Office plus. Pokročilé techniky pro práci v kanceláři

Využívejte možností kancelářských aplikací na maximum!(CD)
Skutečně jen velmi málo lidí o sobě může tvrdit, že naplno využívá všechny

schopnosti, které nabízejí programy v kancelářském balíku MS Office. Skrývá se

v nich totiž celá řada funkcí, jež mnoho uživatelů vůbec nezná. V tomto článku

přinášíme takové tipy a utility, které odhalí méně známé vlastnosti

kancelářských aplikací.

S kancelářským balíkem Office toho můžete dokázat daleko více než jen

formátovat dopisy, provádět výpočty či tvořit prezentace. Je přitom úplně

jedno, zda se jedná o MS Office či o stále oblíbenější OpenOffice. V obou

případech vám dnes prozradíme, jak z programů, které každodenně používáte,

vytěžit maximum. Z prostorových důvodů zde nehledejte systematický přehled

všech typických funkcí MS Office. Ze stejných důvodů se nebudeme zabývat ani

databázemi či komponentami pro práci s elektronickou poštou. Ovšem ve čtvrté

kapitole Export souborů a XML najdete tipy k poměrně ambicióznímu projektu

zaměřenému na konverzi souborů vytvořených ve Wordu či v OpenOffice do formátu

RTF, HTML, PDF či CHM. Prakticky všechny potřebné prostředky naleznete na našem

CD.

Upozornění: Pokud uvádíme tipy společné pro několik kancelářských balíků, pak

se při jejich popisu spíše orientujeme na MS Office. Pouze tam, kde se postup

do značné míry odlišuje, popisujeme návod pro OpenOffice zvlášť.



Zpracování textu



Psát v textovém editoru dnes dokáže každý. Co se týče Wordu, pak se v této

části článku zaměříme na jednu stranu na takové funkce, které tento program

sice nabízí, ale zároveň se jimi nijak zvlášť nechlubí. Na druhou stranu rovněž

ukážeme, jak potlačit přednastavené funkce, které se vám naopak program snaží

za každou cenu vnutit.



WORD 97–2003

1.Vypnutí automatického převodu internetových adres na hypertextové odkazy



Problém: Jakmile Word rozpozná v nějakém řetězci e-mailovou či internetovou

adresu, převede ji automaticky na hypertextový odkaz.



Řešení: Automatickou konverzi na hypertextové odkazy vypnete v menu Nástroje a

zde podle verze Windows pod položkou Možnosti automatických oprav (Word XP,

2003) nebo Automatické opravy (Word 97, 2000). Zde na záložce Automatické

úpravy formátu při psaní zrušte zatržítko u položky Internetové a síťové cesty

hypertextovými odkazy.



WORD XP-2003

2.Otevírání nového souboru ze šablony přímo přes příkaz Nový



Problém: Pokud chcete vytvořit nový dokument na základě existující šablony,

musíte pokaždé klepnout do menu Soubor/Nový a pak v okně Šablony vybrat na

některé ze záložek tu správnou. Ve verzích Wordu 97/2000 jste mohli tyto

šablony volat přímo.



Řešení: Klepněte do menu Nástroje/Vlastní a přesuňte se na záložku Příkazy. Zde

označte v poli Kategorie položku Všechny příkazy. V poli Příkazy potom označte

položku SouborNovýDialogovéOkno. Přetáhněte tuto položku do menu Soubor a

umístěte ji přímo pod příkaz Nový. Vytvoří se nová položka menu, kterou

přejmenujete tak, že na ni klepnete pravým tlačítkem myši a změníte text v

položce Název:&Jiný… např. na Nový ze šablony. Po uzavření dialogového okna

Vlastní budete mít nově vytvořený příkaz okamžitě k dispozici.

Pokud budete chtít, můžete v menu Soubor standardně umístěný příkaz Nový pomocí

menu Nástroje/Vlastní úplně odstranit, a to tak, že jej přesunete z menu Soubor

do dialogového okna Vlastní.



WORD 97–2003

3.Předávání dokumentu Wordu obsahujícího odkazy na jiné soubory ostatním

uživatelům



Problém: Word dokáže do dokumentu integrovat takové informace jako obrázky,

tabulky, komentáře či zvuky a to jako tzv. OLE objekty (Object Linking and

Embedding). V mnoha případech takový způsob nelze doporučit, zvláště pokud chce

uživatel vložené soubory dále upravovat. Kromě toho se soubory Wordu obsahující

OLE objekty chovají často nestabilně.



Řešení: Při vkládání objektů přes OLE nebudeme objekty do Wordu integrovat

přímo. Externí data se dají v textu pohodlně zobrazit i klepnutím na patřičný

odkaz umístěný v textu. Výhodou je skutečnost, že dokument Wordu pak zůstane

poměrně malý a jednoduchý. Cesta vedoucí k takovému způsobu vkládání vede přes

menu Vložit/Hypertextový odkaz, kdy v následném dialogovém okně vyberete

patřičný soubor a potvrdíte stiskem tlačítka OK.

Tento způsob má však i své nevýhody. Odkaz obsahuje relativní cestu k objektu.

Pokud dokument Wordu nebo objekt, na nějž se odkaz odvolává, přesunete, stane

se hypertextový odkaz neplatným. Kromě toho je prakticky nemyslitelné, abyste

takovým způsobem zpracovaný dokument s odkazy na různě roztroušené soubory

posílali svým kolegům k dalšímu zpracování.

Makro PCWADDHYPERLINK.BAS, které naleznete i na našem CD, popisovaný problém

odstraňuje. Zkopíruje totiž ze všeho nejdříve všechny soubory, na které se bude

v dokumentu odkazovat, do stejné složky, v níž se dokument nachází. Při

kopírování zároveň dostanou soubory takové názvy, aby byla jednoznačně

vyjádřena příslušnost k danému dokumentu. Vzhledem k tomu, že se všechny

soubory nacházejí ve stejné složce jako dokument, není třeba k nim u

hypertextových odkazů udávat cestu. Tak můžete textový dokument včetně všech

materiálů přesunovat na libovolné jiné místo nebo kterýkoliv z objektů a

popřípadě i celý text bez obav dále upravovat.

Pro správné použití makra je třeba nejprve otevřít prostřednictvím klávesové

zkratky <alt> <f11> Editor jazyka Visual Basic a klepnout v levém sloupci do

okna projektu na položku Normal a makro přes menu File/Import File importovat.

Pro pohodlné použití makra pak následně můžete ve Wordu přes menu Nástroje/

Vlastní na záložce Příkazy klepnutím na položku Makra v poli Kategorie vložit

modul PCWADDHYPERLINK do panelu nástrojů jako tlačítko.



WORD 97–2003

4.Zobrazte si počet označených řádků přímo v dokumentu



Problém: Pro profesionální překladatele či textaře, kteří jsou placeni podle

počtu řádků, je často velmi užitečné, pokud si mohou u vybraných částí textu

zobrazit na okraji čísla řádků.



Řešení: Word nabízí číslování řádků jako jednu z funkcí, které se týkají

rozložení stránky. Najdete ji v menu Soubor/Vzhled stránky pod tlačítkem Čísla

řádků. Pokud tuto funkci povolíte, lze bez problémů celý text opatřit čísly

řádků. O něco komplikovanější je, když potřebujete očíslovat řádky ve vámi

označeném textu.

Nejprve ale musíte opatřit začátek označeného textu značkou Konce oddílu.

Přesuňte proto kurzor na začátek označeného bloku a klepněte do menu Vložit/

Konec. Zde v poli Typy konců oddílu zvolte položku Na stejné stránce. Tam, kde

má číslování řádků skončit a kde má pokračovat obyčejný text, opět vložte

stejný typ konce oddílu. Text ležící mezi těmito konci oddílu je nyní oddělený

od ostatního textu a můžete v něm přes menu Soubor/Vzhled stránky povolit

číslování řádků. Zapnutí této funkce bude viditelné, pokud budete tisknout

anebo pokud budete mít v menu Zobrazit nastavenou jako aktivní položku

Rozložení při tisku.

Daleko jednodušeji však můžete použít číslování řádků pomocí naší šablony

PCWZNUM.DOT, kterou naleznete na našem CD. Ta dokáže vždy, když si to budete

přát, očíslovat vámi vybraný text a popřípadě i číslování řádků odstranit.

Zkopírujte naši šablonu do složky Po spuštění ve složce Office. Umístění této

složky zjistíte v menu Nástroje/Možnosti/Umístění souborů. Poté znovu spusťte

Word. Naše makro vytvoří nový panel nástrojů PcwTools samozřejmě pokud ještě

neexistuje a v něm dvě tlačítka Z+ pro číslování řádků a Zpro odstranění

číslování.

Interval číslování je nastaven na pět a odsazení očíslovaného textu na 3 cm. Ve

zdrojovém kódu našeho doplňku si tyto hodnoty můžete nastavit podle svého, a to

v řádcích LineNumbering.CountBy či LeftMargin = CentimetersToPoints(číslo).

Pokud se rozhodnete makro odstranit, stačí PCWZNUM.DOT jednoduše smazat ze

složky Po spuštění Wordu.



WORD 97–2003/WORDPAD

5.Zjištění počtu výskytů určitého slova



Problém: Chtěli byste zjistit, zda se ve vašem textu vyskytuje nějaké slovo,

popřípadě potřebujete zjistit počet jeho výskytů. Takový druh vyhledávání ale

nenacházíte.



Řešení: S použitím jednoho malého triku to jde docela snadno. Použijeme totiž

funkci nahrazování slov v celém dokumentu.

Klepněte v menu Úpravy na příkaz Nahradit a zadejte do obou polí Najít: i

Nahradit za: slovo, jehož počet výskytů budete chtít zjistit. Aby se při

vyhledávání nerozlišovalo mezi výrazy obsahující malá či velká písmena,

nezapomeňte se ujistit, že je tato volba pod tlačítkem Více deaktivována. V

políčku Nahradit za: je třeba důsledně dbát na to, aby byl zadán výraz

obsahující jen malá písmena. Po stisku tlačítka Nahradit vše se zobrazí

dialogové okno, v němž se objeví počet nahrazení což je vlastně počet výskytů

daného výrazu v textu. Budete-li tuto funkci používat tak, jak jsme vám

poradili, zůstanou všechny výrazy, i ty, jež obsahují velká písmena, i po

použití funkce nahrazení ve stavu, v jakém byly původně.



WORD 2003–2004



6.Tisk brožurky ve formátu A5 na formátu A4



Problém: Chtěli byste si vytisknout brožurku ve formátu A5, přitom máte

dokument ve Wordu nastavený na formát A4. Na jednu stránku formátu A4 se tedy

mají vejít čtyři stránky brožury. Na konci budou všechny listy ve správném

pořadí, uprostřed se přeloží a sepnou sponkami.



Řešení: Ve velké míře záleží na správném rozdělení stránek. Na vrchní list tedy

patří první, druhá, předposlední a poslední stránka brožurky. Celý postup se

pak liší podle verze Wordu.

Word XP a 2003: V této verzi se s možností vytváření brožurek počítá. Stačí

klepnout do menu Soubor/Vzhled stránky a na záložce Okraje v poli Více stránek

zvolit typ Brožura. Poté nastavte ve stejném dialogovém okně okraje a umístění

hřbetu a potvrďte stiskem OK. Pokud vaše tiskárna nezvládá oboustranný tisk,

pak v menu Soubor/Tisk zatrhněte volbu Obousměrný ruční tisk. Pak budete po

vytištění všech předních stran vyzváni, abyste potištěné papíry obrátili a

znovu vložili do tiskárny, aby se mohly vytisknout zadní strany papírů.

Word 2000 takovými možnostmi nedisponuje, musíte si tedy brožuru vytvořit sami.

K tomu účelu klepněte do menu Soubor/Vzhled stránky a vyberte jako formát

papíru A4 a orientaci stránky na šířku. Na záložce Okraje pak zadejte velikost

okrajů a umístění hřbetu a zároveň umístěte zatržítko u položky 2 stránky na

list.

Pozor: Abyste mohli brožuru vytisknout, musí být počet stran v dokumentu

dělitelný čtyřmi. Proto pokud tomu tak u vašeho dokumentu není, vložte do něj

potřebný počet volných stránek. Jako příklad zde uvádíme osmistránkovou brožuru.

Vzhledem k tomu, že ve Wordu 2000 nejsou stránky ve správném pořadí pro tisk

brožury, je nutno každý list tisknout jednotlivě. Klepněte do menu Soubor/Tisk

a do pole Rozsah stránek zadejte do políčka Stránky výraz 8,1. Na prvním listu

se tak objeví poslední a první stránka dokumentu. Potom list otočte a nyní

vytiskněte stránky 2,7. Na další list se pak na přední stranu vytisknou strany

6,3 a na zadní stranu 4,5. Důležité je, abyste při tisku přední strany zadávali

nejprve číslo zadní strany a teprve pak číslo strany přední. U zadních stran je

tomu pak přesně naopak, jak ostatně vyplývá z našeho příkladu. Nakonec už stačí

jen listy položit na sebe a složit.



Tabulkové kalkulátory



S Excelem a jeho konkurentem Calc nemusíte pouze vytvářet tabulky, nýbrž s nimi

můžete i počítat! Žádná komponenta z balíku kancelářských aplikací nedisponuje

takovým množstvím nepoužívaných funkcí jako právě tabulkové procesory. V

následujících tipech vám ukážeme, co se v těchto aplikacích skutečně skrývá.



EXCEL 97–2003

7.Standardní a uživatelem definované kontroly správnosti



Problém: Chtěli byste v otevřeném listu zabránit tomu, aby se v jisté oblasti

buněk nemohly zadávat chybné nebo nesmyslné údaje. Zároveň byste si potřebná

kritéria pro zadávání hodnot chtěli definovat sami.



Řešení: Tento požadavek se dá realizovat pomocí funkce Kontrola chyb, která je

v Excelu k dispozici. Po označení požadované oblasti buněk, např. celého

sloupce, a klepnutí do menu Data/Ověření vám Excel přímo nabídne možnost

nastavení rozličných kritérií. Často stačí v poli Ověřovací kritéria uvést

pouze parametr Celé číslo a nastavit minimální a maximální hodnotu, čímž

zabráníte zadání záporných čísel nebo nerealisticky vysokých hodnot či zlomků.

Při zadávání textu zase pomůže kritérium Délka textu, třeba když bude později

obsah tabulky exportován s pevným nastavením rozložení stránky.

Užitečná je rovněž možnost nastavení ověřovacího kritéria Seznam. Pokud máte

někde na stejném listu oblast buněk se seznamem hodnot, které bude pouze možné

do oblasti sledované funkcí Kontrola chyb zadat, pak tuto oblast se seznamem

hodnot nastavíte v poli Zdroj. Ve sledované oblasti se vám pak při zadávání

hodnoty buňky bude zobrazovat šipka s rozevíracím seznamem všech možných

hodnot, které lze do tohoto pole zadat. Parametr Zdroj se zadává buď jako

rozsah buněk, např. =B1:B50, nebo jako jméno =Výrobky. Druhý způsob lze použít

pouze tehdy, pokud bylo oblasti buněk přiřazeno nějaké jméno.

Jestliže jsou kritéria komplikovanější, pak se do pole Ověřovací kritéria zadá

do parametru Povolit hodnota Vlastní a v dalším políčku se zadá vzorec. Tímto

způsobem můžete např. pro nějakou oblast buněk definovat, že mohou být zadávány

pouze z určitého seznamu a kromě toho se žádná z hodnot nesmí opakovat dvakrát.

Vzorec pro zmiňovaný příklad bude vypadat takto:

=A(RANK(D1;$L$1:$L$100;0)>0;CO­UNTIF($D:$D;D1)<2)

Stejně jako u příkladu s kritériem Seznam se Excel rozhoduje podle seznamu

hodnot v buňkách (L1:L100), zda je hodnota ve sloupci D platná. Dvojité zadání

stejné hodnoty je vyloučeno, neboť potom by funkce COUNTIF hlásila hodnotu 2.

Dalším příkladem pro uživatelem definované pravidlo pro funkci Kontrola chyb je

tento výraz:

=A(ZLEVA(B1;3)=„pcw“;ZPRA­VA(B1;4)=„.zip“;DÉLKA(B1)>10)

Vynutí při zadávání jmen souborů správnost zadání tím, že musí být splněna

podmínka na jméno souboru, příponu a minimální délku.



EXCEL 97–2003/CALC



8.Formátování buněk podle parametrů při přednastavených a individuálně

nastavovaných pravidlech



Problém: Tabulky v Excelu vám poskytnou maximální přehlednost, pokud se údaje v

tabulkách při překročení vámi zadané hodnoty opticky zvýrazní.



Řešení: Excel disponuje v menu Formát/Podmíněné formátování v parametru Hodnota

buňky řadou jednoduchých kritérií, v nichž můžete využít automatické

formátování. Jestliže například vyberete podmínku je větší než a vpravo vedle

zadáte číslo, pak při překročení již zmíněné hodnoty se použije v buňce formát,

který si nastavíte stiskem tlačítka Formát v dialogovém okně podmíněného

formátování. Vzhledem k tomu, že v podmíněném formátování můžete použít až tři

podmínky, je možné takto barevně odlišit vysoké hodnoty od středních a nízkých.

S parametrem Hodnota buňky ale brzy narazíte na jeho značné omezení. Při jeho

použití pracuje Excel pouze s konstantami, dále není možné na sebe navazovat

další podmínky ve smyslu logické spojky AND a za třetí se dá takový parametr

použít pouze pro číselné hodnoty. Parametr Vzorec je v tomto směru daleko

zajímavější, jelikož s ním můžete řešit poměrně složité úkoly. Pokud kupříkladu

chcete ve sloupci A zvýraznit každou hodnotu, která je větší než 8 000 (pevně

zadaná konstanta) nebo je větší než dvojnásobek průměrné hodnoty či je

maximální hodnotou ve sloupci A, pak použijte takovýto vzorec:

=NEBO(A1>PRŮMĚR(A:A)*2;A1=MAX(A:A);A­1>8000)

Při zvýrazňování nízké hodnoty je nutné vždy dbát na to, aby nebyly omylem

formátovány i prázdné buňky (těm je implicitně přiřazena hodnota 0), takže je

např. vhodné použít následující příkaz:

=A(A1<pr>0)

Relativní adresa buňky (A1) se, jak je v Excelu obvyklé, bude měnit podle adres

v oblasti označených buněk. Podmínka Vzorec však dokáže pracovat i s textem či

datumy:

=A(A1>0;DNES()-A1>730)

Tato podmínka zvýrazní všechny buňky obsahující datum, ve kterých se toto datum

liší více než o dva roky od aktuálního data. Na obrázku vidíte podmíněné

formátování ve čtyřech úrovních: velmi starý starý aktuální budoucí.



EXCEL 97–2003/CALC

9.Nastavení formátu definovaného uživatelem: datum s názvem dne v týdnu



Problém: Chtěli byste si naformátovat buňky tak, aby se v případě, když do nich

napíšete datum, objevila v buňce zkratka dne v týdnu např. pá, 13.11.04. To

však nepatří ke standardnímu nastavení programu.



Řešení: Standardní formát, v němž je zobrazováno datum, závisí na nastavení

Windows. Do určité míry se dá tento formát změnit v Ovládacích panelech. V

Excelu či Calcu má uživatel z hlediska možností nastavení formátu čísel daleko

větší možnosti. Přesuňte se do menu Formát/Buňky/záložka Číslo. V poli Druh

označte položku Vlastní. Do políčka Typ pak vložte kupříkladu výraz:ddd,

dd.mm.rr

Výsledkem tohoto nastavení bude datum ve formátu ne, 10.08.03. Další úpravy pak

určitě budou bez problémů. Parametr rrrr nastaví číslo roku jako čtyřmístnou

číslici. Použijete-li parametr T.M., bude se zobrazovat den a měsíc bez nuly.

Nastavíte-li formát na dddd, dd.mm.rr, pak se datum zapíše v kompletní formě

bez jakéhokoliv zkracování.

U posledně zmiňovaného způsobu zobrazení data budou údaje v buňkách poměrně

nepřehledné, neboť každý den v týdnu představuje různě dlouhý řetězec. Tady

pomůže znak *. Vložte jej mezi název dne a číselné datum:dddd, * dd.mm.rr

Nyní budete mít název dne v týdnu zarovnaný doleva a samotné číselné datum

zarovnané doprava. Znak * se totiž postará o to, aby se použily ke zbytku

výplně buňky znaky před a za *, v tomto případě mezery. Excel tyto vámi

definované typy ukládá do seznamu všech formátů, takže vám budou okamžitě k

dispozici i pro použití v jiných tabulkách.



EXCEL 97–2003/CALC

10.Automatické vyplnění datových řad pomocí myši



Problém: Když děláte v Excelu např. přehled docházky zaměstnanců vaší firmy,

potřebujete vytvořit datovou řadu, která bude obsahovat pouze pracovní dny. Pak

je nemožné použít pro vytvoření takové řady praktickou funkci automatického

vyplňování pomocí myši, jednoduše se vám to nepodaří.



Řešení: Stačí několik správných triků, jimiž Excel donutíte vyplňovat prakticky

všechny možné datové řady. V našem konkrétním případě stačí táhnout řadu se

stisknutým pravým tlačítkem myši a poté z kontextového menu vybrat položku

Vyplnit pracovní dny. Toto vyplňování se vám podaří i pomocí levého tlačítka

myši, pokud máte již vytvořený solidní základ pro vyplnění takové řady. V našem

případě stačí řada pěti po sobě následujících datumů, které obsahují pouze

pracovní dny a Excel váš úmysl bezpečně pozná.

V případě Calcu stačí pro tento účel vybrat z menu Úpravy položku

Vyplnit/Posloupnosti a zde zvolit možnost Den v týdnu.



EXCEL 97–2003

11.Rychlé přepínání mezi jednotlivými druhy zobrazení



Problém: U větších projektů zpracovávaných v Excelu byste kvůli přehlednosti

chtěli mít daleko více místa na monitoru.



Řešení: Možnosti zobrazení se dají v Excelu optimalizovat bez jakýchkoliv

dalších nástrojů. Všechna nastavení se nacházejí v menu Nástroje/Možnosti na

záložce Zobrazení, stejně jako v menu Zobrazení/Panely nástrojů. Samotné menu

Zobrazení pak obsahuje možnost Celá obrazovka, které ukáže tabulky bez lišty

okna programu.

Bohužel je neustálé ruční nastavování způsobů zobrazování dosti nepohodlné.

Proto vám na našem CD nabízíme makro, jež dokáže automaticky přepínat mezi

zobrazením klasickým a zobrazením, které obsahuje minimálně ovládacích prvků a

je tudíž nejvhodnější k prohlížení obsáhlejších tabulek. Makro

PCWCHANGEVIEW.BAS ukáže obsah okna Excelu bez menu, panelů nástrojů či

stavového řádku a samozřejmě toto zobrazení zase dovede zrušit a vrátit okno

Excelu do původního stavu.

Jestliže chcete makro použít jen v určitém sešitu, otevřete jej a klávesovou

zkratkou <alt> <f11> spusťte Editor jazyka Visual Basic. Zde klepněte na

položku ThisWorkbook a makro importujte příkazem File/Import File. Pokud se

rozhodnete makro používat globálně, tj. ve všech tabulkách Excelu, pak bude

fungovat pouze tehdy, když je integrujete do souboru PERSONL.XLS. Jestliže

Editor jazyka Visual Basic nenabízí žádný VBA projekt (PERSONL.XLS), musíte si

jej ze všeho nejdříve vytvořit. Nejjednodušším způsobem je nahrání jakéhokoliv

makra (nemusí ani nic dělat) přes menu Nástroje/Makro/Záznam nového makra a

jeho uložení do osobního sešitu maker (PERSONL.XLS).

Upozornění: Rozhodně nezapomeňte pro toto makro definovat klávesovou zkratku, a

to přes menu Nástroje/Makro/Makra, kde stisknete tlačítko Možnosti. Vzhledem k

tomu, že po spuštění makra zmizí z monitoru všechny ovládací prvky, není žádná

jiná možnost, jak spuštěné makro vypnout.



EXCEL 97–2003/CALC

12.Sešit Excelu jako databáze: jak získat hodnoty z tabulek



Problém: Do jedné tabulky Excelu byste chtěli načítat ceny, a to vždy v

okamžiku, kdy se na listu objeví název materiálu. Proto další tabulka obsahuje

seznam všeho materiálu, včetně jeho ceny. Řešení tohoto úkolu pomocí makra nebo

přes databáze je však příliš zdlouhavé.



Řešení: Nejjednodušší řešení vyžaduje pouze další list v sešitu Excelu a

šikovný vzorec. V našem příkladu zmíněný další list obsahuje data ze seznamu

materiálu. Ve sloupci A jsou názvy materiálu a ve sloupci B pak odpovídající

ceny materiálu.

Nyní stačí do hlavní tabulky pomocí vzorce zadat název materiálu, zjistit jeho

cenu a tu přenést do hlavní tabulky. Předpokládejme, že máme v buňce A6 položku

Kov. Do buňky B6 tedy přijde jeho cena. Tu automaticky do buňky vložíme

prostřednictvím vzorce:

=INDEX(List2!B:B;POZVYHLE­DAT(A7;List2!A:A;0))

Příkaz Index definuje oblast, z níž chceme hodnotu získat. Tato oblast na listu

2 obsahuje ceny všech možných materiálů. Funkce Pozvyhledat zjistí, kterou

položku má funkce index předat. Popisovaná funkce v Excelu pracuje podle vzoru:

=POZVYHLEDAT(co, prohledat, shoda)

Funkce tedy hledá, které slovo se vyskytuje např. v buňce A7. V seznamu na

listu 2 najde toto slovo ve sloupci A. Výraz Shoda má hodnotu 0, což znamená,

že funkce vrací zpět pouze identické výrazy. Výsledkem funkce POZVYHLEDAT je

tedy vyhledání řádku, obsahujícího výraz zadaný v listu 1. Funkce Index pak

přiřadí k údaji na listu 1 správnou hodnotu ze sloupce B. Na našem CD najdete

vzorovou tabulku MAT.XLS, která vám ještě více přiblíží princip fungování

tohoto příkazu.

Calc se liší pouze klíčovým slovem místo POZVYHLEDAT používá výraz MATCH. Při

importu odpovídajícího XLS souboru se však automaticky provádí konverze obou

těchto příkazů, takže funkčnost vzorců není nijak narušena.



Prezentace



Je velká škoda, když váš velkolepý nástup na nějaké přednášce nebo akci zkazí

banální až nešťastné komplikace technického charakteru. Pokud ale použijete

naše tipy, budete mít techniku prezentací tak v malíčku, že se bez obav můžete

soustředit na to nejdůležitější, na samotné přednášení.



POWERPOINT 97–2003

13.Hudba na pozadí při prezentaci na ostatních počítačích



Problém: Svoji prezentaci jste podbarvili hudební kulisou, tvořenou zvuky či

hudebními ukázkami. Pokud ale prezentaci spustíte na jiném počítači, najednou

se žádný zvuk neozývá.



Řešení: Při standardním nastavení se zvukové soubory větší než 100 KB do

prezentací nevkládají, nýbrž se k nim pouze vytvářejí zástupci. Pakliže

prezentaci později přehráváte na jiném počítači, je pochopitelně ticho, neboť

zvukové soubory na tomto počítači jednoduše chybí. Výše zmiňované nastavení

PowerPointu však můžete upravit: v menu Nástroje/Možnosti na záložce Obecné

zvětšte hodnotu u položky Propojit zvuky se soubory většími než…



POWERPOINT 97–2003

14.Správné druhy písma při prezentaci na jiném počítači



Problém: Když spustíte prezentaci na nějakém jiném počítači, jsou v ní všechna

písma jiná.



Řešení: Jestliže v souboru PowerPointu používáte truetypová písma, která na

jiném počítači chybí, jsou tato písma jednoduše nahrazena jinými. Tomu se

můžete vyhnout, pokud v prezentaci používaná truetypová písma přidáte do PPT

souboru. K tomu účelu stačí při ukládání prezentace klepnout na tlačítko

Nástroje a zde vybrat položku Vložit písma True Type (PowerPoint 2000). V

PowerPointu 97 se objevuje podobná volba ve formě zatržítka přímo v dialogovém

okně pro uložení souboru. Ve verzi XP/2003 je třeba jít do menu Nástroje/

Možnosti a zde na záložce Ukládání zatrhnout položku Vložit písma True Type.



POWERPOINT 97–2003

15.Vzájemné kombinování několika prezentací



Problém: Vytvořili jste si již několik prezentací, které se do určité míry

navzájem tematicky překrývají. Proto se vcelku logicky nabízí možnost, jak

všechny prezentace sloučit nebo některé jejich části zkombinovat dohromady.



Řešení: Pokud potřebujete kombinovat několik prezentací do jedné, aniž byste

museli jejich předvádění přerušovat, nadefinujte si mezi nimi jednoduše

přechody, které zajistí plynulou změnu jedné prezentace do druhé, druhé do

třetí atd. a popřípadě zase zpět na nějaký určitý snímek. Otevřete si proto

první prezentaci a přesuňte se na požadovaný snímek. Nyní klepněte do menu

Prezentace/Tlačítka akcí a z řady políček, jež se objeví, vyberte prázdné vlevo

nahoře. To umístěte třeba do pravého horního rohu snímku.

Nyní se objeví dialogové okno Nastavení akce, v němž aktivujte volbu Přejít na

cíl hypertextového odkazu a z rozevíracího seznamu vyberte položku Jiná

prezentace aplikace PowerPoint. Z dialogového okna nyní vyberte PPT soubor

další prezentace a potvrďte stiskem tlačítka OK. I zde zadejte snímek, od něhož

má prezentace pokračovat, a opět svou volbu potvrďte. Když se při předvádění

své prezentace dostanete na snímek, z něhož budete chtít pokračovat další

prezentací, jednoduše stiskněte tlačítko, čímž se okamžitě přesunete na vámi

vybraný snímek z druhé prezentace. Podobně můžete postupovat při připojování

dalších prezentací.



IMPRESS

16.Otevírání externích dokumentů během prezentace



Problém: Chtěli byste do prezentace umístit odkazy na externí zdroje, např.

odkaz na nějakou internetovou stránku. Tyto stránky byste chtěli otevřít nebo

byste chtěli mít možnost spustit nějaký externí program, aniž by bylo nutné

prezentaci přerušovat.



Řešení: Impress umožňuje doplnit obrázky o akce, které se provedou, pokud na

tyto obrázky poklepete. Těmito akcemi se myslí přehrání nějakého zvuku, v úvahu

připadá i možnost spuštění nějakého programu. Označte si při vytváření

prezentace takový obrázek tím, že na něj klepnete myší a současně držte

stisknutou klávesu Ctrl. Potom klepněte na obrázek pravým tlačítkem myši a z

kontextového menu vyberte příkaz Interakce. Nyní můžete pod položkou Akce při

kliknutí myší přiřadit třeba možnost spuštění programu. Velmi praktickou je

možnost Přejít na dokument. Tady se totiž vybraný soubor otevře přímo v

aplikaci přidružené k typu otevíraného souboru. Přitom se vždy Impress zeptá,

zda skutečně chcete tento soubor otevřít. Pokud vás takové dotazování během

prezentace ruší, můžete ho vypnout v menu Nástroje/Volby/Bezpečnost tím, že

nastavíte položku Spustit makro na hodnotu Vždy.

Pokud jako odkaz pro otevření zadáte internetovou adresu, otevře se při

klepnutí na něj automaticky standardně nastavený internetový prohlížeč, v němž

se tato stránka zobrazí. V tomto případě se žádný dotaz ohledně zabezpečení

nezobrazí.



Export souborů a XML



XML je univerzální formát pro ukládání strukturovaných informací. Dokumenty ve

formátu XML se dají bez problémů konvertovat do HTML či PDF. Přitom lze

automaticky vytvořit obsah či navigační prvky v dokumentu. Při standardním

nastavení nemá ani MS Office, ani OpenOffice k dispozici funkce pro podporu

XML. Přesto vám nabízíme tipy a triky a především program PCWSXWEXPORT, který

vás přivede k profesionálně vytvořeným dokumentům.



OPENOFFICE

17.Účinné využití XML formátu pro export dokumentů



Problém: OpenOffice dokáže ukládat soubory do formátu XML. Bohužel nemá k

dispozici nástroje, které dokáží přednosti XML formátu využít.



Řešení: OpenOffice používá dobře dokumentovaný, otevřený standard (viz

xml.openoffice.org). Díky tomu se dají soubory bez problémů převádět do jiných

formátů nebo je možné je ukládat do databází. V případě formátů dokumentů MS

Office toto standardně možné není. Tyto možnosti jsou nedokumentované a

konverze dokumentů bez ztráty informací se navíc pokaždé nepovede.

Textový editor v OpenOffice standardně ukládá ve formátu SXW, který se dá

otevřít i na počítačích, kde není OpenOffice nainstalovaný. SXW soubor totiž

obsahuje několik XML souborů, zabalených v archivu ZIP. Proto obsah souboru

můžete přečíst, pokud dáte SXW souboru příponu ZIP, rozbalíte jej a otevřete si

soubory v tomto archivu v nějakém textovém editoru. Vlastní text dokumentu je

obsažen v souboru CONTENT.XML.

Ovšem je možné ukládat vámi vytvářené dokumenty rovněž přímo ve formátu XML (od

verze OpenOffice 1.1 či Star Office 7). Možná bude nutné dodatečně nainstalovat

potřebné filtry. K tomuto účelu spusťte instalační program OpenOffice a v poli

Volitelné součásti vyberte položku Příklady XSLT filtrů. Kromě toho zmíněné

filtry potřebují ke své činnosti nainstalovaný Java 2 Runtime Environment

(verzi 1.4.2a naleznete na našem CD). V dialogovém okně Uložit jako se následně

objeví v poli Uložit jako typ nová položka DocBook (zjednodušený) (.xml).

Po instalaci XSLT filtrů dokáže OpenOffice importovat i XML soubory vytvořené

ve Wordu nebo Excelu 2003.



OPENOFFICE

18.Převod existujících XML souborů do jiných formátů



Problém: Internetové prohlížeče dokáží XML soubory (DocBook) vytvořené v

OpenOffice ukázat pouze ve stromovém zobrazení. Takové zobrazení ale není

zrovna vhodné.



Řešení: Docbook (www.docbook.org) je sbírka standardů pro technické publikace.

Jako výchozí materiál se hodí libovolný text, který je nějakým způsobem

strukturovaný na kapitoly a odstavce. XML soubor ve formátu Docbook vytvořený v

OpenOffice obsahuje podobně jako každý HTML soubor tagy, které však nepoukazují

na formát textu, nýbrž na jeho logickou strukturu. Např. tag <sect1> označuje

první oddíl textu a <para> odstavec textu. S pomocí souboru šablony ve formátu

XSL (Extensible Stylesheet Language) se dá z XML souboru vytvořit formátovaný

dokument. K dispozici jsou HTML soubory s obsahem, s navigací (Zpět, Vpřed, na

začátek) nebo PDF soubory se záložkami, případně formát RTF. Podle typu

aplikace tak mohou dokumenty obsahovat bibliografie, soubory odkazů, glosáře,

matematické vzorce či indexy.

Aby vše fungovalo bez problémů, je potřeba několik dodatečných utilit a řada

šablon. Pro některé formáty pak musíte navíc šablony indoviduálně upravit.

Všechny potřebné kroky naleznete publikované na internetu na adrese

www.sagehill.net/docbookxsl/index.html.

Možná, že se vám to všechno zdá poněkud složité. Bohužel tomu tak i je. Ten,

kdo bude zkoušet systém DocBook uvést do provozu, má určitě několik dní co

dělat, než bude všechno fungovat. Z tohoto důvodu jsme pro vás vyvinuli balíček

programů, s jehož pomocí budete již po krátkém seznámení schopni vytvářet

profesionálně vypadající dokumenty. Přesný postup, jak na to, najdete v

následujícím tipu.



OPENOFFICE, WORD 97–2003

19.Speciální utilita PC WORLDu pro konverzi do PDF, HTML či RTF



Problém: Instalace a konfigurace utilit pro zpracování XML souborů je příliš

namáhavá.



Řešení: Na našem CD vám nabízíme německou utilitu pcwSxwExport 1.0. Ta umožňuje

konverzi souborů z Writeru, jakož i XML souborů (všechno vytvořené v

OpenOffice), stejně jako souborů Wordu do formátů HTML, PDF a RTF. Pro export

do formátu PDF musíte mít nainstalovaný Java 2 Runtime Environment, který

naleznete i na našem CD. Naproti tomu nemusíte mít nainstalovaný ani

OpenOffice, ani Word, protože utilita pracuje nezávisle na nich.

Složka pro instalaci pcwSxwExport nesmí v názvu obsahovat mezeru. Proto

doporučujeme utilitu nainstalovat do složky pcwSxwExport v kořenovém adresáři

disku. Pokud pracujete ve Windows 98 nebo ME, je nutno upravit soubor FOP.BAT,

nacházející se ve složce \pcwSxwExport\fop. Otevřete dávkový soubor v nějakém

textovém editoru a do řádku set LOCAL_FOP_HOME= doplňte cestu ke složce, kde je

pcwSxwExport nainstalovaný, kupříkladu C:\pcwSxwExport\fop\ (nezapomeňte na

zpětné lomítko na konci cesty!). Ve Windows 2000/XP musíte vlastnit práva pro

zápis do instalační složky programu. Utilita si tam totiž bude průběžně

odkládat dočasné soubory.

Spusťte soubor pcwSxwExport.EXE. Na záložce Optionen zadejte cestu k souborům,

které budete konvertovat. Pokud tento údaj nevyplníte, použije se jako

standardní cesta složka out v instalační složce aplikace.

V poli Konvertieren in zvolte požadovaný výstupní formát, například PDF. Vpravo

od zmiňovaného pole následně uvidíte parametry, které budou použité pro

konverzi. Zadávací políčko obsahuje cestu k XSL souboru šablony. Pod ním jsou

uvedeny parametry, např. body.font.master pro velikost písma v PDF dokumentu či

paper.type pro formát velikosti papíru. Informace ke všem parametrům si můžete

přečíst v menu Hilfe/Docbook. V tomto anglicky psaném dokumentu klepněte na

odkaz Reference Documentation/DocBook XSL Stylesheet Reference Documentation/FO

Parameter Reference (platí pro PDF dokumenty).

Abyste pro různá nastavení nemuseli pokaždé měnit parametry, jsou shromážděny

do profilů. Proto než provedete nastavení, vyberte si v rozevíracím menu

Parameter-Profile vhodný profil od 0 do 9.

Celou aplikaci doporučujeme nejprve vyzkoušet, a to nejlépe s některým z

ukázkových dokumentů uvedených ve složce pcwSxwExport\In. Přejděte na záložku

Konverter a přetáhněte soubor Beispiel_de.SXW do zadávacího políčka Datei(en):,

nebo soubor otevřete prostřednictvím tlačítka na pravém okraji políčka. Poté

stiskněte tlačítko Start a počkejte, až konverze proběhne. V cílové složce pak

uvidíte konvertovaný soubor. Pokud na záložce Optionen ještě před konverzí

umístíte zatržítko před položku Dokument automatisch Öffnen, otevře se soubor

okamžitě po konverzi v přidružené aplikaci a vy si jej tak můžete okamžitě

prohlédnout.

Demonstrační soubor Beispiel_de.SXW slouží také k orientaci v případě, kdy si

sami zamýšlíte vytvořit dokument. Demonstruje použití šablon pro znaky a

odstavce, které formátují dokumenty typu Docbook.

Upozornění: Při exportu souborů DOC platí několik omezení. Jsou ignorovány

všechny obrázky v dokumentu a potíže působí i převod poznámek pod čarou.



OPENOFFICE, WORD 97–2003

20.Spuštění programu pro konverzi pomocí makra



Problém: Chtěli byste aplikaci pcwSxwExport integrovat do OpenOffice či Wordu

tak, aby dokázal okamžitě konvertovat právě vytvořený dokument.



Řešení: PcwSxwExport podporuje i práci prostřednictvím nejrůznějších parametrů.

Můžete aplikaci volat i přes příkazový řádek, dávkový soubor či makro. Soubor

pro vyzkoušení naleznete ve složce \pcwSxwExport\Macros. Příkazový řádek potom

může vypadat takto:

pcwSxwExport -file:<n souboru> -p <profil> -c <v form> -auto=1

Výraz <n souboru> obsahuje cestu k souboru, který se má převést. Přepínačem

-p zadáváte číslo profilu a parametr -c pak obsahuje výstupní formát souboru.

Číslování vždy začíná od nuly. Výraz -p 0 -c 2 znamená vybraný profil 0 a

výstupní formát PDF. Pokud parametr -p nebo -c chybí, použije program parametry

nastavené při poslední konverzi. Přepínač -auto=1 spustí konverzi a po jejím

skončení uzavře i vlastní program.

Makro v OpenOffice nebo ve Wordu musí předat pouze název dokumentu, který se

bude převádět, a zbylé parametry. Ukázkové příklady naleznete ve složce

\pcwSxwExport\Macros včetně krátkého návodu pro instalaci a zdrojového kódu pro

oba kancelářské balíky.



OPENOFFICE, WORD 97–2003

21.Kompilování souborů nápovědy ve formátu HTML do formátu CHM



Problém: Prakticky všechny novější aplikace pro Windows mají soubory s

nápovědou ve formátu HTML Help jako CHM soubory. Chtěli byste tedy takové

soubory vytvářet.



Řešení: Zdarma dostupný program Microsoft HTML Help Workshop, který též

naleznete na našem CD, dokáže CHM soubory vytvořit. Jako zdrojové soubory

vyžaduje dokumenty ve formátu HTML vždy jeden pro každý oddíl nápovědy.

Ukázkový příklad rovněž najdete v instalační složce programu pcwSxwExport, a to

v podsložce \In\Serapion.SXW. Vyberte v programu pcwSxwExport volbu HTML-Help a

proveďte konverzi souboru. Potom zkopírujte soubor DBK.CSS ve složce

\Out\Common do složky \Out\Serapion. CSS soubor jasně stanoví např. druh či

velikost písma v souborech HTML. V cílové složce otevřete soubor Htmlhelp.HHP.

Nyní se už jen v Microsoft HTML Help Workshopu musíte přesunout do menu

File/Compile a zde stisknout tlačítko Compile. Aplikace pak konečně vytvoří ve

složce \Out soubor nápovědy Htmlhelp.CHM.



Vlastnosti VBA v Open Office: makra nejsou kompatibilní

Pokud klepnete do menu Nástroje/Volby a zde na položku Načítání/ukládání, kde

vyberete další položku Vlastnosti VBA, objeví se dialogové okno, jež řadu

uživatelů zcela spolehlivě zmate. Vypadá to totiž, že je možné VBA makra z MS

Office do OpenOffice konvertovat a tam je spouštět. Skutečnost je však taková,

že se v OpenOffice nedají spouštět žádná makra vytvořená v balíku MS Office.

Výše zmiňované dialogové okno znamená asi toto: zatímco se dřívější verze

OpenOffice jednoduše VBA maker v dokumentech MS Office při ukládání zbavovaly,

novější verze 1.1 už tato makra uchovává. Přitom je zdrojový kód makra

kompletně komentován příkazem REM. Pokud později tentýž dokument obsahující

makra opět ukládáte ve formátu MS Office, pak OpenOffice všechny komentáře

odstraní, takže makra při otevření v MS Office zase bez problémů fungují.

Upozornění: OpenOffice se stará o ochranu hesly ve VBA projektech obsažených v

souborech MS Office jen málo. Ukáže vám bez problémů zdrojový kód prakticky

všech prvků výjimkou snad jsou pouze UserForms.



</n></v></profil></n></pa­ra></sect1></f11></alt></pr></f11></al­t>