S řidičákem do Evropy [IV]- 4. modul ECDL: Práce s tabulkovým kalkulátorem

Co je to tabulkový kalkulátor a jaké služby nám poskytuje
Velice zjednodušeně můžeme říci, že tabulkový kalkulátor, nebo též procesor, je

program, který slouží k tvorbě tabulek a práci s tabulkami. Toto tvrzení však

zdaleka nemůže vystihnout možnosti současných tabulkových procesorů. V dalších

odstavcích si o tom, co tabulkové kalkulátory umí a k čemu nám mohou sloužit,

řekneme poněkud obšírněji.

Tabulkový procesor nám ve svém pracovním prostředí dává k dispozici listy s

mřížkou, která obsahuje předem připravená políčka, běžně nazývaná buňky. V této

mřížce potom vytváříme naše tabulky. Tvorbou tabulky nebudeme rozumět pouze

zápis dat do předem připravených políček pracovního listu tabulkového

procesoru, ale i úpravu designu, tj. formátování tabulky podle našich představ

a též její vytisknutí. Kromě těchto funkcí umožňují tabulkové procesory dělat v

tabulkách výpočty, data z tabulek zobrazit ve zvoleném typu grafu, z několika

dílčích tabulek dělat souhrnné tabulky, třídit zpracovávaná data a filtrovat

je. Filtrováním tabulek rozumíme vybrání těch jejich řádků, které vyhovují

zvoleným kriteriím. Dále tabulkové procesory umožňují importovat do svého

prostředí data jiných formátů (pořízená jinými programy). Zvláště důležitý je

import a následné zpracování dat z databázových souborů. Moderní tabulkové

procesory umožňují též uložit vytvořené tabulky jako stránku WWW. Prostředí

tabulkového procesoru je velice komplexní. Jeho součástí je též programovací

jazyk, který umožňuje automatizovat zpracování dat v tabulkách pomocí vhodně

sestavených programů. Podívejme se nyní na jednotlivé zmíněné vlastnosti

tabulkových procesorů blíže.

Tvorba jednoduchých tabulek

Zopakujme, že stěžejní část pracovního prostředí tabulkového procesoru tvoří

mřížka umístěná na listu, s nímž program pracuje. Tato mřížka vymezuje políčka

neboli buňky, v nichž vytváříme naše tabulky. Jeden či více takových listů je

potom sdruženo v sešitě. Každý sešit se ukládá do souboru.

Do buněk můžeme zapisovat čísla, text i datum. Mimochodem, datum a čas se v

nitru tabulkových procesorů běžně transformují na čísla. Každému dnu je

přiřazeno celé kladné číslo. Datumový počátek je přitom obvykle stanoven na 1.

1. 1900. Tomuto dni přísluší pořadové číslo jedna. Čas se vyjadřuje jako

desetinné číslo. Jeho celá část je určení dne, jeho desetinná část specifikuje

čas v tomto dni. Díky tomu můžeme vlastně s datumy, a samozřejmě i s časovými

údaji, provádět aritmetické operace. Např. rozdílem dvou datumů získáme počet

dnů mezi nimi. Zda v buňce listu zobrazíme datum, či jeho číselný ekvivalent,

závisí pouze na jejím formátu. Vložíme-li do buňky datum, přiřadí jí tabulkový

procesor automaticky datumový formát. Změníme-li jej na číselný, získáme v této

buňce číselný ekvivalent zadaného data.

Jakékoli datové položky zapsané do buněk můžeme mnoha způsoby formátovat. Běžné

jednoduché formátovací techniky spočívají ve změně písma v buňce a v

zarovnávání jejího obsahu doleva, doprava, či doprostřed. Obrovské množství

variant poskytují tabulkové procesory pro formátování čísel, neboť tabulky

obsahují obvykle spoustu čísel. Jde zejména o určení počtu desetinných míst,

přidání symbolu měny k číslu apod. Též pro formátování data a času nám dávají

tabulkové procesory řadu variant.

Tabulky zapsané do buněk se dají mnoha způsoby rámovat a jejich buňky můžeme

vyplňovat mnoha barevnými vzorky. Současné tabulkové procesory umí orientovat

obsah buněk různými směry a též slučovat více sousedních buněk do jedné. Tyto

vlastnosti nám umožňují formátovat výrazným způsobem záhlaví a zápatí tabulek.

Často je možné též zapnout ochranu dat v buňkách, která znemožní nepovolanému

buď měnit jejich obsah, nebo si jej i přečíst. Ochrana listů v celém sešitě

zabrání odstraňování, přidávání a přemisťování listů v tomto sešitě.

Pro vytisknutí tabulky je důležité, zda se nám vejde na list papíru celá, či

ne. Je-li tabulka o málo větší, zpravidla volíme menší zvětšení tabulky a pak

ji na jeden list papíru vytiskneme. Tabulkové procesory často samy umí

vypočítat takové zvětšení, aby se tabulka vešla na určený počet listů vodorovně

a svisle. Velké tabulky musíme tisknout na více stránek. V tom případě je pro

lepší srozumitelnost nutné opakovaně na každé stránce tisknout názvy řádků,

resp. sloupců naší tabulky, což tabulkový kalkulátor snadno zajistí.

Výpočty v tabulkách

V tabulkách je však též třeba dělat různé, nejčastěji souhrnné, výpočty. Proto

byly tabulkové procesory vybaveny schopností provádět s daty v buňkách

matematické operace. K tomu, abychom mohli při výpočtech vytvářet obecné

vzorce, je nesmírně důležité, že jednotlivé sloupečky mřížky listu jsou

označeny zpravidla pomocí písmen anglické abecedy a řádky mřížky jsou

očíslovány přirozenými čísly. Díky tomu lze každou buňku na listu popsat

jednoznačně její adresou, skládající se z označení sloupce a z čísla řádku.

Tyto adresy můžeme používat ve vzorcích, podobně jako to děláme s proměnnými v

matematice. Změníme-li pak obsah buňky, na kterou se odkazujeme ve vzorci

umístěném v jiné buňce, provede tabulkový procesor přepočet tohoto vzorce a ve

výsledné buňce (se vzorcem) obdržíme opět správnou hodnotu. Způsobí-li zadání

dat do buněk přepočty obrovského množství vzorců, což se může projevit na

zpomalení chodu programu, lze popsané automatické přepočítávání vypnout. Po

zadání dat do buněk můžeme uskutečnit ruční přepočtení vzorců, nebo opět

vyřazenou automatiku zapnout.

Kromě běžných aritmetických operací dávají tabulkové kalkulátory uživateli k

dispozici též celou řadu (několik stovek) nejrůznějších funkcí. Na své si mezi

nimi přijdou téměř všechny běžné vědní discipliny. Matematici a statistikové,

finanční odborníci i drobný podnikatel, který si např. potřebuje spočítat své

daně. Pomocí funkcí můžeme zpracovávat nejen číselná, ale i textová data v

tabulkách, vyhledávat zde různé položky apod.

Tvorba grafů

Všichni vědí, že grafickou informaci vnímá člověk mnohem rychleji a je mnohem

přehlednější, než informace číselná. Snadněji se porovnávají sloupečky grafu

než řada čísel. Proto jsou současné tabulkové procesory vybaveny celou škálou

možností pro tvorbu a formátování grafů vzniklých z dat umístěných v tabulkách.

Máme k dispozici celou sadu předdefinovaných typů grafů (např. sloupcové,

spojnicové, výsečové), mezi nimiž nechybí ani grafy trojrozměrné. Uživatel si

proto může během několika sekund sestrojit ze svých dat v tabulce vhodný graf.

Tyto grafy však nejsou pouze mrtvými obrázky. Jsou propojeny se zdrojovými

daty, to znamená, že změníme-li data v tabulce, dojde k odpovídající změně i v

grafu. Vrcholem dokonalosti tabulkových procesorů v této oblasti je i opačný

postup. Tahem myši za sloupeček či spojnici grafu můžeme znázorněnou závislost

měnit, a tato změna se odrazí v odpovídající změně dat v tabulce. Tento rys

funkce tabulkových procesorů lze však často chápat jako zvrácenost, možnost

změny či falšování dat za účelem vzniku „líbivé“ křivky, znázorňující vhodně

rostoucí trend klíčové závislosti. Popsaná funkce má však reálné oprávnění,

např. při modelování různých situací.

Tvorba souhrnných tabulek z tabulek výchozích

Vraťme se však opět k tabulkám. Představme si, že máme spoustu tabulek stejného

typu, zachycujících např. stav příjmů, výdajů a zisk v určitých obdobích u

určitých subjektů. Často je potřeba tyto tabulky slučovat podle různých

kriterií, např. pro všechna období u každého určitého subjektu, či pro všechny

subjekty v každém určitém období. Máme např. naše tabulky pro několik pracovišť

za několik let. Potřebujeme získat souhrnnou tabulku pro každé pracoviště za

sledované období a potom souhrnnou tabulku za každý rok, přičemž souhrny děláme

přes všechna pracoviště. K tomu mají tabulkové procesory metodu běžně nazývanou

kontingenční tabulky. Tvorba takových souhrnných tabulek je potom hračka a

navíc, strukturu vzniklých tabulek je možno snadno dynamicky měnit. Strukturou

tabulky přitom rozumíme obsah jejich řádků a sloupců, resp. datové části

tabulky.

Práce se seznamy databázemi tabulkových procesorů

Seznamem rozumíme tabulku s pojmenovanými sloupci. V běžné praxi se vyskytuje

velké množství seznamů. Často jim též říkáme databáze tabulkového procesoru.

Příkladem takové databáze je seznam zaměstnanců, seznam výrobků apod. Každý

sloupeček tohoto seznamu si člověk přirozeně opatří vhodným názvem. Tabulkové

procesory umožňují tyto seznamy podle různých sloupečků třídit. Dále v nich

mohou snadno vytvářet souhrny. Představme si, že máme seznam stovek faktur, v

němž může být každému zákazníkovi vystaveno více faktur. Nyní potřebujeme

rychle zjistit souhrnnou částku fakturovanou každému zákazníkovi. Vězte, že v

tabulkovém procesoru je to záležitost krátkého časového okamžiku.

Seznamy často filtrujeme. To znamená, že chceme zjistit, které řádky seznamu

splní určitou podmínku, běžně nazývanou filtrem. Například chceme zjistit,

které faktury byly zaplaceny po termínu splatnosti, či kteří zaměstnanci jsou

starší padesáti let. S tímto typem úloh si tabulkový procesor opět snadno

poradí. Vyfiltrované řádky, tj. řádky, jež splňují stanovenou podmínku, tj.

projdou filtrem, dokonce tabulkový procesor vypíše do zvláštního seznamu.

Tabulkové procesory dovedou též vyhodnotit seznam takovým způsobem, že z něj

udělají nějakou souhrnnou tabulku, jejíž strukturu si zadá uživatel. Vznikne

opět kontingenční tabulka. Mějme např. seznam obsahující sloupce datum,

oddělení a celkovou cenu. Do řádků tohoto seznamu si zaznamenáváme, ve kterém

dnu jsme do nějakého oddělení zaslali zboží určené celkové ceny. Po jisté době

je třeba náš seznam vyhodnotit s ohledem na to, za jaký součet z celkových cen

jsme do jednotlivých oddělení v každém roce zaslali zboží. Chceme proto udělat

tabulku, která bude mít v řádcích roky (získané ze sloupce datum), ve sloupcích

oddělení a uvnitř tabulky součty z celkových cen. Pro tabulkový procesor to

není žádný problém. Již jme uvedli, že strukturu vzniklé kontingenční tabulky

můžeme navíc snadno měnit.

Import dat do prostředí tabulkových kalkulátorů

Je samozřejmé, že každý jen trochu lepší tabulkový procesor umí importovat data

vytvořená jinými tabulkovými procesory. Kvalitní tabulkové procesory však

dovedou importovat a následně zpracovávat data i z externích databází. V praxi

to např. vypadá tak, že tabulkový procesor si sáhne do databázového souboru

vytvořeného databázovou aplikací MS Access, či jiným databázovým programem,

vezme určité tabulky zde uložené a vybere si z nich potřebná data, která chceme

dále zpracovat (dělá filtrování dat). Tato data si buď uloží jako seznam na

listu, nebo je přímo zpracuje a vytvoří z nich nějakou jinou zpravidla

souhrnnou (kontingenční) tabulku či graf. Takto importovaná data mohou zůstat

propojena s původními daty v databázi. Uživatel tabulkového procesoru potom

kdykoli může aktualizovat importovaná data, čímž se do nich přenesou eventuální

změny, učiněné dodatečně databázovým programem.

Programování v prostředí tabulkových procesorů

Svět tabulkových procesorů je otevřen i programátorům. Prostředí tabulkového

procesoru dává totiž k dispozici programovací jazyk. Často se opakující sled

operací si může pomocí záznamníku maker nahrát i běžný uživatel. Tabulkový

procesor mu vytvoří program, jehož spuštěním nahraný sled operací kdykoli

rychle a bezchybně zopakuje. Pokročilejší uživatelé si osvojí programovací

jazyk tabulkového procesoru a potom si v něm mohou vytvářet programy, které

vysoce automatizují další práci s daty.

Excel jako zástupce tabulkových kalkulátorů

Tabulkových kalkulátorů existuje celá řada. Z těch nejúspěšnějších jmenujme

alespoň Quattro a Lotus 1–2–3. Již po několik let však neochvějně ve svých

rukou třímá prvenství MS Excel. Proto se v dalším věnujeme trochu podrobněji

popisu obecných rysů tohoto programu a pomocí něho si ukážeme práci s

relativními a absolutními adresami, což je základní princip práce s tabulkovými

procesory.

Excel je velice rozsáhlý systém s bohatým spektrem možností. Existují celé

kluby znalců Excelu, kterým je tento program koníčkem a neustále objevují jeho

nové a nové schopnosti. Možná, že se k jeho obdivovatelům časem přidají i naši

čtenáři, adepti ECDL.

Pracovní prostředí Excelu

V okně Excelu nacházíme tyto důležité součásti: panel nabídek a další panely

nástrojů, s nimiž pracujeme obdobně jako ve Wordu. Dále je to prostor do něhož

umisťujeme sešity Excelu. V dolní části okna Excelu se zobrazuje stavový řádek.

Sešit a list Excelu

Základní jednotkou, s níž uživatel v prostředí Excelu pracuje, je sešit. Každý

sešit ukládáme od samostatného souboru se standardní příponou xls. Je to

zkratka z anglického Excel Sheet. Dřívější verze tabulkových procesorů totiž

ukládaly do souboru ne celý sešit, tedy skupinu listů, ale jen jeden list,

anglicky sheet. Po vytvoření běžného sešitu je tento umístěn v samostatném okně

na pracovní ploše Excelu.

Každý sešit vzniká z určitého vzoru, šablony sešitu, která určuje jeho náplň a

další vlastnosti. Použijeme-li k vytvoření nového sešitu tlačítko Nový

Standardního panelu s nástroji, získáme běžný sešit Excelu založený na šabloně

nazvané Sešit.xlt. Obsahuje zpravidla tři prázdné listy s buňkami. Použijeme-li

ke tvorbě sešitu příkaz Soubor/Nový, můžeme si vybrat šablonu, z níž sešit

vytvoříme. Je samozřejmé, že pokročilejší uživatel může vytvářet vlastní

šablony a z nich potom i sešity. Přípona xlt souboru s šablonou je zkratkou z

anglického Excel Template (šablona).

Zprvu má nově vytvořený sešit pracovní název odvozený z názvu šablony, z níž

byl vytvořen. Na konec tohoto názvu Excel umisťuje pořadové číslo sešitu. Po

každém novém spuštění Excelu se začíná číslovat od jedničky. Ze šablony Sešit

tak vznikají sešity Sešit1, Sešit2, … atd. Po uložení do souboru získá sešit

jméno určené názvem souboru, např. Faktura.xls.

V sešitě najdeme jeden či více listů. Rolování mezi listy sešitu děláme pomocí

navigačních tlačítek v levém dolním rohu okna sešitu. Každý list má své jméno

uvedené na jeho jmenovce, která je umístěná na dolním okraji listu. Klepnutím

na jmenovku listu tento list aktivujeme, po poklepání na jmenovce můžeme list

přejmenovat. S buňkami aktivního listu lze pracovat.

Pro běžnou práci jsou nejdůležitější listy s buňkami. V češtině pro takovýto

list nevznikl zvláštní název, v angličtině však ano říká se mu worksheet,

doslova přeloženo pracovní list. My jej budeme nazývat prostě list. Dalším

typem listů jsou listy obsahující pouze graf (Chart Sheets).

Na listu se nachází pracovní mřížka skládající se z řádků a sloupců. Průnik

každého řádku a sloupce vytváří políčko, buňku. Je zajímavé, že tento spíše

biologický název se v češtině ujal a nikomu nepřipadá zvláštní.

Na listu je 256 sloupců a 65 536 řádků, tedy celkem 16 711 680 buněk. Mluvíme

samozřejmě o listu sešitu Excelu 2000 či Excelu 97. Zatímco počet sloupců

Excelu se přechodem k novým verzím tohoto programu nemění, doznal počet řádků

významných změn. V Excelu 4 to např. bylo 4 096 řádků a v Excelu 95 potom 16

384 řádků.

Sloupce Excelu označujeme zleva doprava zprvu pouze jedním písmenem anglické

abecedy. Protože tato však stačí pouze na označení prvních 26 sloupců,

používáme potom k pojmenování sloupců dvě písmena anglické abecedy. Nejdřív

vezmeme písmeno A a jako druhý znak k němu postupně přidáváme všechna písmena

anglické abecedy, samozřejmě v abecedním pořadí. Potom totéž opakujeme s

písmenem B atd., 256. sloupec má potom označení IV. Sloupce tedy označujeme A,

B, C, … Z, AA, AB, … AZ, BA, BB,… BZ, … IV.

S řádky je to jednodušší. Číslujeme je pomocí přirozených čísel, tedy 1, 2,

…, 65 536.

K tomu, abychom mohli na listu Excelu dělat výpočty, musíme mít prostředek, jak

se na jednotlivé buňky listu odkazovat. Je to jejich adresa. Rozeznáváme dva

způsoby adresování buněk. První, velice běžný nazýváme A1-styl adresování.

Adresa každé buňky je v tomto případě dána označením sloupce a číslem řádku.

Tedy levá horní buňka listu má adresu A1, pravá dolní buňka listu má adresu

IV65536.

Méně běžný způsob adresování buněk na listu se nazývá R1C1-styl. V tom případě

sloupce listu též číslujeme od jedné do 256 po kroku jedna. V adrese uvedeme

nejdříve písmeno R (z anglického Row řádek) a potom číslo řádku, dále písmeno C

(z anglického Column sloupec) následované číslem sloupce. Tedy levá horní buňka

listu má nyní adresu R1C1, pravá dolní buňka listu má adresu R65536C256.

Vidíme, že názvy stylů adresování jsou odvozeny od adresy levé horní buňky

listu, uváděné v příslušném stylu. Mezi oběma styly adresování se přepínáme

aktivací/deaktivací položky Styl odkazu R1C1 na kartě Obecné dialogového okna

příkazu Nástroje/Možnosti.

Zápis dat do buněk a jejich editace

V Excelu rozlišujeme dva typy kurzorů. Kurzor buňkový, který vyznačuje aktivní

buňku tučnějším okrajem s táhlem v pravém dolním roku buňky. Budeme mu říkat

selektor buňky. Editujeme-li obsah buňky, potom máme k dispozici klasický

znakový kurzor, svislou blikající čárku, známou např. z Wordu.

Buňku, se kterou chceme pracovat, nejdříve aktivujeme. Aktivní buňka je

vyznačena selektorem buňky. Aktivaci buňky uděláme snadno klepnutím myší na ní,

nebo přesunutím selektoru na buňku kurzorovými klávesami (klávesy s šipkami a

ostatní klávesy sloužící pro pohyb selektoru). Adresa aktivní buňky je

zobrazována v poli názvů Excelu, které je na levém konci řádku vzorců.

Pokud začneme do aktivní buňky psát, objeví se zde kromě zapisovaných ještě

znaků znakový kurzor. Na řádku vzorců dále vidíme tlačítka Storno, Zadat a

Upravit vzorec.Při zadávání dat do buněk je Excel přepnut do režimu Zadání, což

je indikováno na stavovém řádku zobrazením názvu tohoto režimu. Před další

prací je nutné nejprve režim zadání ukončit. Velice častou chybou začátečníků

bývá, že na to zapomenou, rozvinou hlavní nabídku Excelu, kde chtějí provést

nějaký příkaz, a hle… Příkaz je nepřístupný, jeho název je najednou zobrazen

šedě. Jak je to možné? Vždyť jsme jej již několikrát dělali. Odpověď je

jednoduchá. Nebyl ukončen režim zadání, a proto nelze příkaz provést. Režim

zadání ukončujeme kurzorovými klávesami s šipkami, klávesou Enter, Tab i

klepnutím myší na jiné buňce. Při zadávání velkého množství dat je výhodné

ukončovat režim zadání právě zmíněnými klávesami s šipkami, neboť tím zároveň

přesuneme selektor ve směru šipky na klávese do sousední buňky (nejlépe do té,

kam budeme zadávat další data). Režim zadání lze též ukončit klepnutím na

tlačítku Zadat v řádku vzorců. Selektor se přitom nepohybuje. Po ukončení

režimu zadání indikuje Excel na stavovém řádku režim Připraven, to znamená, že

čeká na další příkazy uživatele.

Úpravu dat v buňce děláme po poklepání na ní. V tom případě se v buňce objeví

znakový kurzor, a my můžeme běžnými způsoby analogickými editaci textu ve Wordu

upravovat obsah buňky. Další, pro někoho možná přehlednější způsob úpravy dat v

buňce, je její aktivace a následní klepnutí do řádku vzorců přímo na místo, kde

chceme obsah buňky editovat. Po aktivaci buňky je totiž v řádku vzorců umístěn

její obsah. Popsanými způsoby se dostáváme do dalšího režimu Excelu, režimu

Úpravy. Opět je indikován na stavovém řádku. Tento režim končíme podobně jako

režim zadávání dat. Klávesy s šipkami však nelze k jeho ukončení použít, neboť

nyní slouží k pohybu znakového kurzoru po obsahu editované buňky.

Užitečné triky pro pohyb po listu

Po listu se pohybujeme dvěma způsoby. Rolováním a pohybem selektoru.

Při rolování se selektor nepohybuje. Rolování děláme rolovacími proužky.

Urychlíme je, držíme-li při tahu za táhlo rolovacího pruhu stisknutou klávesu

Shift. Při rolování tahem za táhlo se vedle táhla zobrazuje označení řádků či

sloupců, které se objevují. Je-li třeba vrátit se po odrolování zpět na místo,

kde jsme zanechali selektor buňky, uděláme to klávesovým příkazem

Ctrl+Backspace (pro porovnání uvádíme, že ve Wordu k tomuto účelu slouží

klávesová zkratka Shift+F5).

Pracujeme-li s velkou tabulkou, velice brzy se stane, že při rolování zmizí

názvy sloupců či řádků této tabulky, které jsme umístili do jejího záhlaví. Jak

zajistíme, aby zůstávaly neustále na obrazovce? Přesuneme selektor do levé

horní buňky datové oblast tabulky (začíná-li např. tabulka v buňce A1 a má-li

jeden řádek záhlaví pro sloupce a jeden sloupec záhlaví pro řádky, pak je levá

horní buňka datové oblasti B2) a provedeme příkaz Okno/Ukotvit příčky. Příkazem

Okno/Uvolnit příčky opět ukotvené záhlaví tabulky uvolníme.

O základních metodách pohybu selektoru (kurzorové klávesy apod.) si můžeme

přečíst v nápovědě či učebnici. Věnujme se nyní pouze zdálo by se kuriózním

metodám, které se v učebnicích často opomíjejí. Poznáme však, že to jsou povely

veskrze praktické, jež stojí za to si osvojit. Datům, jež máme na listu, opišme

myšlenkově obdélník, který začíná v buňce A1, v případě ukotvených řádků či

sloupců v levé horní buňce neukotvené oblasti. Na levou horní buňku tohoto

obdélníka se dostaneme klávesovým povelem Ctrl+Home, na pravou dolní buňku

potom povelem Ctrl+End. Uvnitř našeho datového obdélníka se může nacházet

několik tabulek. Chceme-li se elegantně přemisťovat z jedné tabulky do druhé,

použijeme k tomu povelu Ctrl+klávesová šipka (ve směru pohybu). Jsme-li uvnitř

nějaké tabulky, dostane nás první tento povel na její konec ve směru šipky.

Dalším povelem přejdeme na začátek následující tabulky v našem směru, potom na

její konec atd. Nejsou-li ve směru pohybu již žádné buňky s daty, přenese nás

povel Ctrl+ klávesová šipka na konec listu ve směru pohybu. Umístěme nyní

selektor do tabulky a poklepme na jeho straně. Docílíme jeho přemístění před

první prázdnou buňku ve směru udaném touto stranou.

Zajímavé a prakticky důležité metody vyznačování buněk

Zdůrazněme, že chceme-li Excelu sdělit, s kterými buňkami má provést určitý

příkaz, musíme tyto buňky často předem vyznačit. Běžnou metodou je vyznačení

buněk tahem myši. Chceme-li vyznačit obdélník buněk, musíme začít v některé

rohové buňce. Při vyznačování má ukazovátko myši tvar uvnitř bílého kříže.

Chceme-li vyznačit více obdélníků buněk, označíme první obdélník tahem, další

obdélníky potom tahem s předem stisknutou klávesou Ctrl.

Celý řádek, resp. sloupec vyznačíme klepnutím na jeho označení.

Všechny buňky na listu vyznačíme příkazem Ctrl+A nebo klepnutím na prázdném

šedém obdélníku v levém horním rohu záhlaví řádků a sloupců listu.

Jak vyznačíme celou tabulku s daty, klepneme do její některé buňky a vykonáme

příkaz Ctrl+*. Tabulkou přitom rozumíme obdélníkovou oblast s daty, která je

ohraničena buď prázdnými buňkami, nebo konci listu.

Tvorba vzorců v buňkách

Základním prostředkem, který umožňuje výpočty v buňkách, je vzorec. Každý

vzorec začíná rovnítkem, za nímž následuje platný výraz Excelu. Příkladem

takového vzorce je =A1*SUMA(B2:B12)/100. Tento vzorec je umístěn např. v buňce

B13. A1 je adresa buňky, SUMA je název funkce pro sčítání. Sčítáme obsah buněk

B2:B12. Tento součet násobíme obsahem buňky A1 a dělíme stem.

Zajímavým rysem Excelu je, že adresy nemusíme do buněk vpisovat z klávesnice.

Místo toho stačí při tvorbě vzorce klepnout na buňku, jejíž adresu chceme do

vytvářeného vzorce vložit, a ona je tam opravdu vložena. Tahem myši po určité

oblasti buněk dáme do vzorce adresu oné oblasti. Pozor však! Tímto vpravdě

efektivním způsobem zápisu se dostáváme do dalšího režimu Excelu, nazvaného

Pozice. Kdo si ale zvykl ukončovat režim zadání či úprav nonšalantním klepnutím

na jiné buňce a aplikuje tuto metodu nyní, tj. v režimu Pozice, ošklivě narazí.

Takto si do vzorce vloží s vysokou pravděpodobností nesmyslnou adresu (buňky na

kterou klepnul) a tvorbu vzorce přitom neukončí.

Ve vzorcích často používáme funkcí. Děláme-li vzorec, v němž sčítáme obsah dvou

buněk, užijeme pro sčítání jistě znaménko plus. Sečtěme však platy desítek či

stovek zaměstnanců. V tom případě určitě použijeme pro sčítání funkce SUMA.

Excel nám pro tvorbu vzorců dává k dispozici stovky funkcí. Volání funkce

dáváme do vzorce pomocí tlačítka Vložit funkci umístěného na Standardním panelu

s nástroji. V jeho dialogovém okně zvolíme vhodnou funkci a klepneme na

tlačítko OK. Dostaneme se do druhého kroku, v němž specifikujeme argumenty

funkce. Každý argument zadáváme do zvláštního řádku v dialogovém okně.

Argumenty lze vymezit opět tahem myši v listu.

Kopírování a přemisťování v Excelu

V Excelu lze dělat kopírování a přemisťování podobně jako ve Wordu, to znamená

pomocí schránky a pomocí myši. Přemisťování tahem myši však přitom nutno

realizovat tak, že ukazovátko myši umístíme na okraj přetahované oblasti mimo

její pravý dolní roh, kde se nachází táhlo (tvar ukazatele bude nyní šipka) a

pak myší táhneme. Prostým tahem děláme přemisťování. Chceme-li tažená data

kopírovat, musíme před ukončením tahu držet stisknutou klávesu Ctrl. Uvolníme

ji až po ukončení tahu. Děláme-li tah pravým tlačítkem myši, objeví se po jeho

uvolnění místní nabídka, z níž si vybereme, zda budeme přemisťovat či kopírovat.

Pro kopírování do sousední oblasti buněk je k dispozici v Excelu ještě

speciální technika. Všimněme si, že v pravém dolním rohu selektoru je malý

černý čtvereček, táhlo. Po umístění ukazovátka myši na táhlo se jeho tvar změní

na černý křížek. Potom stačí tahem kopírování provést.

Tři důležité polohy ukazovátka myši

Umístíme-li ukazovátko myši dovnitř aktivní buňky, má tvar uvnitř bílého kříže.

Z této výchozí pozice vyznačujeme buňky. Na hraně selektoru (mimo táhlo) má

ukazovátko myši tvar šipky s hrotem mířícím vlevo nahoru. To je výchozí poloha

pro kopírování a přemisťování myší. Na táhle má ukazovátko myši tvar černého

křížku. V tom případě realizujeme tahem kopírování obsahu buňky do buněk

sousedních.

Kopírování vzorců

Specialitou tabulkových kalkulátorů je kopírování vzorců. Vzoreček v celém

sloupci či řádku tabulky děláme tak, že ho vytvoříme v první buňce

sloupce/řádku a potom jej kopírujeme do buněk ostatních. K tomu, aby byly

zkopírované vzorce správné, musíme však vhodně nastavit adresy buněk v našich

vzorcích.

Adresy buněk rozlišujeme na relativní a absolutní. V relativní adrese buňky

není znak dolaru (buňka v levém horním rohu listu má relativní adresu A1).

Absolutní adresa vzhledem k řádku a sloupci obsahuje před označením sloupce a

číslem řádku znak dolaru ($A$1). Umístíme-li znak dolaru pouze před označení

sloupce či číslo řádku ($A1, A$1), dostaneme adresu absolutní vzhledem ke

sloupci, resp. k řádku. Posledně diskutované adresy nazýváme též smíšené. Znaky

dolaru nemusíme do adres vpisovat ručně. Mačkáme-li ihned po vložení adresy do

buňky klávesu F4, přecházíme cyklicky mezi výše popsanými způsoby adresování.

Zkopírujeme-li vzorec do jiné buňky, nezmění se v něm absolutní adresy. Jinak

je to však s adresami relativními. Přívlastek „relativní“ totiž znamená, že

udávají relativní polohu buňky, na kterou se odkazují, vzhledem k buňce, v níž

vzorec je. Je-li např. v buňce B1 vzorec =A1, pak má přesný význam odkazu na

sousední buňku vlevo, neboť A1 je levý soused B1. Po zkopírování do cílové

buňky se poloha buněk, na něž se odkazujeme relativními adresami, vzhledem k

cílové buňce nemění. Zkopírujeme-li vzoreček =A1 z buňky B1 do buňky B2, musí

se zde odkazovat opět na sousední buňku vlevo. Proto se změní na vzorec =A2.

Zkopírujeme-li náš vzorec do buňky D8, bude mít tvar =C8, neboť buňka C8 je

levým sousedem buňky D8.

Jak využíváme právě popsaného chování absolutních a relativních adres při

tvorbě vzorců v tabulkách? Vysvětleme to na praktické úloze, kterou nazveme

první základní úlohou tabulkového procesoru.

Máme tabulku se sloupcem nazvaným Platy. Do vedlejšího sloupce vpravo chceme

spočítat tříprocentní poplatek z každého platu. Výhodnější, než zapisovat do

našeho vzorce konstantu 0,03, bude umístit ji do nějaké prázdné buňky, např.

F1, a odkazovat se na tuto buňku ze vzorce. První plat je např. v buňce C2.

Proto vytvoříme vzoreček pro výpočet poplatku v buňce D2. Zapíšeme sem

rovnítko, pak klepnutím na C2 relativní adresu této buňky, potom hvězdičku (je

to symbol násobení) a nakonec klepnutím na F1 s následným zmáčknutím F4

vpisujeme absolutní adresu buňky F1. Výsledný vzorec v D2 má tedy tvar

=C2*$F$1. Kopírujeme-li tento vzorec postupně do dalších buněk sloupce poplatků

v naší tabulce, budeme se v nich vždy odkazovat na sousední buňku vlevo (do

sloupce C), tedy na správný plat a vždy na buňku F1, neboť její adresa je ve

vzorci absolutní. V buňce D3 bude mít náš vzorec tvar =C3*$F$1. Jak však co

nejsnadněji technicky provést kopírování získaného vzorce do celého sloupce

poplatků naší tabulky, v níž jsou např. stovky platů? Přece jej nebudeme

kopírovat některou z popsaných metod do každé další buňky zvlášť. Ke

zkopírování stačí umístit selektor na první buňku se vzorcem (D2) a tahem za

táhlo selektoru kopírovat náš vzorec do dalších buněk sloupce poplatků.

Další, v našem případě jednodušší metoda kopírování vzorce, je následující.

Stačí opět umístit selektor na první buňku se vzorcem (D2) a poklepat na táhle.

Vzorec se kopíruje tak daleko ve sloupci D, kam sahají v sousedním sloupci data

(platy ve sloupci C). Velice elegantní, což?

Proč bylo výhodnější zapsat výši poplatku do zvláštní buňky, a potom se na ni

odkazovat ve vzorci. Vždyť kdybychom dali do vzorce přímo konstantu 0,03,

nebylo by třeba se trápit s absolutní adresou buňky F1. Kdo nám však zaručí, že

se procentuální výše poplatku nebude nikdy měnit? Přijde-li změna (to je v

praxi téměř jisté), stačí v našem případě upravit obsah jedné buňky (F1), a vše

je hotovo. Excel potom sám přepočítá celý sloupeček poplatků. Kdybychom však

měli v našem vzorci konstantu, museli bychom předělávat vzorce v celém sloupci

poplatků naší tabulky.

Demonstrovali jsme použití absolutních a relativních adres. Co však adresy

smíšené ($A1, resp. A$1)? Vyložme si nejdříve podrobněji, co vlastně znamená

znak dolaru v adrese. Přikážeme jím totiž Excelu, aby příslušnou část adresy

při kopírování neměnil. V absolutní adrese jsou dolary před označením sloupce i

řádku, proto se při kopírování tato adresa nemění vůbec. V adrese se

zablokovaným sloupcem (např. $A1) je relativní jen číslo řádku, které se mění

tak, abychom se po zkopírování vzorce odkazovali vzhledem k cílové buňce

relativně na stejně položený řádek. V adrese se zablokovaným řádkem (např. A$1)

je relativní jen označení sloupce, jež se mění tak, abychom se po zkopírování

vzorce odkazovali vzhledem k cílové buňce relativně na stejné umístěný sloupec.

Ve smyslu řečeného by vzoreček vytvářený ve výše řešené úloze mohl mít též tvar

=C2*F$1, neboť u F1 stačí pro následné kopírování vzorce směrem dolů zablokovat

pouze řádky.

Modelovým příkladem na vhodné použití smíšených adres je následující úloha,

kterou nazveme druhou základní úlohou tabulkového procesoru. Máme několik

skupin lidí. V každé může být jiný počet mužů a jiný počet žen. Pro každou

skupinu máme spočítat, kolik procent mužů a žen v ní je. Celá situace je

znázorněna na následujícím obrázku. Začátečník by bezpochyby vytvořil pro

sloupeček Muži % jeden vzorec a pro sloupeček Ženy % vzorec druhý, tak jak je

to na obrázku.

Vtipnějším řešením však je, vytvořit vzorec jediný a přitom tak univerzální, že

se dá použít jak pro výpočet procenta mužů, tak i pro výpočet procenta žen.

Tento vzorec budeme kopírovat z E24 do pravé sousední buňky, tj. do F24. Při

kopírování se však nesmí změnit odkaz na sloupec D, protože v něm je celkový

počet lidí ve skupině. Proto musíme tento odkaz upravit na $D24. Odkaz na řádek

musíme přitom ponechat relativní, protože při kopírování vzorce dolů se musí

adresa řádku odpovídajícím způsobem měnit. Buňky E24 a F24 nyní vyznačíme a oba

dva vzorce v nich umístěné kopírujeme táhlem najednou do dalších buněk těchto

sloupců.

V praxi bude po nás asi málokdo kontrolovat, který postup použijeme, hlavně že

oba dva vedou ke správnému výsledku. Možná že pomineme mnohem vyšší eleganci

druhého postupu, nemůžeme však pominout jeho menší časové nároky. Podle použité

metody však snadno rozeznáme profesionála od začátečníka. ECDL profesionál by

určitě použil metodu druhou.

Kouzelná moc táhla selektoru

Již jsme si řekli, že táhlem kopírujeme obsah buňky do buněk sousedních. Můžeme

jím však též vytvářet různé číselné či datumové posloupnosti.

Posloupnost přirozených čísel: napišme pod sebe do buněk čísla 1 a 2. Obě buňky

vyznačme a tahem za táhlo směrem dolů zaplňme několik sousedních buněk. Objeví

se v nich po řadě další přirozená čísla.

Aritmetická posloupnost: napišme do dvou sousedních buněk první členy

aritmetické posloupnosti. Jejich rozdíl určí krok vzniklé posloupnosti. Tahem

za táhlo zaplníme členy této posloupnosti další buňky. Posloupnost přirozených

čísel je aritmetická posloupnost o počátečním členu jedna a kroku jedna.

Datumová posloupnost: napišme do dvou sousedních buněk datumy. Jejich rozdíl

určí krok vzniklé datumové posloupnosti. Potom jen tahem za táhlo zaplníme

členy této posloupnosti další buňky. Vzpomeneme-li si, že datum se ukládá jako

číslo, vidíme, že datumová posloupnost je opět posloupností aritmetickou.

Je-libo geometrickou posloupnost? Napišme do sousedních buněk její první dva

členy a tahem za táhlo ale pozor, pravým tlačítkem myši zaplňme několik dalších

buněk. Po uvolnění táhla se objeví místní nabídka Excelu, v níž volíme příkaz

Růstový trend. Příkazem Lineární trend dostáváme aritmetickou posloupnost.

Volíme-li v této místní nabídce příkaz Řady, objeví se dialogové okno, v němž

specifikujeme požadavky na vytvářenou posloupnost.

Pomocí táhla lze též snadno dělat seznamy důležitých textových položek.

Názvy dnů v týdnu a měsíců v roce: zapíšeme do buňky název dne v týdnu či

měsíce v roce. Tahem za táhlo potom umístíme do sousedních buněk další dny v

týdnu či měsíce v roce. Kopírováním do většího množství buněk se náš seznam

cyklicky opakuje.

Tvorba vlastního seznamu položek: v dialogovém okně příkazu Nástroje/Možnosti

přejdeme na kartu Seznamy. Zde v seznamu nazvaném Vlastní seznamy klepneme na

položku NOVÝ SEZNAM a do sousedního okénka vepíšeme položky vytvářeného

seznamu. Oddělujeme je navzájem klávesou Enter. Po klepnutí na tlačítko Přidat

se náš seznam objeví v okně Vlastní seznamy. Nyní můžeme dialogové okno

Možnosti zavřít. Do buňky listu napíšeme člen našeho seznamu a tahem za táhlo

selektoru umístěného na této buňce získáme členy další.

Mazání obsahu buněk, přidávání a odstraňování buněk pomocí táhla: vyznačíme-li

oblast buněk a táhneme-li za táhlo směrem nahoru, mažeme postupně obsah buněk,

které jsme zanechali v řádcích pod táhlem. Držíme-li přitom stisknutou klávesu

Shift, odstraňujeme tyto buňky. Táhneme-li se stisknutou klávesou Shift směrem

dolů, přidáváme na konec vyznačené oblasti další buňky.

Závěrečné poznámky

V předchozích odstavcích jsme se snažili ukázat začátečníkům možnosti

tabulkových kalkulátorů a demonstrovat jejich základní vlastnosti na programu

MS Excel, v současnosti nejrozšířenějším tabulkovém procesoru. Každému, kdo s

tímto programem pracuje, by neměla na stole chybět základní literatura, proto

nyní doporučíme dvě knihy z pera povolaných:

MS Press: Microsoft Excel 2000 Na první pokus Computer Press, Praha 1999

Milan Brož: Mistrovství v Microsoft Excel 2000 Computer Press, Praha