Více než 75 % firem nedokáže spolehlivě a rychle dohledat všechny informace týkající se určitého tématu, osoby, firmy nebo projektu. Tento problém se stává kritickým zejména při požadavcích vyplývajících z GDPR, NIS2 a dalších regulací.
Když si data žijí vlastním životem
V běžné firmě platí rovnice 5 × 5 = 25. Co to znamená? Představte si, že musíte prohledat pět různých systémů (e-maily, CRM, dokumenty atd.) a v každém z nich hledat pomocí pěti různých údajů (jméno, příjmení, rodné číslo, e-mail, telefonní číslo). Výsledek? Minimálně 25 samostatných, zdlouhavých vyhledávání. A i po této náročné práci si nemůžete být jisti, že jste našli všechno.
V nadpisu článku stojí, že 5 × 5 = 1. Není to chyba. My totiž měníme tuto matematiku. Jediným dotazem automaticky prohledáte všechny systémy podle zadaných parametrů. Výsledkem je kompletní přehled dokumentů, kde se daná osoba nebo společnost vyskytuje – seřazených podle relevance a s uvedením zdrojového systému.
Pod pokličkou technologie
Neříkáme: „Nahradíme vaše současné systémy.“ Naopak – používejte je, protože jsou dobré v tom, na co byly vytvořeny. Jenže obvykle postrádají kvalitní vyhledávací schopnosti napříč celou organizací. A právě ve vyhledávání jsme na trhu už přes třicet let etalonem kvality, rychlosti a spolehlivosti.
Naše řešení vytváří pomyslný most, který propojuje vaše informace v různých systémech. V podstatě jde o „chytrý rejstřík“ pro všechna firemní data.
Systém analyzuje obsah dokumentů, automaticky rozpoznává jmenné entity – jako jsou osoby, firmy či identifikační čísla – a vytváří vazby mezi souvisejícími informacemi. Výsledky jsou dostupné v intuitivním rozhraní, kde se dotazy zadávají podobně jako v internetových vyhledávačích – jednoduše a přirozeně.
Přesné a rychlé vyhledávání je však klíčové hlavně při plnění regulatorních požadavků. Právě v takových situacích se schopnost okamžitě najít všechny relevantní dokumenty stává naprosto kritickou.
GDPR: Z noční můry na rutinu
Účinné plnění požadavků GDPR není možné bez efektivního vyhledávání a propojování dat. Podívejme se na dvě klíčová práva subjektů údajů:
Právo na přístup k informacím: organizace musejí na žádost poskytnout kompletní přehled všech zpracovávaných osobních údajů. Bez centralizovaného vyhledávání nelze garantovat, že byly prohledány opravdu všechny systémy.
Právo na výmaz: ještě složitější je „právo být zapomenut“. Jak si můžete být jisti, že jste našli a odstranili všechny výskyty osobních údajů dané osoby?
Zaměstnanci pod tlakem hledají nejrychlejší cestu k vyřešení úkolů. Pokud je vyhledávání složité a časově náročné, přirozeně si vytvářejí pracovní kopie dokumentů. Citlivé údaje se pak začnou objevovat na lokálních discích, sdílených úložištích nebo v e-mailových přílohách.
Naše řešení s rozpoznáváním jmenných entit dokáže identifikovat osobní údaje i v nestrukturovaných dokumentech. Najde záznamy i s překlepy nebo různými variantami zápisu. Umožňuje také monitoring, který odhalí osobní údaje tam, kde nemají být.
Bezpečnost i efektivita jdou ruku v ruce
Přínosy našeho vyhledávacího řešení se neomezují jen na compliance. Čas ušetřený při hledání informací se přímo promítá do produktivity zaměstnanců. Rychlejší přístup k relevantním datům znamená lepší rozhodování na všech úrovních organizace.
Díky možnosti okamžitě najít všechny dokumenty týkající se konkrétního projektu, klienta nebo problému mohou zaměstnanci reagovat rychleji a s lepší informovaností. Management získává větší přehled a kontrolu nad informačními aktivy organizace.
Současně se snižuje riziko, že se data budou nekontrolovaně šířit po síti a na zařízeních zaměstnanců. GDPR pokuta až dvacet milionů eur, únik citlivých obchodních informací nebo porušení smluvní mlčenlivosti – to vše jsou rizika, kterým se lze vyhnout, pokud máte pořádek v datech.
Autor článku: PETR VANCL HOCHBERGER – Autor je Head of Marketing and Business Development ve společnosti TOVEK
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU