícím dialogu

můžete upřesnit, které úpravy vás budou zajímat (dle autora, dle

doby provedení, dle místa provedení). Je-li provedená změna

takto „podchycena“, zobrazí se v listě s rámem a zvýrazněným

levým horním růžkem. Najedete-li na něj myší, objeví se

informace o původci zápisu do buňky. Pokud chcete mít statistiku

o změnách pěkně pohromadě, dole na kartě Úpravy zatrhněte volbu

Zobrazit změny na novém listu , a Excel vloží automaticky list

s názvem Historie , který je v podstatě protokolem o provedených

úkonech. Nezapomínejte však na jednu důležitou věc – veškeré

změny se projeví až poté, co kterýkoliv ze zúčastněných sešit u

sebe uloží. Teprve potom je mohou ostatní sledovat. V případě,

že jste autorem dokumentu, který sice poskytujete ke hromadné

spolupráci, ale chcete si zachovat výsadní postavení při

kontrole zúčastněných spolupracovníků a úpravě provedených

zásahů, doporučuji opatřit jej zámkem ( Nástroje – Zámek –

Zamknout sdílený sešit ). V průběhu práce sice může každý

„přiložit ruku k dílu“, závěrečnou korekci však provedete vy a

protokol o změnách vám nikdo nemůže odstranit.